Wirtschaftsinformatik in der Praxis

Der Kern meiner Tätigkeiten spielte sich im „Car-Net“ CRM-Projekt ab. Diese App gehört nicht zum Konzern, sondern der Marke VW PKW, die dieses Projekt ins Leben rief, um ihre App durch ein CRM-Tool zu erweitern. Die Marke stellte die fachliche Projektführung dar und übergab uns die entsprechenden fachlichen Anforderungen und das Budget. Durch die Einführung des CRM-Tools sollten unter anderem Mailkampagnen optimal durchgeführt werden können. Die Evaluation der CRM-Systeme fand bereits statt bevor ich mein Praktikum antrat, wodurch ich in der eigentlichen Einführungsphase dabei sein konnte.

Mir kam hierbei die Aufgabe zuteil, die Projektplanung aufzustellen. Ich erstellte erste Versionen von einem Organigramm, einer Meilensteinplanung, Arbeitspaketbeschreibungen und einer Kostenübersicht. Diese Planung gefiel der Projektleiterin aus der VW PKW Marke so sehr, dass sie mich direkt damit beauftragte, auch einen Statusbericht in PowerPoint anzufertigen, der jede Woche aktualisiert werden sollte. Jede „Partei“ des Projektes erhielt eine Folie, auf der sie erreichte Ergebnisse, offene Punkte und nächste Schritte aufzeigen sollte. Auch eine Risikotabelle wurde erstellt, falls Arbeitspakete zeitlich kritisch waren. Seitdem war das Einsammeln der Folien und das Aufbereiten in einen Gesamtstatus eine kontinuierliche Arbeit für mich geworden.

Zudem bestand ein wesentlicher Teil meiner Projektarbeit darin zu prüfen, welche Freigaben bis zum Go-Live Termin benötigt wurden. Eine Freigabe wurde zum Beispiel von der IT Security benötigt, damit das System im Rechenzentrum installiert werden durfte. Um die Freigabe zu erlangen, sollte ein Fragenkatalog zum System ausgefüllt werden, der dann in einer Sicherheitsberatung gemeinsam evaluiert werden sollte. Ich wurde mit der Aufgabe betraut gemeinsam mit dem System-Architekten den Katalog auszufüllen. Die Fragen handelten unter anderem von der Authentifizierung, Verschlüsselung und der Zugriffsart der Software. An der anschließenden Sicherheitsberatung durfte ich ebenfalls teilnehmen. Es erfolgte weiterhin eine Einstufung der Daten. Sämtliche Daten unterliegen einer Kategorisierung in vier Stufen: öffentlich, intern, vertraulich und geheim. Je nach Stufe werden unterschiedliche Schutzmechanismen vorgeschrieben. Der Datenschutz spielte im Allgemeinen eine große Rolle in diesem Projekt, weil auch Daten von anderen Datenbanken genutzt werden sollten, die ebenfalls ihren eigenen Richtlinien unterlagen.

Zuletzt habe ich mich auch mit dem externen Zugriff der Administratoren vom CRM-Tool auf die internen VW Servern gekümmert. Eine Reihe von Zugriffsberechtigungen wurden dadurch nötig, deren Beantragung ich organisiert habe. Welche Berechtigungen genau beschafft werden mussten, fand ich erst während des Prozesses heraus. In einem so großen Konzern war es durchaus alltäglich, dass man sich durchfragen muss, um gewisse Dinge zu erfahren.

An dieser Stelle möchte ich meinen dritten und letzten Beitrag über meine Studententätigkeit im Bereich des IT Service Management der TÜV NORD Service GmbH schreiben. Ich möchte hierbei einen kurzen Rückblick über meine bisherige Zeit geben. Vor allem möchte ich hervorheben, welche Sachen ich besonders interessant und hilfreich fand und was ich dabei lernen konnte.

