Wirtschaftsinformatik in der Praxis

Wer meine ersten beiden Beiträge gelesen hat, hat nun einen kleinen Einblick in verschiedene Projekte bekommen, die ich als Freelancer bearbeitet habe und weiß nun ein bisschen besser, was potenzielle Tätigkeiten sein können.

Für alle, die nun Blut geleckt haben und selber Lust haben, als Freelancer aktiv zu werden – für die habe ich den dritten Post verfasst. Hier gehe ich darauf ein, was man formal beachten muss, um Feelancer sein zu können, wie man Projekte akquiriert und was man bei der Projektdurchfühurng beachten muss, damit alles halbwegs reibungslos abläuft. Zuvor möchte ich aber nochmal die Pros und Contras des Freelancertums abwägen.

PRO FREELANCING

Die Vorteile liegen auf der Hand: Flexibler Arbeitsort und -zeiten. Eine attraktive Vergütung. Hoher Gestaltungsspielraum über die anstehenden Aufgaben. Man weiß also grob, was thematisch auf einen zukommt, wenn man ein Projekt annimmt. Bei einem Werksstudenten oder Praktikanten entpuppt sich das möglicherweise erst in den ersten Arbeitstagen.

CONTRA FREELANCING

Natürlich gibt es auch Nachteile und dazu zählen vor allem die Unsicherheit, nicht zu wissen, ob man in den nächsten Monaten genug arbeiten kann. Man ist stark vom Kunden abhängig. Wenn der mal keine Zeit hat, liegt das Projekt ggf. auf Eis. In der Zeit verdient man dann natürlich auch kein Geld, sodass das Budget am Ende des Monats knapp werden kann. Man sollte also über genügend Rücklagen verfügen – oder ausreichend risikoaffin sein 😉 Genau diese Flexibilität ist es aber auch, die Kunden an Freelancern schätzen. Sie müssen nicht ständig dafür sorgen, dass ihr Werksstudent, was zu tun hat. Für den Freelancer bedeutet das, dass er mit ein wenig Geschick bei der Projektakquise einen relativ hohen Stundenlohn bzw. Tagessatz aushandeln kann.

EIN FORMALER FREELANCER

Wann genau ist man denn überhaupt ein Freelancer? Wikipedia übersetzt Freelancer als freien Mitarbeiter und definiert:

Als freier Mitarbeiter wird umgangssprachlich eine Person bezeichnet, die aufgrund eines Dienst- oder Werkvertrags Aufträge selbständig und in der Regel persönlich ausführt, ohne dabei Arbeitnehmer des Auftraggebers zu sein.

Um Arbeitsaufträge selbstständig auszuführen ohne Arbeitnehmer des Auftraggebers zu sein, benötigt man in Deutschland einen Gewerbeschein. Den kriegt man im Gewerbeamt (siehe hier) für etwas mehr als 30 Euro, nachdem man die Frage beantworet hat, welche Art von Leistungen man als Gewerbetreiber anbieten möchte.

Verträge mit dem Auftraggeber können sinnvoll sein, insbesondere wenn es sich um ein größeres Projekt handelt. Ich bin mit Handschlag allerdings bisher ganz gut gefahren. Wenn man seinem Auftraggeber nicht traut, kann man einfach immer am Ende des Monats eine Rechnung über die erbrachten Leistungen stellen, um sich abzusichern.

Das war’s formal eigentlich schon. Wenn da nicht das Finanzamt wäre. Nachdem man ein Gewerbe angemeldet hat, erhält man eine neue Steuernummer. Schließlich muss man die eingenommene Umsatzsteuer seiner Leistungen immer schön fleißig abführen. Je nachdem wie viel Umsatz man macht, muss man quartalweise oder sogar monatlich eine Umsatzsteuervoranmeldung machen. Das hört sich aber alles wilder an als es ist und wenn man Freibeträge nicht überschreitet, muss man das auch nur einmal jährlich machen.

