Wirtschaftsinformatik in der Praxis

Mit meinem ersten Eintrag sollte die Wichtigkeit und Notwendigkeit von Informationsmanagement in Bezug auf die IT-Landschaft eines Unternehmens verdeutlicht werden. Nun möchte ich Euch in diesem zweiten Eintrag etwas über meinen Arbeitsalltag erzählen.

Meine Aufgabe bestand darin, das EAM-Team mit Fokus Produktion und Logistik in seiner täglichen Arbeit zu unterstützen. Nach einer Einführung durch Kollegen und einer selbstständigen Einarbeitung in die EAM-Thematik habe ich eine Reihe von Tätigkeiten übernommen, wie etwa der Umgang mit der EAM-Softwareplattform, die Erstellung von Excel-Tabellen auf VBA-Basis (Makros) oder die Visualisierung von Modellen und Prozessen mit Powerpoint. Glücklicherweise waren die Aufgaben abwechslungsreich und erforderten oft eine gewisse Portion Kreativität. Bspw. habe ich einen Release- und Rolloutkalender in Excel entwickelt, der die anstehenden Updates und Neueinführungen von Applikationen in Gesellschaften und Werken mithilfe einer unterliegenden Datenbasis dynamisch für die nächsten 14 Tage darstellt. Die Datenbasis habe ich mithilfe von Reports aus der Softwareplattform extrahiert. Bei den Excel-Tabellen, die neben den gegebenen Grundfunktionen (z.B. der berüchtigte SVerweis oder auch Grafiken) oftmals selbst zu entwickelnde Funktionen in VBA-Code benötigten, haben mir besonders meine Programmierkenntnisse aus dem Studium weitergeholfen. Gerade Wirtschaftsinformatiker bzw. ITler sollten Excel im Allgemeinen und VBA im Besonderen beherrschen, weil Excel in der tagtäglichen Büroarbeit eine große Rolle spielt. So ist es auch vorgekommen, dass Kollegen ohne größere Programmierkenntnisse mich bei komplexeren Excel-Arbeiten um Unterstützung gebeten haben. Und seien wir mal ehrlich: für einen Praktikanten gibt es doch nichts Besseres als positive Rückmeldungen für die eigene Arbeit zu bekommen 😉

Mitunter musste ich sehr zügig auf telefonische und mailbasierte Anfragen von Kollegen reagieren. Natürlich waren nicht nur eine sondern mehrere (kurzfristige und langfristige) Aufgaben gleichzeitig zu bearbeiten, was eine Priorisierung unabdingbar macht. Darüber hinaus durfte ich an unterschiedlichen regelmäßigen Terminen teilnehmen, wo ich mit Hinblick auf Arbeitsweisen von erfahrenen Kollegen, Teamarbeit und Entscheidungsstrukturen viel mitgenommen habe. Da für EAM eine Abstimmung mit unterschiedlichen IT-Funktionsbereichen notwendig ist, habe ich nicht nur im IT-Feld Produktion & Logistik sondern auch in anderen IT-Feldern Einblicke gewinnen können.

Vor dem Beginn meines Masterstudiums habe ich ein mehrmonatiges Praktikum in der Konzern-IT der Volkswagen AG absolviert, genauer gesagt in der Abteilung „Enterprise Architecture Management“ (EAM). Zunächst möchte ich Euch diesen recht abstrakt klingenden Begriff näher erläutern.

