Wirtschaftsinformatik in der Praxis

Moin,

während meines Praktikums habe ich in einem Referat des IuKs gearbeitet, welches für die Entwicklung und den Support der in der Finanzverwaltung verwendeten Bürokommunikationssoftware zuständig ist.

In der Finanzverwaltung wird überwiegend OpenOffice verwendet und aktuell wird auf LibreOffice umgestellt. Schriftverkehr und Dokumentenbearbeitung stellt einen wesentlichen Teil der Arbeit in den Finanzämtern und dem LStN dar. Den Ämtern steht dabei eine umfangreiche digitaler Vorlagenschrank mit Office-Vorlagen zur Verfügung. Zur Verwaltung und zum Abruf dieser Vorlagen hat das Office-Team das Java-Office-System (JOSy) entwickelt. Dieses ermöglicht es Vorlagen abzurufen und diese mit Grunddaten, wie Adressen von Steuerpflichtigen, Finanzämtern und anderen Behörden automatisch zu befüllen. Dieses Tool zeigt sich durch ein paar zusätzliche Buttons in OpenOffice bzw. später LibreOffice für die User. Sie können Vorlagen abrufen, mit Daten befüllen, Autotexte einfügen oder selbst Vorlagen einstellen.

Eine weitere Kooperation zwischen den Finanzverwaltungen der Bundesländer ist der Nordverbund, welchem Niedersachsen angehört. Ziel des Nordverbundes ist es, IT-Systeme innerhalb des Verbundes schrittweise zu vereinheitlichen, um so Aufwand und Kosten zu sparen. Im Nordverbund wird ein Terminalsystem verwendet, für welches die Server zentral von einer externen Firma betrieben werden. Niedersachsen hat jedoch noch nicht alle Vorgänge zu dieser Firma ausgelagert und verwendet aktuell noch ein Client-Server-System.

Im Rahmen eines großen Projektes, wird in der niedersächsischen Finanzverwaltung von einem Clients-Server-System auf ein Terminalsystem für alle Finanzämter umgestellt. Für diese Umstellung müssen sämtliche Frontendanwendungen Citrix fähig sein bzw. werden.

LibreOffice ist bereits Citrix fähig, aber das JOSy nicht und hier beginnt meine Tätigkeit.

Im Rahmen eines neuen Projektes soll eine JOSy-Version entwickelt werden, welche Citrix fähig ist. Daneben muss das Bürokommunikationssystem mit anderen Anwendungen in einer Citrix-Umgebung kommunizieren und Daten verarbeiten. Um diese Änderungen umzusetzen, sollte ich die Auftragsklärung des Projektes übernehmen und den Projektantrag erstellen. Ich habe vorbereitende Tätigkeiten, wie eine Umfeldanalyse und die daraus resultierende Steakholder- und Risikoanalyse erstellt. Im Rahmen meiner Tätigkeit kam ich mit anderen Bereichen des LStN und dem Projektteam zur Infrastrukturumstellung, sowie der externen Firma in Kontakt und konnte gute Einblicke in das Projektmanagement und die Arbeitsweisen des Referates erhalten.

Bis dann,

Carola

Moin,

mein Name ist Carola und ich studiere Wirtschaftsinformatik im Master. In meinen Blogeinträgen möchte ich euch von meinem Praktikum in der Abteilung für Information und Kommunikation (IuK) des Landesamtes für Steuern Niedersachsen (LStN) berichten.

In meinem ersten Blogeintrag werde ich euch erläutern wie ich zu dem Praktikum kam und was IT in der Finanzverwaltung mit Föderalismus zu tun hat. In meinem zweiten Eintrag schildere ich euch dann, was ich in meinem Praktikum in der Finanzverwaltung gemacht habe.

Ich habe 2018 mein duales Studium bei der Niedersächsischen Finanzverwaltung auf der Steuerakademie Niedersachsen abgeschlossen und arbeite seitdem in der Körperschaftsteuerstelle des Finanzamtes Braunschweig-Altewiekring. Jetzt wird sich der eine oder andere fragen, was die Veranlagung von GmbHs, GmbHs & Co. KGs, GbRs und Gesellschaftern mit Wirtschaftsinformatik zu tun hat. Für diese Veranlagungstätigkeiten arbeiten Finanzbeamte mit einer Vielzahl von Programmen.

