Wirtschaftsinformatik in der Praxis

Nachdem ich euch in den beiden vorhergehenden Einträgen zwei meiner Haupttätigkeiten während meines Praktikums vorgestellt habe, möchte ich nun im dritten und letzten Teil eine abschliessende Bewertung des Praktikums geben.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Praktikum sehr gelungen war. Ich habe jede Menge spannende und interessante Einblicke in das Unternehmen bekommen und die mir übertragenene Tätigkeiten waren zwar herausfordernd aber durchaus angemessen. Sehr positiv empfand ich die Tatsache, dass mir von Anfang an ein hohes Maß an Selbständigkeit und Eigenverantwortung eingeräumt wurde. Dies sorgte für eine hohe Motivation und Engagement.

Trotzdem dass die Stelle nicht explizit ausgeschrieben war, waren Einsatz und Umfang der Mitarbeit in der Abteilung gut geplant und es war klar ersichtlich, dass im Unternehmen große Erfahrung in der Betreuung von Praktikanten vorhanden ist.

Mein Betreuer war jederzeit offen und ansprechbar für Fragen und beantwortete diese ausführlich oder verwies an einen weiteren Ansprechpartner für tiefergehende Informationen. Auch die anderen Kollegen waren jederzeit ansprechbar bei Fragen und Problemen. Die Bürotüren waren nur bei Abwesenheit oder im Falle einer Besprechung geschlossen.

Auch die Arbeitsatmosphäre und der Umgang der Kollegen untereinander tragen zu dem positiven Gesamtbild bei. Der Umgang ist freundschaftlich-locker und überall herrscht das „Du“ vor – unabhängig von der Hierarchieebene.

Das Abschlussgespräch am letzten Tag des Praktikums sorgte noch einmal für eine weitere positive Überraschung. Bei arvato gibt es für diese Abschlussgespräche vorgefertigte Beurteilungsbögen, welche vom Betreuer ausgefüllt und dann gemeinsam mit dem Praktikanten besprochen werden. Die Beurteilung meines Betreuers war durchweg positiv. Aufgrund meiner sehr guten Leistungen wurde ich von meinem Betreuer für die Aufnahme in das Praktikantenbindungsprogramm „Talent Pool arvato services“ vorgeschlagen und werde nun auch nach meinem Praktikum bis zum Berufseinstieg weiterhin von arvato betreut und gefördert.

Das Praktikum war also rundum gelungen und erfolgreich!

So, im zweiten Teil möchte ich euch gerne noch etwas über mein zweites Projekt erzählen.

Durchführung einer Ausschreibung zum Einkauf einer Software-Lösung für konzernweites Vertragsmanagement

Durch die dezentrale Organisationsstruktur der arvato services sind auch die Ansprüche an die Vereinbarung, Dokumentation und Bewirtschaftung von Leistungsbeziehungen zwischen den einzelnen arvato services-Tochterfirmen und ihren Kunden, Lieferanten und Konzernschwestern sehr individuell. In den einzelnen Firmen im arvato-Verbund werden zur Unterstützung des Vertragsmanagements zum Teil selbst entwickelte Anwendungen eingesetzt, entsprechende ERP-Module genutzt oder – im Einzelfall – bereits eine dedizierte Vertragsmanagementlösung betrieben.

Aufgrund geänderter gesetzlicher und wirtschaftlicher Anforderungen wollte arvato services den Fachbereichen eine revisionssichere Lösung von zentraler Stelle aus anbieten und betreuen.

Die Anforderungen an ein solches zentrales Angebot wurden zusammen mit den Fachbereichen erhoben und gewichtet, so dass ein umfangreicher Anforderungskatalog vorlag. Auf dieser Basis sollte eine Lösung ausgewählt und zunächst nur bei einigen Fachbereichen zusammen eingeführt werden.

