Wirtschaftsinformatik in der Praxis

Die praktische Umsetzung der im Studium erworbenen Kenntnisse ist eins der wesentlichen Ziele meines Praktikums gewesen und war deswegen auch meine größte Erwartung an mein Praktikum. Welche Module des Studiums in meinem Büroalltag Anwendung fanden und welche weniger relevant waren, möchte ich im Folgenden erläutern.

Als großen Asset sehe ich meine Schwerpunktmodule: CRM-Prozesse, -Systeme und vertiefende Themen des CRMs. Sie halfen mir die Philosophie unserer Abteilung zu verstehen. Ich kannte bereits die Grundsäulen im CRM und die verschiedenen Prozesse, die es in CRM-Systemen typischerweise gab. Auch die Relevanz von Digitalisierung und der Informationsflut an Daten musste mir nicht erklärt werden. Durch die mir eingeprägte kundenorientierte Denkweise konnte ich in Meetings kluge Aspekte einbringen und verstand mich mit dem zuständigen Fachbereich des Vertriebs und Marketings sehr gut.

Auch das Modul „Projektmanagement“ war von hoher Relevanz für mich. Die Verantwortlichkeiten für die jeweiligen Arbeitspakete konnte ich erstellen, sowie ein Organigramm, eine Meilensteinplanung und einen wöchentlichen Statusbericht, den ich mit einem Ampel-System stets pflegte. Auch das Budget habe ich überwacht und eingehende Dienstleistungsvereinbarungen direkt berücksichtigt. Des Weiteren hat die Abteilung im Rahmen der Neuausrichtung die agile Arbeitsmethode „Scrum“ eingeführt, über das ich im Studium leider keinen Einblick erhalten habe. Im Bereich Software Engineering hätte ich mir daher gewünscht, dass mehr auf agile Methoden eingegangen worden wäre.

Ich habe während des Praktikums gemerkt, dass Volkswagen-Mitarbeiter eine eigene Art der Familie sind. Als Praktikant wird man gut aufgenommen und gleichberechtigt behandelt, was mir sehr gut gefallen hat. Sogar an abteilungsinternen Workshops durfte ich ebenfalls teilnehmen. Ein Workshop ist mir sehr gut in Erinnerung geblieben: Der zweitägige Scrum-Workshop. Es ist bei weitem nicht selbstverständlich, dass Praktikanten an solchen Gelegenheiten teilnehmen dürfen und ich bin VW über diese Gelegenheit der Weiterbildung dankbar.

So vollkommen eingebunden hat man die Chance an seinen Herausforderungen zu wachsen. Allerdings habe ich mich oft in Situationen einarbeiten müssen, von denen niemand in der Abteilung die Prozessabläufe kannte oder habe Aufgaben übernehmen müssen, welche meine Befugnisse eventuell überstiegen.

Abschließend lässt sich sagen, dass ich sechs spannende und lehrreiche Monate in der IT der Volkswagen AG hatte. Mein Studium war hierfür eine gute Basis, um mir das benötigte Wissen anzueignen. Die theoretischen Ansätze habe ich dann praktisch im Zusammenspiel von Wirtschaft und Informatik erleben dürfen. Außerdem hatte ich die Möglichkeit in der Zeit viele berufliche Kontakte zu knüpfen, die mir sicherlich in meiner weiteren beruflichen Zukunft von Vorteil sein können. Besonders der tägliche Umgang mit verschiedenen Hierarchieebenen und externen Mitarbeitern hat mir geholfen, meine Kommunikationsfähigkeit zu verbessern und mein selbstbewusstes Auftreten zu stärken. Das Praktikum war somit eine wichtige Erfahrung für mich, in der ich vieles gelernt habe.

Der Kern meiner Tätigkeiten spielte sich im „Car-Net“ CRM-Projekt ab. Diese App gehört nicht zum Konzern, sondern der Marke VW PKW, die dieses Projekt ins Leben rief, um ihre App durch ein CRM-Tool zu erweitern. Die Marke stellte die fachliche Projektführung dar und übergab uns die entsprechenden fachlichen Anforderungen und das Budget. Durch die Einführung des CRM-Tools sollten unter anderem Mailkampagnen optimal durchgeführt werden können. Die Evaluation der CRM-Systeme fand bereits statt bevor ich mein Praktikum antrat, wodurch ich in der eigentlichen Einführungsphase dabei sein konnte.