Die Abteilung IuK ist für die Betreuung der IT-Systeme der Finanzämter, des Landesamtes für Steuern Niedersachsen und der Steuerakademie zuständig.

Für die Infrastruktur zur Erfüllung der hoheitlichen Aufgaben ist jedes Bundesland auf Grund unseres föderalen Systems selbst verantwortlich. Es gibt jedoch Zusammenschlüsse und Kooperationen von allen oder mehreren Bundesländern zur Entwicklung und Bereitstellung der IT-Systemen. Einer dieser Zusammenschlüsse umfasst alle 16 Bundesländer und den Bund: KONSENS (Koordinierte Neue Software-Entwicklung der Steuerverwaltung). Alle Bundesländer liefern im Rahmen dieses Zusammenschlusses Anforderungen und die Bundesländer Baden-Württemberg, Bayern, Hessen, Niedersachsen und Nordrhein-Westfalen entwickeln die Software. Weiteres dazu könnt ihr unter www.steuer-it-konsens.de nachlesen.

Es gibt jedoch auch Aufgaben, die nicht im Rahmen von KONSENS erledigt werden. Also für die jedes Bundesland selbst entscheidet, wie vorgegangen, eingekauft oder entwickelt wird. Dazu zählen die Bürokommunikationsanwendungen und die Hardware. Warum das für meine Tätigkeit im Praktikum wichtig ist und was ich gemacht habe, erfahrt Ihr in meinem zweiten Blogeintrag.

Bis zum nächsten Eintrag,

Carola

Hallo zusammen,

da bin ich wieder, mit dem letzten Teil zu den Erfahrungen meines Praktikums bei der DB Fernverkehr. Im letzten Teil möchte ich auf die Organisatorischen- und Managementaufgaben meines Praktikums eingehen. Während des Praktikums habe ich quasi als Assistenz des Abteilungsleiters fungiert. Dazu gehörten Tätigkeiten wie Teilnahme an Mitarbeiter- und Teamgesprächen, aber auch organisatorische Aufgaben in Bezug auf den Umzug in neue Räumlichkeiten, den die Abteilung kurz vor meinem Start durchgeführt hat. Dabei gab es noch einige Dinge zu klären, die ich eigenständig im Namen meines Chefs übernommen habe. Ein solches Projekt war, dass ich für die Installation eines Touch-Monitors für den Konferenzraum verantwortlich war. Dieser Monitor wurde bereits im Vorfeld bestellt, kam durch Lieferschwierigkeiten jedoch erst zur Mitte meines Praktikums an. Ich war sowohl für die Organisation der Montage, als auch die Installation des Gerätes verantwortlich. Die Montage verlief dabei problemlos, während die Installation wesentlich problematischer war. Das Problem bestand darin, dass der Monitor nicht an das Wlan angeschlossen werden konnte, da es nicht zu den von der IT-Abteilung zulässigen Geräten zählte. Demnach musste ich einen Weg finden, wie das (enorm teure) Gerät dennoch benutzt werden konnte. Nach unzähligen Telefonaten, ob es denn nicht möglich wäre, das Gerät doch ins Wlan zu bringen, kamen wir bei der Lösung an, dass das Gerät nicht kabellos genutzt werden kann und der Leiter der Konferenz, nicht an der Stirnseite sitzen kann, wenn dieser gleichzeitig etwas präsentieren will.

Diese Aufgabe zeigt eine weitere Besonderheit in der Bürokratie von Großkonzernen. Fraglich ist auch, warum es möglich ist ein nicht abgesegnetes Gerät zu bestellen oder, wenn diese Möglichkeit besteht, warum es keine Möglichkeit gibt, Ausnahmen nach hinreichender Prüfung zu gewährleisten.

