Wirtschaftsinformatik in der Praxis

Im letzten Teil meines Berichts will ich nochmal die Vielseitigkeit meines Praktikums hervorheben. Da ich im Projektmanagement tätig war, hatte ich viel im strategischen und taktischen Bereich des Behältermanagements zu tun. Etwa zur Mitte meines Praktikums, als ich bereits einen guten Überblick über das Projekt und im Speziellen das System hatte, erhielt ich die Möglichkeit eines Einblicks in die Operative. Zur Einführung des Systems war eine Info-Mail eingeführt worden an die sich Lieferanten und Mitarbeiter wenden konnten, wenn Sie Probleme jeglicher Art mit dem System hatten. Die Betreuung dieser Info-Mail wurde mir übertragen, sodass ich als Bindeglied zwischen den Benutzern und den Betreibern des neuen Systems fungierte.

Hierbei galt es als erstes die gemeldeten Probleme zu kategorisieren. Handelte es sich um ein Verständnisproblem, einen Anwendungsfehler, falsche Stammdaten oder technische Schwierigkeiten? Im Laufe der Zeit entwickelte ich einen Lösungskatalog, der es mir ermöglichte zahlreiche Anfragen selbstständig zu lösen und so schnell Hilfe anzubieten.

Bei einigen Problemen galt es den richtigen Ansprechpartner ausfindig zu machen und diesem das Problem darzustellen und zu übergeben. Diese Fälle mussten entsprechend nachverfolgt werden, um die Bearbeitung sicherzustellen.

Ein wichtiger Teil der Arbeit war es, die neu eingeführten Prozesse zu schulen und deren Einhaltung zu forcieren. Aufgrund der Fülle an neuen Aufgaben kam es mitunter zu nicht autorisierten Prozessen, die in der Folge zu Verwirrung und nicht abgestimmtem Verhalten geführt haben. Hier habe ich die Prozesse häufig nochmal mit den Prozessteilnehmern besprochen. In diesem Rahmen kamen auch etwaige Prozesslücken auf, die es zu schließen galt, was ich dann in Absprache mit den Beteiligten getan habe.

Zusammenfassend kann ich sagen, dass meine Zeit bei BMW im Praktikum mich sowohl fachlich als auch methodisch stark vorangebracht hat. Neben den Kenntnissen und Mechanismen des Behältermanagements, habe auch mein logistisches Wissen aufgefrischt und neue Aspekte kennengelernt. Zudem habe ich erste Erfahrungen im Projektmanagement gesammelt, was mir vor allem aufgrund der Vielseitigkeit der Aufgaben und der Vernetzung mit anderen Abteilungen Spaß gemacht hat. Ich kann es jedem nur empfehlen im Rahmen seines Studiums praktische Erfahrungen zu sammeln. Nicht nur hat man die Möglichkeit an der Universität gelehrte und gelernte Konzepte in der Praxis zu sehen und anzuwenden. Man sieht auch, dass viele genutzte Werkzeuge entweder Abwandlungen vorhandener Ideen sind oder aus eigenen Überlegungen von Mitarbeitern entstehen. Somit erfährt man Dinge, die das universitäre Studium nicht abdecken kann. Auch die Art der zu lösenden Probleme und die Schritte, die man unternehmen muss, um sie zu lösen, macht einen um viele Erfahrungen reicher.

Als kleine Orientierung will ich euch noch die Vorlesungen aus meinem Masterstudium nennen, die im Praktikum besonders hilfreich waren. Gerade vor dem Hintergrund meines logistischen Praktikums war die Vertiefung Produktion und Logistik mit der Vorlesung Supply Chain Management sehr sinnvoll. Die dazu angebotenen Softwaretoolübungen vermitteln Inhalte, die im Praktikum oder auch in Abschlussarbeiten hilfreich sind. Im wirtschaftsinformatischen Bereich waren für mich vor allem die Inhalte aus Intelligent Data Analysis nützlich, da Datenanalysemethoden vorgestellt werden, die einem regelmäßig begegnen. E-Services fand ich aufschlussreich, da wichtige Konzepte zur Umsetzung von E-Services in Zukunft immer wichtiger werden und mir bei der Erstellung der Schulungsunterlagen geholfen haben. Bei diesem Thema habe ich mich auch oft an die Inhalte aus Mensch-Maschine-Interaktion erinnert, da hier auch auf die Vermittlung von Wissen und intuitiver Gestaltung eingegangen wird.