Viel mehr gibt es gar nicht zu beachten, um ein formal anerkannter und rechtschaffender Freelancer in Deutschland zu sein. Wir können uns also den Dokumenten widmen, die für die eigentliche Projektarbeit wichtig sind:

VOM ANGEBOT ZUR RECHNUNG

Im Grunde genommen gibt es für die Projektarbeit nur zwei wichtige Dokumente, nämlich das Angebot und die Rechnung. Bei kleineren Projekten oder einer guten Vertrauensbasis zum Auftraggeber fällt oft sogar das Angebot weg. Die Zusage via Mail gibt ja schließlich auch eine gewisse Sicherheit.

Im Angebot steht alles drin, was für die Projektdefintion wichtig ist. Arbeitet ihr mit einem Vertrag, verweist dieser auf das Angebot, um das Projekt inhaltlich abzustecken. Ein klassisches Angebot beginnt mit der Ausgangssituation, gefolgt von der Projektzielsetzung, den zur Zielerreichung nötigen Projektmodulen bzw. Arbeitspaketen und den geschätzten Aufwänden sowie der Zeitplanung. In der Regel findet sich auch noch eine Vorstellung des Projektteams bzw. von euch. Angeobte kann man ganz knapp auf ein bis zwei Din A4-Blättern verfassen, dann sehen sie oft ähnlich aus wie eine Rechnung. Wenn es darum geht, sich überhaupt erstmal auf einen Projektansatz mit dem Kunden zu einigen, ist eine etwas ausführlichere Form auf mehreren Seiten empfehlenswert. Viele Beratungsunternehmen erstellen ihr Angebot mit PowerPoint anstelle von Word. Im Falle einer Pitch-Präsentation kann man die Angebotsslides so direkt über den Beamer an die Wand projizieren. Zudem sind „Briefing-Slides“ in der Regel besser lesbar als schnöde Word-Dokumente.

Je nachdem wie umfangreich eure Aufgabe ist, könnt ihr Arbeitsaufträge oft auch ohne Angebot nach mündlicher Absprache ausführen. Nicht verzichten dürft ihr jedoch auf eine Rechnung. Hier stehen verschiedene Pflichangaben drauf. Fortlaufende Kundennummer, Steuernummer, etc. sowie eine Übersicht eurer Leistungen, die der Kunde dann bezahlt. Wirklich ein tolles Gefühl eine Rechnung rauszuschicken und dann nach einigen Tagen den Betrag auf seinem Konto wiederzufinden 🙂 Viele Programme helfen bei der Rechnungsstellung. Beispielsweise hat auch Paypal einen Rechnungseditor implementiert. Ich benutzte sehr gerne die Webapp Lexoffice, die mir auch bei den Seuersachen hilft.

DER ERSTE KUNDE

Kommen wir – am Ende meiner Beitragsreihe – wohl zum entscheidensten und möglicherweise auch anspruchsvollsten Punkt: der Projektakquise. Hat man keinen Kunden, für den man ein Projekt durchführen kann, braucht man sich auch keinen Aufwand mit den zuvor beschriebenen Formalien machen. Der erste Kunde steht am Anfang, erst danach geht’s zum Gewerbeamt.

Glücklicherweise gibt es verschiedenste Wege, an Kunden zu gelangen. Möglicherweise gibt es jemanden in eurem privaten Umfeld, für den ihr einen Mehrwert erbringen könnt. Oder ihr habt gerade ein Praktikum absolviert und könnt euch vorstellen, für die Abteilung nach Praktikumsende als Freelancer weiter zu arbeiten. Auch vorteilhaft sind Studentenorganisationen wie z.B. die studentische Unternehmensberatung Consult One. Hier baut ihr nicht nur ein erstes Netzwerk zu potenziellen Kunden auf, bekommt eure ersten Projekte (dann allerdings nicht als Freelancer organisiert) vermittelt, sondern bekommt auch jede Menge nützlicher Kompetenzen vermittelt, die euch bei der Projektarbeit helfen.