In einem Großunternehmen wie der Volkswagen AG sind meist eine Vielzahl von unterschiedlichen IT-Systemen im Einsatz, die im Laufe der Jahre installiert wurden und zusammengenommen die IT-Landschaft des Unternehmens bilden. Häufig ist eine aktuelle und vollständige Abbildung dieser Landschaft (z.B. in Form einer Karte) aus verschiedenen Ursachen nicht vorhanden. So kann es bspw. vorkommen, dass eine Tochtergesellschaft des Großunternehmens eigenständig Systeme einführt und diese Einführungen nicht im zentralen Systemkatalog des Großunternehmens vermerkt. EAM zielt nun darauf ab, Transparenz über die gesamte IT-Landschaft eines Unternehmens inklusive der Tochtergesellschaften herzustellen (die sogenannte Ist-Landschaft). So wird die Unterstützung der fachlichen Strukturen (z.B. Geschäftsprozesse) durch IT-Systeme mithilfe von Bebauungsplänen auf einer EAM-Softwareplattform (= Systemkatalog) visualisiert. Dadurch lässt sich leicht feststellen, welche Geschäftsprozesse von welchen Systemen oder welche Systeme untereinander abhängig sind. Zudem wird ersichtlich, was die technische Komponenten eines Systems sind. Die Ist-Landschaft wird dabei nicht einmal sondern dauerhaft im Zeitablauf aufgenommen, sodass immer ein aktuelles und vollständiges Bild vorliegt.

Auf Basis der IT-Strategie des Unternehmens wird die Soll-Landschaft definiert. Bspw. kann man hierbei den Fokus auf die Standardisierung der IT-Landschaft legen, indem unternehmensweit für bestimmte fachliche Strukturen – statt vieler unterschiedlicher Insellösungen – nur noch wenige ausgewählte (Standard-)Systeme eingesetzt werden, die gewisse Kriterien erfüllen (z.B. geringe Betriebskosten, hohe Zuverlässigkeit, zukunftsfähige Technologie). Bei der Standardisierung verfolgt das Unternehmen insbesondere das Ziel der Kosteneinsparung. Im Anschluss wird ein Projektportfolio zusammengestellt, welches Projekte zur Verwirklichung der Soll-Landschaft aus der Ist-Landschaft umfasst (bspw. Entwicklungsprojekte, Rollout-Projekte oder Abschaltungsprojekte).

Im nächsten Teil werde ich über meine Aufgaben berichten.

Im Rahmen dieses letzten Teiles möchte ich noch etwas zu meinen persönlichen Erfahrungen und zur Arbeitsatmosphäre schreiben.

Mir persönlich haben die Erfahrungen in der Controlling Abteilung wirklich sehr geholfen. Neben den geschilderten Einblicken in die Vorgänge bei der Vorschau und den Abschlüssen wurden bei uns auch Produkteinführungen und IT-Projekte hinsichtlich ihrer Rentabilität und ihrer Notwendigkeit geprüft. Dabei ging es jedoch nicht nur darum den Finger zu heben und zu sagen „So nicht!“, sondern gleichzeitig auch Alternativen anzubieten und Lösungswege aufzuzeigen. Dies hat mir sehr schnell verdeutlicht, wie umfangreich der Tätigkeitsbereich eines Controllers sein kann. Es sind nämlich NICHT nur Zahlen, Zahlen, Zahlen, sondern es ist auch ein großer Teil Consulting und Problemanalyse, die dort notwendig sind.

Es ist jedoch nicht von der Hand zu stoßen, dass sehr viel mit Excel-Tabellen und Zahlen gearbeitet wurde. Besonders Makro-Programmierung und der Einsatz von Formeln sind daher auf jeden Fall für Controller von Vorteil. Ich selbst brachte in diesem Bereich schon gute Fähigkeiten mit, konnte mir aber besonders was Finance generell betrifft viel Neues aneignen. Viele der Kollegen sind gelernte Bankkaufleute oder haben BWL/VWL studiert und sie konnten mir somit viele Sachverhalte bzw. Begriffe gut erklären.

Über mein Gesamteindruck zu Unternehmen und Abteilung lässt sich nur sagen: hervorragend. Financial Services ist wirklich sehr interessiert an der Zufriedenheit der Mitarbeiter. Dies zeigt sich nicht nur in einer guten Bezahlung (es gibt eine Bezahlung etwas über Mindestlohn, ob Pflichtpraktikum, unter 3 Monaten oder freiwillig), sondern auch in den sonstigen Mitarbeiter-Angeboten, die jedoch nur für Festangestellte gelten. Hierbei gibt es unter anderem Gesundheits-Checks, Kindertagesstätten oder auch verbilligte PKW’s.