Das IT Service Management Framework ITIL kannte ich vor meiner Studententätigkeit nur sehr flüchtig aus einer kurzen Erwähnung in einer Vorlesung. Es war sehr aufschlussreich, den Einsatz von ITIL in einem großen Unternehmen in der Praxis erfahren zu können und in diesem Bereich tätig zu sein. Das Management aller eingesetzten und angebotenen IT Services in großen Unternehmen ist außerordentlich vielschichtig und komplex. Dafür bedarf es einer grundlegenden und systematischen Strategie. Eine systematische Begegnung dieser Herausforderungen ist der Einsatz der Best Practices gemäß ITIL. Ich bin daher sehr froh, ITIL so intensiv kennengelernt zu haben und möchte auch weiterhin in diesem Bereich tätig sein. Daher bin ich im Moment auf der Suche nach einem passenden Thema in diesem Bereich für meine anstehende Masterarbeit.

Des Weiteren hat mir meine Tätigkeit als praktische Ergänzung zur theoretischen Vorlesung „Organisation“ von Prof. von der Oelsnitz gedient. So konnte ich die Herausforderungen der Matrix-Organisationsstruktur in der Praxis erleben und zugleich einen geeigneten Umgang damit kennenlernen. Konkret war diese Matrixstruktur dadurch gegeben, dass die fachliche Struktur des IT Service Management häufig von der klassischen disziplinarischen Struktur (Abteilungen, Gruppen) abweicht. Ein weiteres Thema der Vorlesung war das Change-Management. Die Ausweitung des IT Service Management erfordert selbstverständlich weitreichende und unternehmensweite Veränderungen mit allen damit verbundenen Schwierigkeiten und ggf. auch Konflikten. Den Umgang dazu in der Praxis erleben zu können und diesen Umgang mit den zuvor theoretisch erlernten Konstrukten vergleichen zu können, fand ich sehr interessant und aufschlussreich.

Abschließend möchte ich erneut eine klare Empfehlung für einen „studiengangsnahen“ Nebenjob aussprechen. Es ist sehr interessant, die theoretischen Erkenntnisse aus den Vorlesungen im praktischen Einsatz zu erleben. Außerdem kann man erfahren, wie gefragt man mit seinem neuen „frischen“ Wissen von der Uni ist und dass man nach Abschluss des Studiums vieles erreichen kann. Ganz nebenbei bekommt man natürlich viele allgemein sehr interessante Einblicke in die bevorstehende Berufszeit. Dazu zählen erste Eindrücke und Erfahrungen zu Meetings, dem klassischen Tagesablauf, Konflikten, seinen Vorgesetzten und vieles weiteres, das einem später auch begegnen wird. Außerdem bietet sich häufiger als gedacht eine Möglichkeit zum Schreiben einer Abschlussarbeit im Unternehmen und sicherlich soll es auch schon vorgekommen sein, anschließend dort eine Beschäftigung zu finden… 😉

Wie bereits im ersten Teil meines Berichts erwähnt, arbeite ich als Werkstudent im EDV-Bereich der TÜV NORD Service GmbH in Hannover und unterstütze bei der Erfassung aller IT-Services im Rahmen des IT-Service-Management nach den Best Practices von ITIL.

Um alle Services aus den verschiedenen IT-Abteilungen einschließlich der verschiedenen Abteilungs- bzw. Gruppenleiter systematisch zu erfassen, ist sowohl ein effizienter Workflow, als auch eine systematische Vorgehensweise nötig. Dazu gehört u.a., die Informationen der vielzähligen Services in einer Struktur zu erfassen, die es erlaubt, diese später einfach und effizient nutzen und weiterverarbeiten zu können. Es hat mich sehr gefreut, bei der Gestaltung dieses Ablaufs mitwirken zu können und eigene Ideen umzusetzen.