Habt ihr den ersten Kunden, lässt der zweite oft nicht auf lange auf sich warten. Insbesondere Unternehmer in Braunschweig sind sehr gut vernetzt und anstelle zu googlen, fragen sie häufig ihre Unternehmerkollegen, mit wem diese zufriedenstellend zusammengearbeitet haben. Mit etwas Glück und guten bisherigen Projektergebnissen wird also auch euer Name demnächst im Braunschweiger Unternehmernetzwerk weitervermittelt.So einfach ist das 😉

Auf euer erstes Projekt als Freelancer! 🙂

Nachdem ich in meinem ersten Teil auf ein größeres Projekt eingegangen bin, möchte ich nun verschiedene weitere meiner Projekte als Freelancer anreißen. In meinem dritten Beitrag, werde ich dann über die organisatorischen Aufgaben des Freelancertums berichten.

CRM-PROJEKT IN DER ANBAHNUNG

Zurzeit habe ich ein Projekt in der Anbahnung, im Rahmen dessen ein Modegeschäft mit zwei Filialen verschiedene kundenbezogene Aspekte seines Unternehmens digitalisieren möchte. Die initiale Motivation auf mich zu zu kommen, waren Probleme, eine WordPressseite umzusetzen.Im anschließenden Telefonat stellte sich allerdings heraus, das die eigentliche Problematik deutlich höher liegt und eher die Strategie das Problem ist. Nur wenn man weiß, was der Fokus ist, kann man auch Entscheidungen treffen wie untergeordnete Aufgabenpakete ausgestaltet werden sollen. Im weiteren Verlauf des Gesprächs stellte sich heraus, dass Bedarf beim gesamten CRM des Kunden besteht. Das Management der Kundenakquise sowie der Erstkontakte sollten genauso berücksichtigt werden wie Aspekte im Bereich der Kundenbindung und Kundenweiterempfehlung. Ggf. sollte sogar ein Shop-System integriert werden. Um dieses Projekt so aufzusetzen, dass es für mich zeitlich realisierbar ist und für den Kunden bezahlbar, habe ich meinen Arbeitsansatz auf einigen Powerpoint-Slides veranschaulicht. Diese werden vor der eigentlichen Angebotsformulierung genutzt, um das Projekt mit dem Kunden grundsätzlich zu besprechen. Das erste Projektmodul umfasst einen Workshop, in dem wir die die Strategie detaillierter ausarbeiten und den Projektansatz spezifizieren.

EINE KLEINE WEBSITE

Bei kleineren Websites ist die konzeptionelle als auch technische Arbeit überschaubar, sodass das ganze Projekt von einer Person allein umgesetzt werden kann und lediglich einige Treffen mit dem Auftraggeber zur Reflexion der Zwischenergebnisse stattfinden. So geschehen, für einen selbstständigen Unternehmensberater. Er wollte bewusst einen kompakten Webauftritt haben, da seine Stärke schlanke und kompakte Strukturen sind. Auch technisch sollte nicht das Rad neu erfunden werden. Dennoch sollte die Website nach modernen Maßstäben umgesetzt werden und responsiv von verschiedenen Endgeräten dargestellt werden können. Außerdem sollte die User Experience durch ein paar Animationen aufgewertet werden. Der Clou: Die Überschriften der Seitenabschnitte bilden gemeinsam einen zusammenhängenden Text. Wenn man das Menü ausklappt, kann man diesen Text lesen und per Klick auf den jeweiligen Satz zu der entsprechenden Stelle auf der Website via Animation „gefahren“ werden.

