Wirtschaftsinformatik in der Praxis

Während ich in meinem letzten Beitrag über Erstellung von Schulungsvideos für die Neueinführung eines Behältermanagementsystems bei BMW berichtet habe, will ich diesmal näher auf die Reportingtätigkeiten während meines Praktikums eingehen.

Im Zuge der Einführung eines neuen Containermanagementsystems musste ein einheitliches Reporting mit Kennzahlen aufgesetzt werden, dass mehrere Aufgaben erfüllen kann. Zu diesen Aufgaben zählen bei BMW das Monitoring von bekannten Kennzahlen, die taktische Steuerung und die operative Unterstützung des Tagesgeschäfts.

Das Monitoring dient dazu Entwicklungen zu verfolgen und daraus Trends abzuleiten. So wurden im Rahmen des neuen Systems regelmäßig die Behälterbestände auf den Leergutplätzen erfasst, um einen Überblick zu erhalten und zu prüfen, ob die Behälterbestände wie gehofft sinken. Über eine feinere Granularität konnte weiterhin bestimmt werden, ob bestimmte Behältertypen besonders problematisch sind und ob bestimmte Versandstellen besonders belastet sind. Diese Kennzahl konnte dann mit Abrufdaten von Behältern verglichen werden. Gibt es Behälter, die zu Leergutstellen überlaufen lassen und gleichzeitig bei Lieferanten zu Engpässen führen? Auf diese Weise konnten taktische Entscheidungen getroffen werden, aufgrund derer das System an die neuen Entdeckungen und Begebenheiten angepasst wurde. Über eine kontinuierliche Erfassung, Aufbereitung, Auswertung und Kombination der Daten ließ sich das System nach der Einführung schrittweise feinjustieren.

Neben dem Monitoring und der taktischen Unterstützung wurden auch Auswertungen erstellt, die im operativen Betrieb für Übersicht und Struktur gesorgt haben. So wurden z.B. Reports erstellt, die Auskunft über die Speditionstreue gaben und Grundlage für Mahnungen waren.

Bei den verschiedensten Reports war ich zusammen mit Kollegen für die Konzeption, die Erstellung und Kommunikation der Zahlen zuständig und konnte so meine Kenntnisse auf dem Gebiet stark erweitern. Während meines Praktikums erstellte ich mehrere Kennzahlen, die ich dann auch weiter gepflegt und verbessert habe. Dabei war es spannend zu sehen, wie durch die Kombination der richtigen Kennzahlen weitereichende Schlüsse für den operativen, taktischen und strategischen Bereich gezogen werden können.

Neben den bekannten Tools wie Excel, VBA und Access, die für die schnelle Aufbereitung genutzt werden, arbeitet BMW mit einem SAP-basierten Business Warehouse. Ich fand es besonders spannend, das Konzept, das ich bereits in der Theorie an der TU Braunschweig kennengelernt hatte in der Praxis im Einsatz nutzen zu können.

BMW nutzt bereits seit vielen Jahren Mehrwegbehälter für den sicheren Transport seiner Bauteile von ca. 2300 Lieferanten zu seinen Werken. Bei 4748 verschiedenen Behältern erschließt sich die Komplexität, die tagtäglich bei BMW allein durch die Rückführung leerer Behälter zum Lieferanten entsteht. Um diese Komplexität besser beherrschen zu können, hat sich BMW 2014 dazu entschlossen ein Behältermanagementsystem (Smart-Containermanagement – Smart-CM) einzuführen, das zum einen die Behälterbestände transparent darstellt als auch Behälterbewegungen wiedergibt. Als das Projekt Anfang 2017 online ging, kam ich in das Projekt und hatte dadurch im WS 2016/17 für sechs Monate die Möglichkeit, zahlreiche Aspekte des Projektmanagements in der Wirtschaftsinformatik kennenzulernen, von welchen ich drei in meinen Beiträgen genauer beschreiben will.

Mit der Einführung eines neuen Systems geht häufig die Einführung neuer Prozesse einher. Auch bei Smart-CM kam es durch die Einführung des neuen Systems zu neuen Prozessen, sodass Schulungen für Lieferanten und Mitarbeiter nötig waren. Die bisherigen Schulungen zum System waren umfangreich, aber eher theoretischer Natur. Meine erste Aufgabe im Praktikum bestand darin eine Nutzungsanleitung für das System zu erstellen und in möglichst effizienter Form umzusetzen.