Während ich in meinem letzten Beitrag über Erstellung von Schulungsvideos für die Neueinführung eines Behältermanagementsystems bei BMW berichtet habe, will ich diesmal näher auf die Reportingtätigkeiten während meines Praktikums eingehen.

Im Zuge der Einführung eines neuen Containermanagementsystems musste ein einheitliches Reporting mit Kennzahlen aufgesetzt werden, dass mehrere Aufgaben erfüllen kann. Zu diesen Aufgaben zählen bei BMW das Monitoring von bekannten Kennzahlen, die taktische Steuerung und die operative Unterstützung des Tagesgeschäfts.

Das Monitoring dient dazu Entwicklungen zu verfolgen und daraus Trends abzuleiten. So wurden im Rahmen des neuen Systems regelmäßig die Behälterbestände auf den Leergutplätzen erfasst, um einen Überblick zu erhalten und zu prüfen, ob die Behälterbestände wie gehofft sinken. Über eine feinere Granularität konnte weiterhin bestimmt werden, ob bestimmte Behältertypen besonders problematisch sind und ob bestimmte Versandstellen besonders belastet sind. Diese Kennzahl konnte dann mit Abrufdaten von Behältern verglichen werden. Gibt es Behälter, die zu Leergutstellen überlaufen lassen und gleichzeitig bei Lieferanten zu Engpässen führen? Auf diese Weise konnten taktische Entscheidungen getroffen werden, aufgrund derer das System an die neuen Entdeckungen und Begebenheiten angepasst wurde. Über eine kontinuierliche Erfassung, Aufbereitung, Auswertung und Kombination der Daten ließ sich das System nach der Einführung schrittweise feinjustieren.

Neben dem Monitoring und der taktischen Unterstützung wurden auch Auswertungen erstellt, die im operativen Betrieb für Übersicht und Struktur gesorgt haben. So wurden z.B. Reports erstellt, die Auskunft über die Speditionstreue gaben und Grundlage für Mahnungen waren.

Bei den verschiedensten Reports war ich zusammen mit Kollegen für die Konzeption, die Erstellung und Kommunikation der Zahlen zuständig und konnte so meine Kenntnisse auf dem Gebiet stark erweitern. Während meines Praktikums erstellte ich mehrere Kennzahlen, die ich dann auch weiter gepflegt und verbessert habe. Dabei war es spannend zu sehen, wie durch die Kombination der richtigen Kennzahlen weitereichende Schlüsse für den operativen, taktischen und strategischen Bereich gezogen werden können.

Neben den bekannten Tools wie Excel, VBA und Access, die für die schnelle Aufbereitung genutzt werden, arbeitet BMW mit einem SAP-basierten Business Warehouse. Ich fand es besonders spannend, das Konzept, das ich bereits in der Theorie an der TU Braunschweig kennengelernt hatte in der Praxis im Einsatz nutzen zu können.

BMW nutzt bereits seit vielen Jahren Mehrwegbehälter für den sicheren Transport seiner Bauteile von ca. 2300 Lieferanten zu seinen Werken. Bei 4748 verschiedenen Behältern erschließt sich die Komplexität, die tagtäglich bei BMW allein durch die Rückführung leerer Behälter zum Lieferanten entsteht. Um diese Komplexität besser beherrschen zu können, hat sich BMW 2014 dazu entschlossen ein Behältermanagementsystem (Smart-Containermanagement – Smart-CM) einzuführen, das zum einen die Behälterbestände transparent darstellt als auch Behälterbewegungen wiedergibt. Als das Projekt Anfang 2017 online ging, kam ich in das Projekt und hatte dadurch im WS 2016/17 für sechs Monate die Möglichkeit, zahlreiche Aspekte des Projektmanagements in der Wirtschaftsinformatik kennenzulernen, von welchen ich drei in meinen Beiträgen genauer beschreiben will.