FOLGEAUFGABEN

Am schönsten ist es, wenn mit Ende eines Projektes die Zusammenarbeit mit dem Kunden nicht vorbei ist und im besten Fall auf den zuvor erarbeiteten Ergebnissen aufgebaut wird. Dies ist der Fall bei dem Websiteprojekt aus dem ersten Post. Nach Veröffentlichung der Website und einigen Wochen Pausen stand als nächster Schritt an, anknüpfende Kommunikationskanäle zu entwickeln. Der erste Kanal basiert auf E-Mail-Verkehr. Um den Kundenmails ein ansprechendes und attraktives Äußeres zu geben, wurde ein HTML-Template aufgesetzt, das optisch der Website ähnelt.Je nach Kundengruppe verlinken die Mails der ersten Mailing-Kampagne auf unterschiedliche Landingpages der Website. Ein weiterer Kanal sind Messeflyer, die ich gerade entwickele. Eine der Landingpages wird auf dem Flyer kurz präsentiert. Der Auftraggeber nutzt den Flyer als erweiterte Visitenkarte. Er geht von Stand zu Stand und gibt sie entsprechenden Anpsprechpartnern. Der Flyer wirkt dann als Erinnerungsstütze und soll die Chance erhöhen, dass der Betrachter des Flyers die inhaltlich angerissene Landinpage aufruft.

Ich hoffe, ihr habt nun einen kleinen Einblick in meine Projekte erhalten, die ich als Freelancer neben dem Studium bearbeite. Vielleicht ist jemand von Euch auf den Geschmack gekommen und spielt selbst mit dem Gedanken als Freelancer tätig zu werden. Dass – aber auch wie das insbesondere für Studenten einfach möglich ist, stelle ich in meinem nächsten Post vor.

Hallo liebe Mitstreiter,

auch ich möchte euch von meinen uniexternen Tätigkeiten berichten. Meine Aktivitäten beschränken sich dabei nicht auf ein einziges Unternehmen. Als Freelancer akquiriere ich eigenständig Projekte bei verschiedenen Kunden. Der Themenbereich konzentriert sich auf Projekte im Bereich CRM und Internetmarketing. Dabei decke ich sowohl operative als auch strategische Aufgaben ab.In meinen drei Beiträgen möchte ich über verschiedene Projekte berichten (zweiter Post) aber auch über die Freelance-Tätigkeit an sich (dritter Post). Zuvor stelle ich euch in diesem Post ein größeres Projekt im Detail vor. Aber Stopp! Warum eigentlich Freelancing?!

WARUM FREELANCING?

Freelancing ist für mich ein Job-Modell, das speziell für Studenten viele Vorteile hat. Man kann arbeiten wann und wo man möchte. Die Bezahlung ist relativ gut. Auf der anderen Seite hat man aber auch keine Sicherheit, ob man in den nächsten Monaten genug Arbeit hat. In jedem Fall ist es eine spannende Alternative und ich freue mich, sollte ich die eine oder den anderen vom Freelancertum begeistern können. Alles was ihr braucht ist ein Gewerbeschein für etwas mehr als 30 Euro und nun ja… einen Kunden. Aber dazu später mehr.

BEIM KUNDEN

„Schön, dass so viele zum heutigen Workshop gekommen sind! In den nächsten zwei Stunden werden wir gemeinsam erarbeiten, was Euer Unternehmen im Kern ausmacht.“

So oder so ähnlich begann der initiale Workshop des Projekts zur Überarbeitung der Website eines Braunschweiger Softwareberatungsunternehmens . Der Webauftritt sollte komplett überarbeitet werden. Dabei sollte dieser nicht nur ein moderneres „Look and Feel“ erhalten, sondern auch inhaltlich näher an der Sprache des Kunden sein und das Unternehmen auf den Punkt bringen. In gewisser Weise hat eine Website auch immer die Funktion einer Strategiedefinition. Nur das sie öffentlich zugänglich ist und nicht in irgendwelchen Ordnern schlummert. Um das hinzukriegen, wurden am Projektanfang verschiedene Workshops auf strategisch/normativem Level durchgeführt, um wesentliche Aspekte der Marketingstrategie herauszuarbeiten. Darauf aufbauend konnte dann der „Makroflow“ in Form verschiedener Wireframes zur groben inhaltlichen Struktur der Website entwickelt werden. Im nächsten Schritt wurden diese dann in visuelle Designs und letztlich technisch mittels eines Content-Management-Systems umgesetzt. Außerdem wurden die verschiedenen Inhalte erarbeitet und eingetragen.