Während eines Großteils meiner Arbeitszeit führe ich mit den jeweiligen Service Ownern Interviews. Dabei ist des Öfteren zu Beginn eine nicht ganz triviale Abgrenzung notwendig, welche Tätigkeiten des jeweiligen Teams tatsächlich einen eigenen Service gemäß ITIL darstellen. Durch diese sehr kommunikative Tätigkeit konnte ich bereits jetzt eine gute und hilfreiche Übersicht der verschiedenen Bereiche des Unternehmens bekommen und vor allem viele verschiedene Mitarbeiter kennenlernen. An dieser Stelle kann ich Euch als Studenten/innen nur motivieren, eine Tätigkeit in Eurem Fachbereich während des Studiums aufzunehmen. Es gibt sehr vieles Wissenswertes, wie z.B. implizite Unternehmensregeln oder die Unternehmenskultur, das man nur in der Praxis erfahren kann. Es lohnt sich wirklich sehr – zusätzlich zu den anderen Vorteilen natürlich 😉

Als besonders hilfreich habe ich bislang die gute und frühzeitige Informierung der Betroffenen erlebt. Dadurch herrschte meistens Verständnis für die Interview-Termine und auch für das IT-Service Management selbst. Ganz allgemein waren für mich einige Inhalte der Master-Vorlesungen „Organisation“ und „Wissensmanagement“ von Prof. von der Oelsnitz sehr hilfreich bei der Arbeit innerhalb des großen EDV-Bereichs.

Im bald folgenden dritten und zugleich letzten Beitrag möchte ich zum einen die dann aktuellen Aufgaben meiner Tätigkeit darstellen. Zum anderen möchte ich kurz zusammenfassen, welche Bereiche meines Studiums mir in der Praxis besonders geholfen haben und welche Erfahrungen während meiner Tätigkeit für mich besonders aufschlussreich waren.

Im zweiten Teil habe ich über Aufregung und Herzklopfen geschrieben. Die größte Herausforderung werdet Ihr aber gleich erfahren.

Jetzt möchte ich Euch erstmals erzählen, was ich so mitbetreut habe, damit ihr wisst welche Themen zurzeit bei Volkswagen eine große Bedeutung haben. Ich habe mehrere Vorträge und Konferenzen z.B. zum Thema Digitalisierung unterstützt. Sowie zwei KSM über „Prozesse und Methoden zum Testen von Software“ und „von Small Data zu Big Data“ und ein Programm über „Product Lifecycle Management“ übernommen. Bei jeder Präsenzphase war ich aufgeregt und bin alles bis dreimal durchgegangen. Den z.B. bei einem Vortrag könnten bis 400 Teilnehmern geben plus Skype Teilnehmern dazu.

Nichts war aber aufregender wie Protokolle für Beiräte zu schreiben. Kurze Information voraus. Jedes Institut hat Beiräte sowie Fachbeiräte zu veranstalten. Im Beirat sind die höchsten Repräsentanten der verschiedenen Marken und Fachbereiche der Berufsfamilie IT, der Konzernforschung und der Konzernentwicklung, sowie ausgewählte Vertreter aus Forschung und Lehre vertreten.

Das war die größte Herausforderung in meiner AutoUni- Erfahrung. Es läuft folgendermaßen ab, mein Chef stellt seine Planung vor und die CIOs und die Topexperten diskutieren darüber und ich eine Studentin, wobei Deutsch nicht mal meine Muttersprache ist, soll protokollieren und dazu kommt noch, wenn mein Chef eine Information in dieser Zeitpunkt nicht vor sich hat, z.B. wer war der Referent von Vortrag X, soll ich antworten. Am Anfang dachte ich nein Danke, soll jemanden anderen übernehmen. Doch dann habe ich mich getraut und hab es nie bereut es war eine sehr gute Erfahrung für mein Leben.

Das war meine Erfahrung bei der AutoUni, ich hatte sehr gute Arbeitsatmosphäre gehabt, habe neue Freundin gewonnen und bin dankbar das meine erste Praxiserfahrung positiv war. Ich hoffe, meine Beiträge zu lesen waren informativ und nicht zu lang für Euch.

Youssra Turki