Mir kam hierbei die Aufgabe zuteil, die Projektplanung aufzustellen. Ich erstellte erste Versionen von einem Organigramm, einer Meilensteinplanung, Arbeitspaketbeschreibungen und einer Kostenübersicht. Diese Planung gefiel der Projektleiterin aus der VW PKW Marke so sehr, dass sie mich direkt damit beauftragte, auch einen Statusbericht in PowerPoint anzufertigen, der jede Woche aktualisiert werden sollte. Jede „Partei“ des Projektes erhielt eine Folie, auf der sie erreichte Ergebnisse, offene Punkte und nächste Schritte aufzeigen sollte. Auch eine Risikotabelle wurde erstellt, falls Arbeitspakete zeitlich kritisch waren. Seitdem war das Einsammeln der Folien und das Aufbereiten in einen Gesamtstatus eine kontinuierliche Arbeit für mich geworden.

Zudem bestand ein wesentlicher Teil meiner Projektarbeit darin zu prüfen, welche Freigaben bis zum Go-Live Termin benötigt wurden. Eine Freigabe wurde zum Beispiel von der IT Security benötigt, damit das System im Rechenzentrum installiert werden durfte. Um die Freigabe zu erlangen, sollte ein Fragenkatalog zum System ausgefüllt werden, der dann in einer Sicherheitsberatung gemeinsam evaluiert werden sollte. Ich wurde mit der Aufgabe betraut gemeinsam mit dem System-Architekten den Katalog auszufüllen. Die Fragen handelten unter anderem von der Authentifizierung, Verschlüsselung und der Zugriffsart der Software. An der anschließenden Sicherheitsberatung durfte ich ebenfalls teilnehmen. Es erfolgte weiterhin eine Einstufung der Daten. Sämtliche Daten unterliegen einer Kategorisierung in vier Stufen: öffentlich, intern, vertraulich und geheim. Je nach Stufe werden unterschiedliche Schutzmechanismen vorgeschrieben. Der Datenschutz spielte im Allgemeinen eine große Rolle in diesem Projekt, weil auch Daten von anderen Datenbanken genutzt werden sollten, die ebenfalls ihren eigenen Richtlinien unterlagen.

Zuletzt habe ich mich auch mit dem externen Zugriff der Administratoren vom CRM-Tool auf die internen VW Servern gekümmert. Eine Reihe von Zugriffsberechtigungen wurden dadurch nötig, deren Beantragung ich organisiert habe. Welche Berechtigungen genau beschafft werden mussten, fand ich erst während des Prozesses heraus. In einem so großen Konzern war es durchaus alltäglich, dass man sich durchfragen muss, um gewisse Dinge zu erfahren.

An dieser Stelle möchte ich meinen dritten und letzten Beitrag über meine Studententätigkeit im Bereich des IT Service Management der TÜV NORD Service GmbH schreiben. Ich möchte hierbei einen kurzen Rückblick über meine bisherige Zeit geben. Vor allem möchte ich hervorheben, welche Sachen ich besonders interessant und hilfreich fand und was ich dabei lernen konnte.

Das IT Service Management Framework ITIL kannte ich vor meiner Studententätigkeit nur sehr flüchtig aus einer kurzen Erwähnung in einer Vorlesung. Es war sehr aufschlussreich, den Einsatz von ITIL in einem großen Unternehmen in der Praxis erfahren zu können und in diesem Bereich tätig zu sein. Das Management aller eingesetzten und angebotenen IT Services in großen Unternehmen ist außerordentlich vielschichtig und komplex. Dafür bedarf es einer grundlegenden und systematischen Strategie. Eine systematische Begegnung dieser Herausforderungen ist der Einsatz der Best Practices gemäß ITIL. Ich bin daher sehr froh, ITIL so intensiv kennengelernt zu haben und möchte auch weiterhin in diesem Bereich tätig sein. Daher bin ich im Moment auf der Suche nach einem passenden Thema in diesem Bereich für meine anstehende Masterarbeit.