TEAMARBEIT

Glücklicherweise musste ich nicht alles alleine machen. In den Workshops war meine Rolle die eines Moderators. Die inhaltliche Arbeit wurde also in erster Linie von den Unternehmensvertretern selbst übernommen. Da die Website relativ umfangreich werden sollte, wurde die technische Umsetzung von einem anderen Freelancer übernommen, sodass ich mich außerhalb der Workshops ganz auf Konzepte, Design und Inhalte konzentrieren konnte. Zusätzlich wurde noch eine Agentur eingebunden, die Fotos für die Website von den Mitarbeitern aber auch von Braunschweig anfertigte.

ERGEBNIS

Am Ende des Projekts wurde eine neue Website veröffentlicht. Diese folgt nun einem neuen Ansatz, das Unternehmen zu präsentieren und hat ein komplett überarbeitetes visuelles Gewandt. Sie basiert auf dem Content-Management-System NEOS. Konzeptionell ist sie so aufgebaut, das weitere Kommunikationskanäle problemlos angeschlossen werden können, um die Customer Journey nach und nach zu vervollständingen. So wurden neun Landingpages implementiert, die bestimmte Themenbereiche präsentieren und sich an bestimmte Kundengruppen richten. Auf diese Themenseiten kann von E-Mails, Social Media, Flyern oder anderen Kanälen verlinkt werden. Die inhaltliche Besonderheit besteht darin, konsequent den Kunden (also die Kunden meines Kunden 😉 ) in den Vordergrund zu stellen. Es ist nicht mehr in erster Linie von den Leistungen und Kompetenzen des Auftraggebers die Rede sondern von Herausforderungen und Zielen des Kunden des Auftraggebers.

HERAUSFORDERUNGEN UND LESSONS LEARNED

Auch wenn das Projekt recht zügig begann und die ersten überwiegend konzeptionellen Arbeitspakete ruckzuck abgearbeitet waren, so kam das Projekt nach einigen Monaten doch etwas ins Stocken. Die Ursache: Das, wofür ein Unternehmen steht, so in Worte zu fassen, dass es allen Beteiligten gefällt, ist eine recht anspruchsvolle Aufgabe. Viele Treffen waren nötig, um gemeinsam die Texte zu schreiben und um die richtigen Formulierungen zu ringen. Zusätzlich wurde bei vielen konzeptionellen Dingen erst im Projektverlauf deutlich, wie sie final ausgestaltet werden sollten. Bereits getroffene Entscheidungen wurden so manchmal revidiert und auf Basis des gewonnenen Wissens neu entschieden. Eine weitere Herausforderung war die Rollendefinition im Projekt. War mein Selbstverständnis zunächst, vor allem als Webdesigner tätig zu sein, so wurde die Verantwortung sukzessive ausgeweitet und umfasste nach kurzer Zeit auch die Projektkoordination und -kommunikation. Meine Aufgabe war es beispielsweise auch mit dem Webentwickler zu sprechen und seine Arbeit zu planen und zu kontrollieren. Dieser Wandel der Rollendefinition führte in den ersten Phasen der Projektdurchführung zu dem einen oder anderen Konflikt. Nach offenen Aussprachen konnten sie aber schnell aus der Welt geräumt werden.Neben Erkenntnissen, wie man Projekte koordiniert, in Projekten kommuniziert, aber auch die operativen Aufgaben wie das Webdesign besser erledigen kann, ist es schön zu sehen, dass einem von anderen Projektbeteiligten persönliche Wertschätzung entgegen gebracht wird. Die beiden Geschäftsführer sind schon seit über 20 Jahren in der Branche tätig und waren dennoch bereit, Impulse von einem Studenten anzunehmen, der zum damaligen Zeitpunkt nicht einmal einen Bachelorabschluss hatte.