Die Arbeitsatmosphäre war auch wirklich anregend und viele der Kollegen haben, so scheint es, dem Unternehmen zu liebe, gerne auch mal eine Stunde länger gearbeitet. Besonders gefallen hat mir aber, dass man als Praktikant sehr nett aufgenommen wurde und direkt auch zu Abteilungsveranstaltungen eingeladen wurde. Besonders interessant war dabei auch, dass in unserer Abteilung, ein Italiener, ein Niederländer und ein Spanier waren, sodass es auch internationale Einflüsse gab und ich auch mein Englisch mal auf Geschäftsebene unter Beweis stellen und verbessern konnte.

Fazit

Alles in Allem war es wirklich eine tolle Erfahrung und eine gute Zeit bei Financial Services. Zu dem guten Gesamteindruck zählt auch, dass den Praktikanten bzw. geförderten Deutschland Stipendiaten auch die Möglichkeit gegeben wird, sich auf eine Trainee Stelle zu bewerben, die ein guter Einstieg nach dem Studium sein könnte. Außerdem ist mir die Internationalität und das Arbeitsklima als positiv aufgefallen, was heutzutage in einer oft von Stress und Zahlen geprägten Zeit nicht so häufig anzutreffen ist. Ich überlege daher wirklich, mich für einen Direkteinstieg bzw. das Trainee Programm zu bewerben.

In diesem Teil möchte ich über meine ersten Erfahrungen im Praktikum berichten und euch gleichzeitig einen Einblick geben in meinen Arbeitsalltag bzw. in die anfallenden Aufgaben.

An den ersten Arbeitstagen hieß es für mich erstmal meinen Platz in der Abteilung zu finden. Die Abteilung Controlling Produkte & Prozesse ist erst vor ca. 1 Jahr neugegründet worden im Rahmen einer Umstrukturierung. Aufgrund der flachen Hierarchien bei Financial Services ist unsere Abteilungsleiterin Frau Silke Finger direkt dem Finanzvorstand zugeordnet, sodass die Arbeit relativ vorstandsnah ist.

Meine Aufgabe war dabei relativ unspezifisch, da ich alle Kollegen bei anfallenden Tätigkeiten unterstützen sollte. Dies war jedoch auch von mir gewünscht, da ich so einen guten Überblick über zu erledigende Arbeiten bekommen habe.

In dieser Abteilung werden unter anderem die Abschlüsse der verschiedenen Rechtseinheiten durchgeführt. Dabei ist es wichtig zu wissen, dass die VW Financial Services quasi ein Teilkonzern ist, der auch verschiedene Tochtergesellschaften hat. Dabei gibt es nicht nur je Land oft eine Tochtergesellschaft (was bei 51 Ländern, in denen man aktiv ist, eine ganz schöne Summe ausmacht), sondern vor allem 3 große Tochtergesellschaften, über die das Versicherungs-, Leasing- und Bankgeschäft abgewickelt wird. Die fast 50 Ländergesellschaften erledigen dabei ihre Abschlüsse jeweils selbst nach den für sei geltenden Rechtsvorschriften in den jeweiligen Ländern.

Die 3 großen Tochtergesellschaften werden jedoch über das Controlling Produkte & Prozesse abgewickelt. Dabei ist jeden Monat ein konsolidierter Abschluss in zwei interne Reporting-Tools hochzuladen. Ein Tool ist zuständig für das Reporting an den VW Konzern mit Sitz in Wolfsburg und ein Tool ist für das Financial Services interne Reporting notwendig. Gleichzeitig wird dabei auch eine Vorschau erstellt, die die jeweils noch verbleibenden Monate bis zum Jahresende prognostizieren soll.