Für mich war das die Gelegenheit das System und die dahinterliegenden Prozesse kennenzulernen. In den ersten Wochen sprach ich viel mit Kolleginnen und Kollegen aus den betroffenen Fachbereichen. Zum einen wollte ich mein fachliches Wissen erweitern, zum anderen wollte ich die Bedürfnisse der Mitarbeiter, die geschult werden sollten erfassen. Denn eine Kernaufgabe der Wirtschaftsinformatik ist die Verbindung und Vernetzung zwischen wirtschaftlichen Zusammenhängen und informatischen Systemen. Je besser diese Vernetzung bei den Nutzern eines Systems ist, desto höher ist auch die Nutzerakzeptanz. Deshalb war es mir wichtig die drei Punkte, die laut Ballstaedt et. al. den Lernerfolg aktiv beeinflussen, richtig zu erfassen: Vorwissen, Zielsetzung, Interesse

Das Vorwissen der Zielgruppe zum neuen System beschränkte sich auf die bereits genannten Schulungsinformationen. Die Zielsetzung für die Zielgruppe war es, in möglichst kurzer Zeit für die praktische Nutzung des Systems befähigt zu werden. Das Interesse bestand vor allem in der Notwendigkeit das System für den eigenen Arbeitsalltag nutzen zu können.

Aus diesen Vorgaben und dem gesammelten fachlichen Input habe ich dann nach Themen getrennte Schulungsvideos erstellt. Für jede involvierte Abteilung wurde pro Aufgabe ein Video erstellt, das Schritt für Schritt das nötige Vorgehen erklärt um eine Aufgabe des Tagesgeschäfts zu erledigen. Gleichzeitig werden wichtige Hintergründe, nötige Prozessschritte und weitere Ansprechpartner genannt. Die Entscheidung fiel auf Schulungsvideos, da sie im Vergleich zu Bildanleitungen eindeutiger sind und mit Sprache unterlegt werden können. Sie sind zudem der Live-schulung vorzuziehen, da sie immer wieder angeschaut werden können.

Die fertigen Schulungsvideos wurden in der Projektgruppe des firmeninternen Netzwerks veröffentlicht und stehen damit den Mitarbeitern dauerhaft zur Verfügung. Damit können auch neue Kolleginnen und Kollegen Ihre Einarbeitung ins System mit den Videos beschleunigen. Innerhalb kurzer Zeit hatten die Videos je nach Thema und Zielgruppe zwischen 40 und 140 Ansichten, sodass man von einer großen Akzeptanz sprechen kann. Auch das Feedback der Benutzer war durchweg positiv. Für mich war es besonders interessant zu sehen, auf wie viele unterschiedliche Weisen die Heranführung von Mitarbeitern an ein neues System erfolgen kann und wie sehr man damit die Akzeptanz des Systems erhöhen kann.

Quellen: Ballstaedt, S.-P., Mandl, H., Schnotz, W. & Tergan, S.O. (1981): Texte verstehen, Texte gestalten, München, Urban & Schwarzenberg

Software Deployment bezeichnet die Prozesse zur Installation von Software auf Computern. In diesem Beitrag soll allerdings nicht die Softwareverteilung auf Arbeitsplatzrechner, sondern auf Server beschrieben werden. In Unternehmen ist es üblich, dass diese Aufgabe zentral von qualifizierten Mitarbeitern ausgeführt wird. Fehler führen nämlich schnell zu Störungen und Ausfällen in großen Ausmaßen.

Bei der Volkswagen Financial Services AG (VW FS AG) ist der Bereich Application Management Services übergreifend für die Betreuung von Applikationen zuständig. Historisch bedingt wird das Deployment für einige Anwendungen auf Basis der Java-Technologie weiterhin im Bereich Platform Services durchgeführt. Ziel ist es, ein neues Software Deploymenttool einzuführen und einen definierten Prozess zu etablieren, um auch die verbleibenden Applikationen zu übergeben.

Für diesen Zweck wird eine Werkzeug eingeführt, das hoch automatisiert die Softwareverteilung, die allgemeine Konfiguration und die Administration von Computern unterstützt. Zukünftig soll neue Software per „Knopfdruck“ ausgerollt werden. Dafür ist es erforderlich, eine zuverlässige und nachvollziehbare Versionierung und Protokollierung sicherzustellen. Des weiteren ist es notwendig, ein Berechtigungskonzept für die Trennung der Entwicklungs-, Test- und Produktiv-Systeme zu implementieren.