Mit der Einführung eines neuen Systems geht häufig die Einführung neuer Prozesse einher. Auch bei Smart-CM kam es durch die Einführung des neuen Systems zu neuen Prozessen, sodass Schulungen für Lieferanten und Mitarbeiter nötig waren. Die bisherigen Schulungen zum System waren umfangreich, aber eher theoretischer Natur. Meine erste Aufgabe im Praktikum bestand darin eine Nutzungsanleitung für das System zu erstellen und in möglichst effizienter Form umzusetzen.

Für mich war das die Gelegenheit das System und die dahinterliegenden Prozesse kennenzulernen. In den ersten Wochen sprach ich viel mit Kolleginnen und Kollegen aus den betroffenen Fachbereichen. Zum einen wollte ich mein fachliches Wissen erweitern, zum anderen wollte ich die Bedürfnisse der Mitarbeiter, die geschult werden sollten erfassen. Denn eine Kernaufgabe der Wirtschaftsinformatik ist die Verbindung und Vernetzung zwischen wirtschaftlichen Zusammenhängen und informatischen Systemen. Je besser diese Vernetzung bei den Nutzern eines Systems ist, desto höher ist auch die Nutzerakzeptanz. Deshalb war es mir wichtig die drei Punkte, die laut Ballstaedt et. al. den Lernerfolg aktiv beeinflussen, richtig zu erfassen: Vorwissen, Zielsetzung, Interesse

Das Vorwissen der Zielgruppe zum neuen System beschränkte sich auf die bereits genannten Schulungsinformationen. Die Zielsetzung für die Zielgruppe war es, in möglichst kurzer Zeit für die praktische Nutzung des Systems befähigt zu werden. Das Interesse bestand vor allem in der Notwendigkeit das System für den eigenen Arbeitsalltag nutzen zu können.

Aus diesen Vorgaben und dem gesammelten fachlichen Input habe ich dann nach Themen getrennte Schulungsvideos erstellt. Für jede involvierte Abteilung wurde pro Aufgabe ein Video erstellt, das Schritt für Schritt das nötige Vorgehen erklärt um eine Aufgabe des Tagesgeschäfts zu erledigen. Gleichzeitig werden wichtige Hintergründe, nötige Prozessschritte und weitere Ansprechpartner genannt. Die Entscheidung fiel auf Schulungsvideos, da sie im Vergleich zu Bildanleitungen eindeutiger sind und mit Sprache unterlegt werden können. Sie sind zudem der Live-schulung vorzuziehen, da sie immer wieder angeschaut werden können.

Die fertigen Schulungsvideos wurden in der Projektgruppe des firmeninternen Netzwerks veröffentlicht und stehen damit den Mitarbeitern dauerhaft zur Verfügung. Damit können auch neue Kolleginnen und Kollegen Ihre Einarbeitung ins System mit den Videos beschleunigen. Innerhalb kurzer Zeit hatten die Videos je nach Thema und Zielgruppe zwischen 40 und 140 Ansichten, sodass man von einer großen Akzeptanz sprechen kann. Auch das Feedback der Benutzer war durchweg positiv. Für mich war es besonders interessant zu sehen, auf wie viele unterschiedliche Weisen die Heranführung von Mitarbeitern an ein neues System erfolgen kann und wie sehr man damit die Akzeptanz des Systems erhöhen kann.

Quellen: Ballstaedt, S.-P., Mandl, H., Schnotz, W. & Tergan, S.O. (1981): Texte verstehen, Texte gestalten, München, Urban & Schwarzenberg