Die praktische Umsetzung der im Studium erworbenen Kenntnisse ist eins der wesentlichen Ziele meines Praktikums gewesen und war deswegen auch meine größte Erwartung an mein Praktikum. Welche Module des Studiums in meinem Büroalltag Anwendung fanden und welche weniger relevant waren, möchte ich im Folgenden erläutern.

Als großen Asset sehe ich meine Schwerpunktmodule: CRM-Prozesse, -Systeme und vertiefende Themen des CRMs. Sie halfen mir die Philosophie unserer Abteilung zu verstehen. Ich kannte bereits die Grundsäulen im CRM und die verschiedenen Prozesse, die es in CRM-Systemen typischerweise gab. Auch die Relevanz von Digitalisierung und der Informationsflut an Daten musste mir nicht erklärt werden. Durch die mir eingeprägte kundenorientierte Denkweise konnte ich in Meetings kluge Aspekte einbringen und verstand mich mit dem zuständigen Fachbereich des Vertriebs und Marketings sehr gut.

Auch das Modul „Projektmanagement“ war von hoher Relevanz für mich. Die Verantwortlichkeiten für die jeweiligen Arbeitspakete konnte ich erstellen, sowie ein Organigramm, eine Meilensteinplanung und einen wöchentlichen Statusbericht, den ich mit einem Ampel-System stets pflegte. Auch das Budget habe ich überwacht und eingehende Dienstleistungsvereinbarungen direkt berücksichtigt. Des Weiteren hat die Abteilung im Rahmen der Neuausrichtung die agile Arbeitsmethode „Scrum“ eingeführt, über das ich im Studium leider keinen Einblick erhalten habe. Im Bereich Software Engineering hätte ich mir daher gewünscht, dass mehr auf agile Methoden eingegangen worden wäre.

Ich habe während des Praktikums gemerkt, dass Volkswagen-Mitarbeiter eine eigene Art der Familie sind. Als Praktikant wird man gut aufgenommen und gleichberechtigt behandelt, was mir sehr gut gefallen hat. Sogar an abteilungsinternen Workshops durfte ich ebenfalls teilnehmen. Ein Workshop ist mir sehr gut in Erinnerung geblieben: Der zweitägige Scrum-Workshop. Es ist bei weitem nicht selbstverständlich, dass Praktikanten an solchen Gelegenheiten teilnehmen dürfen und ich bin VW über diese Gelegenheit der Weiterbildung dankbar.

So vollkommen eingebunden hat man die Chance an seinen Herausforderungen zu wachsen. Allerdings habe ich mich oft in Situationen einarbeiten müssen, von denen niemand in der Abteilung die Prozessabläufe kannte oder habe Aufgaben übernehmen müssen, welche meine Befugnisse eventuell überstiegen.

Abschließend lässt sich sagen, dass ich sechs spannende und lehrreiche Monate in der IT der Volkswagen AG hatte. Mein Studium war hierfür eine gute Basis, um mir das benötigte Wissen anzueignen. Die theoretischen Ansätze habe ich dann praktisch im Zusammenspiel von Wirtschaft und Informatik erleben dürfen. Außerdem hatte ich die Möglichkeit in der Zeit viele berufliche Kontakte zu knüpfen, die mir sicherlich in meiner weiteren beruflichen Zukunft von Vorteil sein können. Besonders der tägliche Umgang mit verschiedenen Hierarchieebenen und externen Mitarbeitern hat mir geholfen, meine Kommunikationsfähigkeit zu verbessern und mein selbstbewusstes Auftreten zu stärken. Das Praktikum war somit eine wichtige Erfahrung für mich, in der ich vieles gelernt habe.