Hallo zusammen,
da bin ich wieder mit dem zweiten Teil meiner Beschreibung meines Praktikums bei der DB Fernverkehr. In diesem Teil möchte ich auf die IT-Aufgaben eingeben, die mich während des Praktikums beschäftigt haben.
Zunächst möchte ich erwähnen, dass meine Abteilung fachlich nichts mit IT zu tun hat. Ein zentraler Teil meines Praktikums war es, zu überprüfen, in welchen Bereichen Digitalisierung möglich ist und diese umzusetzen. Der DB Konzern einen eigenen IT-Dienstleister hat und die genutzten Systeme zentral gesteuert werden, war von vornherein klar, dass es eher um kleinere Projekte geht, die den Arbeitsablauf vereinfachen.
Was waren also meine Aufgaben? Zum Einen, war ich der zentrale Ansprechpartner für alle Fragen bezüglich IT. Dazu gehört auch, dass ich den IT-Dienstleister angerufen habe, wenn ein Drucker ausgefallen ist. Haupsächlich ging es hier aber um Probleme mit den typischen Office Anwendungen (Word, Excel, Powerpoint). Die Verbindung zwischen dem Tf Bereich und dem Service Center für die Tfs ist sehr eng, sodass die Tfs (ca. 200 Personen in Hannover und Hamburg) und meine Kollegen sich alle persönlich kennen. Es ist durchaus üblich, dass ein Tf nach ein paar Jahren in das Service Center wechselt. Von meinen Kollegen war auch fast jeder bereits als Tf tätig. Da Tfs auch gerne über Quereinstiege zur Bahn kommen und in der Ausbildung Office-Programme nicht auf dem Lehrplan stehen, ist das durchschnittliche technologische Verständnis eher gering. Viele planungstechnische Aufgaben werden noch mit Stift und Zettel durchgeführt und wenn eine Excel-Mappe benutzt wird, dann werden selten Shortcuts genutzt.
Somit habe ich viel Zeit damit verbracht, den Kollegen die Basics der Office Nutzung beizubringen. Um ein Beispiel zu nennen, gab es jeden Monat eine Tabelle, in der die Minusstunden von Tfs aufgeführt werden. Diese Tabelle wird zentral erstellt und der Zugriff wird unserer Abteilung gewährt. Aus einem mir unverständlichen Grund steht das Minus hinter der Zahl und nicht vor der Zahl, also: „20-„ anstelle von „-20“. Ein Kollege hat also jeden Monat eine halbe Stunde damit verbracht, die Minuszeichen umzudrehen, anstatt die Spalte auszuwählen und das Format zu ändern. Glücklicherweise werden immer mehr Schulungen für diese Art von Problem zentral vom Konzern angeboten.
Um das Problem von Stift und Papier zu bekämpfen, habe ich in Zusammenarbeit mit den Kollegen versucht Excel-Tabellen zu erstellen, die diese Nutzen können um unterschiedliche Prozesse zu unterstützen. Diese Excel-Dateien waren entweder Formel gestützt oder, wie in den meisten Fällen mit VBA programmiert. Ein einfaches Beispiel für die Nutzung von Formeln ist die Überwachung davon, welcher Azubi von welchem Fahrtrainer eine Fahrt zugeteilt bekommen hat. Dafür habe ich eine Datenbank der Fahrtrainer erstellt, diese konnten dann per Dropdown Menü ausgewählt werden und die restlichen Informationen wurden automatisch aus der Datenbank gezogen.
Etwas komplexer wurde es bei einer Liste für die Materialverwaltung. Hier ging es um eine Liste, bei der die Kollegin die Lagerbestände von unterschiedlichen Materialien abbilden konnte. Dabei lag der Fokus auf einer dynamischen Liste, die um eine beliebige Anzahl von Artikeln erweitert werden konnte. Zusätzlich zur Art, wurde auch die aktuelle und ideale Anzahl der Artikel abgebildet und aus der Differenz, die zu bestellende Anzahl von Artikeln berechnet, um eine schnelle Übersicht zu haben. Zusätzlich haben alle Mitarbeiter, die Materialien ausgeben können Zugriff auf diese Liste und tragen ein, sobald sie einen Artikel entnehmen. Dieser Verlauf wird auch abgebildet, um den Flow der Materialien verfolgen zu können.
Eine Auffäligkeit der Kollegen war, dass häufig unterschiedliche Schreibweisen für die Namen der Tfs genutzt wurden. Um dieses Problem vorzubeugen, habe ich das FuzzyWuzzy Modul von Python für die ungenaue Suche in VBA umgeschrieben, um Fälle wie „Rene“ oder „René“ abfangen zu können. Dies war rückblickend nicht unebdingt notwendig, aber hat mir sehr viele Einblicke in die Programmierung mit VBA gegeben.
Insgesamt habe ich ca. 15 Exceltabellen erstellt, von denen mehr als die Hälfte zum Teil mit VBA programmiert sind. Durch dies Arbeit konnte ich meine Fähigkeiten mit VBA enorm verbessern und einen neuen Blick auf die Mächtigkeit von Excel bekommen. Persönlich kann ich jedem empfehlen, diesen Skill zu lernen, da viele Aufgaben vereinfacht werden können und man seinen Kollegen helfen kann. Intuitiv finde ich es auch leichter mit VBA zu automatisieren, im Vergleich zu Formeln, da diese zum Teil extrem verschachtelt werden. Dennoch solltet ihr beide Tools nutzen können, da einige Aufgaben schneller und einfacher mit Formeln gelöst werden können. Ebenso ist ein Praktikum die perfekte Gelegenheit, theoretisches Wissen in der Praxis umzusetzen und ehrliches Feedback von Anwendern zu bekommen, anstatt nur Beispielprobleme zu lösen.
Das war ein Einblick in die IT-Tägtigkeiten, die ich während des Praktikums durchgeführt habe. Im nächsten Eintrag komme ich auf die weiteren Tätigkeiten zu sprechen, die mehr mit dem Wirtschaftsteil von Wirtschaftsinformatik zu tun haben.
Bis zum nächsten Mal,
Leon