Innerhalb der Abteilung hat sich relativ schnell herausgestellt, dass es dem Unternehmen nicht nur wichtig ist, gute IST-Zahlen zu liefern, sondern vor allem auch Plan-Zahlen, die möglichst nahe an die IST-Zahlen herankommen. Dies ist jedoch eine große Schwierigkeit und es ist Aufgabe der Abteilung, die Kolleginnen und Kollegen auch dazu anzuhalten realistisch zu planen und nicht vom Worst Case auszugehen.

Ich konnte die Kollegen dabei vor allem mit der Entwicklung von Excel-Makros und der Erstellung der zugehörigen Dokumentation unterstützen. Bisher wurden hierfür bis zu 5 verschiedene Tabellen verwendet, zwischen denen dann mit Verweisen verknüpft wurde. Dies führte jedoch zu diversen Inkonsistenzen, die es dann jeweils kurz vor Upload der Zahlen manuell zu finden galt. Das Makro ist den Kollegen dabei jedoch sehr hilfreich, da es eine Übersicht in einer Datei erstellt, die sowohl Vorschau als auch IST-Zahlen beinhaltet.

In diesem und den nächsten Berichten werde ich über mein Praktikum bei VW Financial Services in Braunschweig berichten. Das ging über insgesamt 3 Monate von Februar bis April 2015.

Vielen von euch ist das Unternehmen Volkswagen sicher als einer der größten Automobilhersteller der Welt bekannt. Und in der Tat, es ist momentan auf dem Weg DER größte Fahrzeugproduzent der Welt zu werden. Dabei basiert der Konzern auf drei Säulen: PKW, Nutzfahrzeuge und eben Financial Services. Während das Geschäft von PKW & Nutzfahrzeugen in Wolfsburg abläuft befindet sich der Hauptstandort von Financial Services in Braunschweig.

Doch zunächst alles auf Anfang: wie bin ich überhaupt dazu gekommen dort ein Praktikum zu machen? Mitte 2014 erhielt ich die Information von Thorsten Goje, dass momentan der Bewerbungsprozess für das Deutschland Stipendium läuft. Und da versuchte ich mein Glück und bewarb mich. Wie sich am Ende des Prozesses herausstellte, war ich erfolgreich und erhielt eben ein Stipendium, das von der VW Financial Services gefördert wird.

Nach dem ersten Kontakt mit dem Unternehmen war bereits klar, dass sie wirklich daran interessiert sind, die Kontakte zur TU zu pflegen und einige junge Leute von dort für den Konzern zu gewinnen. Und so dauerte es nicht lange, bis Frau Katinka Reinecke (die Ansprechpartnerin für Hochschulkooperationen & Personalmarketing) eine Möglichkeit für ein Praktikum aufgetan hat. Die Kommunikation klappte reibungslos und das obwohl ich zum damaligen Zeitpunkt noch im Auslandssemester in den USA war.

Ich hatte jedoch auch konkrete Ziele für das Praktikum: da ich zuvor bereits bei einem reinen IT Unternehmen, der Deutschen Post IT Services GmbH, arbeitete, wollte ich etwas über den Tellerrand blicken und mehr wirtschaftswissenschaftliche Bereiche der Wirtschaftsinformatik kennen lernen. Deshalb habe ich mich sehr darüber gefreut, dass sich ein Praktikum in der Abteilung Controlling & Prozesse ergab.

Dabei war ich doch sehr erstaunt über den Auswahlprozess. Die Mitarbeiter bei Financial Services scheinen uns Studenten von der TU großes Vertrauen entgegen zu bringen. So wurde ich nach der internen Empfehlung von Frau Reinecke für ein kurzes Gespräch bei der Abteilungsleiterin Frau Silke Finger eingeladen. Das Gespräch lief super unkompliziert und sie war vor allem daran interessiert zu erfahren, welche Karrierepläne ich habe und was ich in meinen vorherigen Tätigkeiten so gemacht habe.

Nach etwa 20 Minuten bekam ich die Zusage und so konnte es Anfang Februar losgehen mit dem Praktikum.