Durch meine Teilnahme an Mitarbeiter- und Teamgesprächen habe ich die Tätigkeiten eines Teamleiters näher kennen lernen dürfen. Hierbei ging es zum Teil um Teamdynamiken, aber auch um problematische Prozesse und mögliche Verbesserungsvorschläge, die vom Team selbst erarbeitet werden sollten. Anschließend haben mein Chef und ich die Gespräche analysiert und geschaut, welche Punkte zufriedenstellend bearbeitet wurden und an welchen Stellen ein weiteres Gespräch notwendig sein könnte. Ebenso habe ich einen modernen Führungsstil kennen lernen können, der den Kollegen die Autonomie gibt, ihren Arbeitsplatz selber zu gestalten. Gleichzeitig habe ich aber auch mitbekommen, dass nicht alle Kollegen von diesem Führungsstil begeistert sind und an dieser Stelle lieber klare Anweisungen bekommen würden. Dabei konnte ich eine gewisse Korrelation mit dem Beamtenstatus feststellen.

Bezüglich des Umzugs kamen weitere Aufgaben auf mich zu, wie beispielsweise fehlende Möbel oder falsch bestellte Möbel. Hierbei stand ich in engem Kontakt mit einer Kollegin von der DB Immobilien, die für die Innenausstattung der Arbeitsplätze verantwortlich ist. Gemeinsam hatten wir viele Telefonate mit den externen Dienstleistern bezüglich der Möblierung. Hier habe ich den zuvor genannten Teamgeist zwischen den unterschiedlichen Tochterunternehmen des DB Konzerns spüren können.

Zu guter Letzt möchte ich noch auf ein paar Aufgaben zu sprechen kommen, die als typische Praktikantenarbeit angesehen werden können und die auch Teil meines Praktikums waren, bevor ich mit einem allgemeinen Fazit aufhöre. Zu diesen Aufgaben gehörte das stumpfe Verteilen von Informationen in die Postfächer der Tfs, Anfragen für die Verfügbarkeit des Konferenzraums (beispielsweise vom Betriebsrat) prüfen und freigeben oder das Eintragen von geleisteten Stunden aus einer Datenbank in eine andere, da diese (noch) nicht verbunden sind (kein ERP System wie SAP, die Software hierfür stammt immer noch aus den 90ern).

Als generelles Fazit kann ich ein Praktikum bei der DB Fernverkehr nur empfehlen. Man kriegt ein breites Spektrum an Aufgaben mit und hat die Möglichkeit zu sehen, welche Art von Arbeit einem besser liegt. Zudem erhält man einen Einblick in die Abläufe eine Großkonzerns, der sich von KMUs wesentlich unterscheidet. Ebenso hat man die Möglichkeit sein Skillset zu erweitern (in meinem Fall Programmierung mit VBA). Zuletzt bekommt man einen faszinierenden Eindruck in das Alltagsgeschäft eines allgegenwärtigen Unternehmens (beispielsweise weiß ich jetzt, was in den Katakomben des Hannover HBFs stattfindet).

Das wars dann auch mit meiner Berichterstattung. Für Fragen stehe ich unter der Mail vom ersten Blogeintrag zur Verfügung.

Viel Erfolg bei euren Praktika,

Leon

Hallo zusammen,

da bin ich wieder mit dem zweiten Teil meiner Beschreibung meines Praktikums bei der DB Fernverkehr. In diesem Teil möchte ich auf die IT-Aufgaben eingeben, die mich während des Praktikums beschäftigt haben.

Zunächst möchte ich erwähnen, dass meine Abteilung fachlich nichts mit IT zu tun hat. Ein zentraler Teil meines Praktikums war es, zu überprüfen, in welchen Bereichen Digitalisierung möglich ist und diese umzusetzen. Der DB Konzern einen eigenen IT-Dienstleister hat und die genutzten Systeme zentral gesteuert werden, war von vornherein klar, dass es eher um kleinere Projekte geht, die den Arbeitsablauf vereinfachen.

Was waren also meine Aufgaben? Zum Einen, war ich der zentrale Ansprechpartner für alle Fragen bezüglich IT. Dazu gehört auch, dass ich den IT-Dienstleister angerufen habe, wenn ein Drucker ausgefallen ist. Haupsächlich ging es hier aber um Probleme mit den typischen Office Anwendungen (Word, Excel, Powerpoint). Die Verbindung zwischen dem Tf Bereich und dem Service Center für die Tfs ist sehr eng, sodass die Tfs (ca. 200 Personen in Hannover und Hamburg) und meine Kollegen sich alle persönlich kennen. Es ist durchaus üblich, dass ein Tf nach ein paar Jahren in das Service Center wechselt. Von meinen Kollegen war auch fast jeder bereits als Tf tätig. Da Tfs auch gerne über Quereinstiege zur Bahn kommen und in der Ausbildung Office-Programme nicht auf dem Lehrplan stehen, ist das durchschnittliche technologische Verständnis eher gering. Viele planungstechnische Aufgaben werden noch mit Stift und Zettel durchgeführt und wenn eine Excel-Mappe benutzt wird, dann werden selten Shortcuts genutzt.