Ich habe zur Erstellung dieses Berechtigungskonzepts beigetragen, indem ich mich anfangs mit der Software des neuen Deploymenttools vertraut gemacht und herausgefunden habe, welche Möglichkeiten es zur Vergabe von Berechtigungen gibt. Darauf aufbauend habe ich in einer umfassenden Matrix alle erdenklichen Berechtigungsprofile dargestellt – eine sehr zeitintensive Arbeit.

Als nächstes galt es, die Rollen Entwicklung, Application Management Services und Platform Services mit geeigneten Berechtigungsprofilen abzubilden. Die Funktionstrennung ist eine Anforderung der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht für den Aufbau von IT-Systemen in Kreditinstituten, daher nimmt deren Einhaltung einen besonders hohen Stellenwert innerhalb der VW FS AG ein.

Auch in dieser Organisationseinheit konnte ich meine Herangehensweise selber bestimmen, natürlich immer unter Absprache mit meinem Betreuer. Ich hatte lediglich eine Frist, bis zu der meine Zuarbeiten fertiggestellt sein mussten, damit der Projektzeitplan eingehalten werden konnte. In regelmäßigen Terminen haben wir überprüft, ob ich auf dem richtigen Weg bin – das hat mir auch gezeigt, dass meine Arbeit wertgeschätzt wird.

Abschließend kann ich euch nur empfehlen, ein IT-Praktikum bei der VW FS AG zu absolvieren – ob im Bereich der Software-Entwicklung oder im Systembetrieb. Meine Erfahrung in den unterschiedlichen Organisationseinheiten hat gezeigt, dass für jedes Interesse etwas dabei ist!

Über Finanzdienstleistungs- und Beteiligungsgesellschaften ist die Volkswagen Financial Services AG (VW FS AG) weltweit in 49 Länder aktiv. Zu den angebotenen Finanzdienstleistungen zählen Händler- und Kundenfinanzierung, Leasing, Bank- und Versicherungsangebote, Flottenmanagement sowie Mobilitätsangebote. Die Geschäftsprozesse in den Auslandsgesellschaften werden durch IT-Dienstleistungen unterstützt, die teilweise vom Hauptsitz des Unternehmens erbracht werden.

Für die Koordination und Nutzung von Infrastruktur, Dienstleistungen und Programmen in Braunschweig fallen Kosten an, die von den Auslandsgesellschaften zu tragen sind. Diese Kosten werden über das Service Level Management (SLM) gesteuert und verrechnet. Zu den Kernprozessen im SLM der VW FS AG zählen unter anderem die Service-Erfassung, die Vertragserstellung, die Angebotserstellung, die Service-Abrechnung und das Reporting.

Jeder dieser Prozesse baut auf eigenen Key Performance Indicators (KPIs) auf. Während meines Einsatzes im SLM hatte ich die Gelegenheit, unvoreingenommen Überlegungen dazu anzustellen, wie die Durchlaufzeit der einzelnen Prozessschritte mithilfe von neuen KPIs gemessen, gesteuert und optimiert werden könnte. Ziel war es, die Gesamt-Durchlaufzeit unter Kosten-Nutzen-Gesichtspunkten zu reduzieren.

Die Aufgabe konnte ich mit größtmöglichem Handlungsspielraum bearbeiten. Ich habe unter anderem eigenständig Fragebögen erstellt, um sowohl innerhalb der VW FS AG als auch in Referenzunternehmen Ziele, Inhalte, Anwendung und Nutzen von KPIs in ähnlichen Anwendungsgebieten zu analysieren und auf die Anforderungen der VW FS AG anzupassen.

Dabei sah ich mich mit den Problemen konfrontiert, dass die Erhebungspunkte von KPIs schwer zu wählen sind, oft aufgrund der hohen Komplexität zusammenhängender, verteilter und historisch gewachsener Systeme. Das zweite Problem bestand darin, dass die Einführung von KPIs selbst schon sehr hohen Aufwand verursacht. Ergänzend dazu entstehen Aufwände, wenn Prozesse neu gestaltet werden und die Qualität der Daten sichergestellt werden soll.

Die eigenständige Bearbeitung einer relativ umfangreichen Aufgabenstellung über einen längeren Zeitraum hinweg hat mir sehr gut gefallen. Zwar stand mir dauerhaft ein Betreuer zur Seite, dennoch hatte umfangreiche Möglichkeiten, eigene Herangehensweisen auszuprobieren. Ergänzend zum Studium war dies eine tolle Erfahrung. Die Implementierung der neuen KPIs konnte ich aufgrund der beschränkten Zeit leider nicht mehr verfolgen.

In meinem nächsten Beitrag möchte ich euch einen Einblick aus dem Bereich des Software-Deployments geben, seid gespannt!