Des Weiteren hat mir meine Tätigkeit als praktische Ergänzung zur theoretischen Vorlesung „Organisation“ von Prof. von der Oelsnitz gedient. So konnte ich die Herausforderungen der Matrix-Organisationsstruktur in der Praxis erleben und zugleich einen geeigneten Umgang damit kennenlernen. Konkret war diese Matrixstruktur dadurch gegeben, dass die fachliche Struktur des IT Service Management häufig von der klassischen disziplinarischen Struktur (Abteilungen, Gruppen) abweicht. Ein weiteres Thema der Vorlesung war das Change-Management. Die Ausweitung des IT Service Management erfordert selbstverständlich weitreichende und unternehmensweite Veränderungen mit allen damit verbundenen Schwierigkeiten und ggf. auch Konflikten. Den Umgang dazu in der Praxis erleben zu können und diesen Umgang mit den zuvor theoretisch erlernten Konstrukten vergleichen zu können, fand ich sehr interessant und aufschlussreich.

Abschließend möchte ich erneut eine klare Empfehlung für einen „studiengangsnahen“ Nebenjob aussprechen. Es ist sehr interessant, die theoretischen Erkenntnisse aus den Vorlesungen im praktischen Einsatz zu erleben. Außerdem kann man erfahren, wie gefragt man mit seinem neuen „frischen“ Wissen von der Uni ist und dass man nach Abschluss des Studiums vieles erreichen kann. Ganz nebenbei bekommt man natürlich viele allgemein sehr interessante Einblicke in die bevorstehende Berufszeit. Dazu zählen erste Eindrücke und Erfahrungen zu Meetings, dem klassischen Tagesablauf, Konflikten, seinen Vorgesetzten und vieles weiteres, das einem später auch begegnen wird. Außerdem bietet sich häufiger als gedacht eine Möglichkeit zum Schreiben einer Abschlussarbeit im Unternehmen und sicherlich soll es auch schon vorgekommen sein, anschließend dort eine Beschäftigung zu finden… 😉

Wie bereits im ersten Teil meines Berichts erwähnt, arbeite ich als Werkstudent im EDV-Bereich der TÜV NORD Service GmbH in Hannover und unterstütze bei der Erfassung aller IT-Services im Rahmen des IT-Service-Management nach den Best Practices von ITIL.

Um alle Services aus den verschiedenen IT-Abteilungen einschließlich der verschiedenen Abteilungs- bzw. Gruppenleiter systematisch zu erfassen, ist sowohl ein effizienter Workflow, als auch eine systematische Vorgehensweise nötig. Dazu gehört u.a., die Informationen der vielzähligen Services in einer Struktur zu erfassen, die es erlaubt, diese später einfach und effizient nutzen und weiterverarbeiten zu können. Es hat mich sehr gefreut, bei der Gestaltung dieses Ablaufs mitwirken zu können und eigene Ideen umzusetzen.

Während eines Großteils meiner Arbeitszeit führe ich mit den jeweiligen Service Ownern Interviews. Dabei ist des Öfteren zu Beginn eine nicht ganz triviale Abgrenzung notwendig, welche Tätigkeiten des jeweiligen Teams tatsächlich einen eigenen Service gemäß ITIL darstellen. Durch diese sehr kommunikative Tätigkeit konnte ich bereits jetzt eine gute und hilfreiche Übersicht der verschiedenen Bereiche des Unternehmens bekommen und vor allem viele verschiedene Mitarbeiter kennenlernen. An dieser Stelle kann ich Euch als Studenten/innen nur motivieren, eine Tätigkeit in Eurem Fachbereich während des Studiums aufzunehmen. Es gibt sehr vieles Wissenswertes, wie z.B. implizite Unternehmensregeln oder die Unternehmenskultur, das man nur in der Praxis erfahren kann. Es lohnt sich wirklich sehr – zusätzlich zu den anderen Vorteilen natürlich 😉

Als besonders hilfreich habe ich bislang die gute und frühzeitige Informierung der Betroffenen erlebt. Dadurch herrschte meistens Verständnis für die Interview-Termine und auch für das IT-Service Management selbst. Ganz allgemein waren für mich einige Inhalte der Master-Vorlesungen „Organisation“ und „Wissensmanagement“ von Prof. von der Oelsnitz sehr hilfreich bei der Arbeit innerhalb des großen EDV-Bereichs.

Im bald folgenden dritten und zugleich letzten Beitrag möchte ich zum einen die dann aktuellen Aufgaben meiner Tätigkeit darstellen. Zum anderen möchte ich kurz zusammenfassen, welche Bereiche meines Studiums mir in der Praxis besonders geholfen haben und welche Erfahrungen während meiner Tätigkeit für mich besonders aufschlussreich waren.