Somit habe ich viel Zeit damit verbracht, den Kollegen die Basics der Office Nutzung beizubringen. Um ein Beispiel zu nennen, gab es jeden Monat eine Tabelle, in der die Minusstunden von Tfs aufgeführt werden. Diese Tabelle wird zentral erstellt und der Zugriff wird unserer Abteilung gewährt. Aus einem mir unverständlichen Grund steht das Minus hinter der Zahl und nicht vor der Zahl, also: „20-„ anstelle von „-20“. Ein Kollege hat also jeden Monat eine halbe Stunde damit verbracht, die Minuszeichen umzudrehen, anstatt die Spalte auszuwählen und das Format zu ändern. Glücklicherweise werden immer mehr Schulungen für diese Art von Problem zentral vom Konzern angeboten.

Um das Problem von Stift und Papier zu bekämpfen, habe ich in Zusammenarbeit mit den Kollegen versucht Excel-Tabellen zu erstellen, die diese Nutzen können um unterschiedliche Prozesse zu unterstützen. Diese Excel-Dateien waren entweder Formel gestützt oder, wie in den meisten Fällen mit VBA programmiert. Ein einfaches Beispiel für die Nutzung von Formeln ist die Überwachung davon, welcher Azubi von welchem Fahrtrainer eine Fahrt zugeteilt bekommen hat. Dafür habe ich eine Datenbank der Fahrtrainer erstellt, diese konnten dann per Dropdown Menü ausgewählt werden und die restlichen Informationen wurden automatisch aus der Datenbank gezogen.

Etwas komplexer wurde es bei einer Liste für die Materialverwaltung. Hier ging es um eine Liste, bei der die Kollegin die Lagerbestände von unterschiedlichen Materialien abbilden konnte. Dabei lag der Fokus auf einer dynamischen Liste, die um eine beliebige Anzahl von Artikeln erweitert werden konnte. Zusätzlich zur Art, wurde auch die aktuelle und ideale Anzahl der Artikel abgebildet und aus der Differenz, die zu bestellende Anzahl von Artikeln berechnet, um eine schnelle Übersicht zu haben. Zusätzlich haben alle Mitarbeiter, die Materialien ausgeben können Zugriff auf diese Liste und tragen ein, sobald sie einen Artikel entnehmen. Dieser Verlauf wird auch abgebildet, um den Flow der Materialien verfolgen zu können.

Eine Auffäligkeit der Kollegen war, dass häufig unterschiedliche Schreibweisen für die Namen der Tfs genutzt wurden. Um dieses Problem vorzubeugen, habe ich das FuzzyWuzzy Modul von Python für die ungenaue Suche in VBA umgeschrieben, um Fälle wie „Rene“ oder „René“ abfangen zu können. Dies war rückblickend nicht unebdingt notwendig, aber hat mir sehr viele Einblicke in die Programmierung mit VBA gegeben.

Insgesamt habe ich ca. 15 Exceltabellen erstellt, von denen mehr als die Hälfte zum Teil mit VBA programmiert sind. Durch dies Arbeit konnte ich meine Fähigkeiten mit VBA enorm verbessern und einen neuen Blick auf die Mächtigkeit von Excel bekommen. Persönlich kann ich jedem empfehlen, diesen Skill zu lernen, da viele Aufgaben vereinfacht werden können und man seinen Kollegen helfen kann. Intuitiv finde ich es auch leichter mit VBA zu automatisieren, im Vergleich zu Formeln, da diese zum Teil extrem verschachtelt werden. Dennoch solltet ihr beide Tools nutzen können, da einige Aufgaben schneller und einfacher mit Formeln gelöst werden können. Ebenso ist ein Praktikum die perfekte Gelegenheit, theoretisches Wissen in der Praxis umzusetzen und ehrliches Feedback von Anwendern zu bekommen, anstatt nur Beispielprobleme zu lösen.

Das war ein Einblick in die IT-Tägtigkeiten, die ich während des Praktikums durchgeführt habe. Im nächsten Eintrag komme ich auf die weiteren Tätigkeiten zu sprechen, die mehr mit dem Wirtschaftsteil von Wirtschaftsinformatik zu tun haben.

Bis zum nächsten Mal,

Leon

Hallo zusammen,

in den folgenden Blogeinträgen möchte ich euch von meinem Praktikum bei der DB Fernverkehr berichten. Die Blogeinträge teilen sich dabei in die folgenden Abschnitte. Zunächst möchte ich von der Arbeit und dem Umfeld in einem Großkonzern berichten, anschließend werde ich die IT-Aufgaben und Herausforderungen einer nicht-IT Abteilung beschreiben. Zu guter Letzt möchte über die Organisations- Personal- und Managementaufgaben während meines Praktikums berichten.

Zunächst also das Arbeitsumfeld eines Großkonzerns. Meine Abteilung war das Service Center Tf in Hannover und Hamburg. Die Service Center Tf sind in mehreren Standorten über Deutschland verteilt und beschäftigen sich mit der Planung und Disposition der Triebfahrzeugführer zu den einzelnen Zugfahrten. Insgesamt existieren sechs solcher Abteilungen, bei denen ich über die Zeit hinweg, ein relatives geringes Maß an Absprache feststellen konnte. Die Aufgaben sind im Prinzip überall dieselben, die Arbeitsprozesse unterscheiden sich hierbei jedoch sehr stark, auch innerhalb der Abteilung Hannover/Hamburg, die vor ca. zwei Jahren von meinem Chef, der gleichzeitig Abteilungsleiter war übernommen wurde.

Allgemein konnte ich, das in der Organisationsvorlesung beschriebene, Silodenken aus erster Hand beobachten. Zwischen Hannover und Hamburg herrschte grundsätzlich eine harmonische Stimmung, jedoch gab es innerhalb der Abteilung bereits Reibereien bezüglich der Verantwortlichkeiten für einige Aufgaben. Das eigentliche Silodenken, konnte ich jedoch zwischen den Abteilungen beobachten. Zum besseren Verständnis, möchte ich kurz auf den Aufbau des DB Konzerns eingehen. Der DB Konzern verfügt über eine Vielzahl von Tochterunternehmen, die jeweils für einen eigenen Bereich verantwortlich sind. Beispielsweise ist die DB Fernverkehr für die eigentlichen Zugfahrten verantwortlich, die DB Services sind für Reinigung der Büros und Bahnhöfe verantwortlich und die DB Netz ist für den Ausbau und die Wartung der Infrastruktur (sprich Gleise) verantwortlich. Genau diese Struktur ist es auch, die das Silodenken fördert. Während meines Praktikums, hat die DB Netz vom Staat eine beträchtliche Summe zum Ausbau des Schienennetzes erhalten, sodass eine Vielzahl von Baustellen aufgebaut wurden. Für die DB Fernverkehr bedeutet dieses erhöhte Aufkommen von Baustellen jedoch viel Ärger, da Triebfahrzeugführer zunächst eine bestimmte Anzahl an Strecken in Begleitung fahren müssen, um diese anschließend alleine fahren zu dürfen. Durch die Baustellen müssen Umleitungen genutzt werden, die seltener genutzt werden und somit zusätzliche Restriktionen und der Disposition der Tfs darstellen und die Arbeit erschweren.

Abseits dieser Silodenkweise, konnte ich ein weiteres Phänomen beobachten, nämlich eine schwankende Arbeitsbelastung der Kollegen. Das dynamische und unvorhersehbare Arbeitsumfeld sorgt dafür, dass die Arbeitsbelastung von sehr ruhigen Wochen, in denen alles glatt lief und extrem intensiven Wochen, in denen besonders viele Herausforderungen durch Baustellen (beispielsweise eine Bombenentschärfung am Hamburger HBF) anfielen. In den ruhigen Wochen war die Arbeitsbelastung merksam geringer, während in den intensiven Wochen durchaus viele Überstunden entstanden sind und ich den Kollegen den Stress merklich ansehen konnte. Diese Schwankung wird versucht durch Vertreter, die in solchen Wochen einspringen auszugleichen, stellt sich aber durch die unvorhersehbare Natur der Aufgabe als schwierig dar.

Soviel zu den negativen Aspekten die mir aufgefallen sind. Ich möchte an dieser Stelle betonen, dass mir das Praktikum sehr viel Spaß gemacht, mich sehr viel gelehrt und mir einen faszinierenden Einblick in die Machenschaften eines solchen gesellschaftlich polarisierenden und wichtigen Unternehmens gegeben hat. Ebenso überwiegen diese positiven Aspekte die negativen. Mit dem vorherigen Abschnitt, wollte ich jedoch hervorheben, dass die Arbeit in einem Großkonzern durchaus einige Besonderheiten mit sich bringt.

Für eine faire Darstellung möchte ich folgend einmal die positiven Aspekte darstellen.

Der wichtigste Aspekt ist der freundlich-familiäre und respektvolle Umgangston in der Abteilung, aber auch abteilungsübergreifend. Im dritten Blogeintrag, gehe ich noch einmal spezifischer darauf ein, aber sobald es einen abteilungsübergreifenden Kontakt mit externen Dienstleistern gibt, merkt man, dass trotz der Aufteilung in Tochterunternehmen ein gemeinsamer Teamspirit da ist und es wird versucht, sich gegenseitig nach Möglichkeit zu unterstützen. Ebenso ging es bei Auseinandersetzungen in den allermeisten Fällen um fachliche Themen, ohne Kollegen persönlich anzugreifen. Zudem habe ich gemerkt, dass die Kollegen sich durchaus über das Silodenken bewusst sind und versuchen die jeweils andere Abteilung zu verstehen.

Weiterhin kann ich nur positiv über die Arbeitsmoral der Kollegen sprechen, die insbesondere während den intensiven Arbeitsmomenten ihr bestes geben, um zu garantieren, dass die Züge nicht noch später kommen, als ohnehin schon der Fall ist. Innerhalb des Unternehmens sind sich die Leute selbstverständlich auch über das Image der DB bewusst, aber verstehen, dass die komplexe Natur der Aufgabe, ideale Pünktlichkeit nicht möglich macht. Mir persönlich, hat das Praktikum ebenso ein neue Sicht auf die Verspätungen der Deutschen Bahn gegeben. Einerseits habe ich einen Einblick in die Komplexität der Aufgaben bekommen, andererseits und dazu im zweiten Teil des Blogs mehr, existiert Verbesserungspotenzial durch Einsatz moderner Technologien.

Einen weiteren positiven Aspekt, den ich erwähnen möchte, ist die Aufgabenvielfalt, die ich in meinem Praktikum hatte. Durch die vielen Schnittstellen mit anderen Abteilungen und externen Dienstleistern, sowie dem engen Kontakt mit dem Abteilungsleiter, habe ich sowohl Organisatorische-, Technische- als auch Managementaufgaben mit ansehen und lösen können.

Zu guter Letzt möchte ich auf meinen Chef eingehen, in dessen Führungsstil ich viele Inhalte aus der Teammanagement Vorlesung wiederfinden konnte. Angefangen vom Verändern der Fehlerkultur, bis hin zum Einführen von modernen Technologien, ist eindeutig zu sehen, dass DB versucht, talentierte Mitarbeiter in die Führungspositionen zu holen und gleichzeitig versucht, die Kultur und Arbeitsprozesse zu modernisieren, auch wenn das in einem Großkonzern zum Teil langsam vorangeht, insbesondere, wenn es sich um ein Quasi-Monopol handelt.

Somit erstmal meine Eindrücke zum Praktikum allgemein. Im nächsten Eintrag gehe ich wie eingangs erwähnt, auch die IT-Aufgaben, aber auch auf den aktuellen Stand der IT bei DB ein. Für Fragen könnt ihr mir gerne eine Mail schicken (l.moyseevich@tu-braunschweig.de)

Bis dann,

Leon