Im Rahmen dieses Projekts habe ich natürlich viele verschiedene Aufgaben bearbeitet und ausgeführt, unter anderem fielen folgende Tätigkeiten in meinen Aufgabenbereich:

• Erstellung der Ausschreibungsunterlagen
• Kontaktaufnahme mit den Anbietern
• Durchführung einer Kosten-/Nutzenanalyse auf Basis der Ausschreibungsbeantwortung
• Organisation von Präsentationsterminen für die besten drei Lösungen
• Aufbereitung der Präsentationsergebnisse
• Unterstützung bei der abschließenden Anbieterempfehlung

Die im Vorfeld mit den beteiligten Fachbereichen erhobenen Anforderungen wurden nach Wichtigkeit sortiert.

Um eine pragmatische und schnelle Auswertung der Ausschreibungsbeantwortungen zu gewährleisten wurden alle Kriterien gleichgewichtet. Die 20 wichtigsten Anforderungen wurden in einem Anforderungskatalog zusammengefasst und den Anbietern als Ausschreibung per eMail zugeschickt. Die Anbieter wurden im Rahmen einer Internetrecherche ermittelt. Die ursprüngliche Longlist bestand aus mehr als 20 Anbietern von denen 9 in die nähere Auswahl kamen und angeschrieben wurden.

Fünf der Anbieter haben geantwortet und die Unterlagen fristgerecht zurückgesendet. Die Antworten der Anbieter auf die jeweiligen Anforderungen wurden in der Kosten-/Nutzenanalyse mit Zahlenwerten von 0 für „nicht erfüllt“ bis 4 für „voll erfüllt“ bewertet. Die Addition der Nutzwerte ergab für jeden Anbieter einen Gesamtnutzwert. Kosten und Nutzen wurden zueinander ins Verhältnis gesetzt und die drei besten Anbieter daraufhin ausgewählt.

Mit den drei besten Anbietern wurden dann Präsentationstermine vereinbart und anschließend alle Informationen aufbereitet und ausgewertet um dann eine Empfehlung für einen der Anbieter zu geben.

Die empfohlene Softwarelösung wurde in einigen Fachbereichen eingeführt und über einen gewissen Zeitraum hinweg benutzt und getestet und schliesslich dann konzernweit verbindlich für alle Bereiche eingeführt.

Auch dieses Projekt fand ich ziemlich interessant, konnte ich doch hier mein Organisationstalent unter Beweis stellen und gleichzeitig Einblicke in einen Software-Auswahlprozess bekommen sowie diesen Prozess (zumindest teilweise) begleiten und unterstützen.

Neben den bereits vorgestellten beiden Projekten und der allgemeinen Unterstützung und Mitarbeit im Tagesgeschäft, gehörten auch noch die Organisation von Investboardterminen und Führung des Protokolls sowie die Unterstützung bei der Beantwortung internationaler Ausschreibungen in englischer Sprache zu meinen Aufgaben.

In diesem und den folgenden Beiträgen werde ich euch etwas aus meinem Praktikum bei arvato services in Gütersloh berichten. Das Praktikum lief über einen Zeitraum von fünf Monaten.

Der ein oder andere wird sich jetzt wahrscheinlich fragen, um was für ein Unternehmen es sich bei arvato handelt und was Bertelsmann damit zu tun hat. Die Frage lässt sich relativ leicht und schnell beantworten: Die arvato AG als Geschäftsbereich des Bertelsmann Konzerns ist ein internationales Medien-Dienstleistungsunternehmen und zählt mit ihren weltweit mehr als 270 Tochterunternehmen zu den größten international vernetzten Medien- und Kommunikationsdienstleistern. Zur arvato AG gehören die Bereiche arvato services, arvato print, arvato systems und arvato digital services. arvato services, ein Tochterunternehmen der arvato AG, ist das führende Dienstleistungsunternehmen für effektive Lösungen rund um Kundenkommunikation, Kundenbindung und Supply Chain Management in Europa und außereuropäischen Märkten.

Das Serviceangebot erstreckt sich von der Neukundengewinnung über die Betreuung von bestehenden Kunden in internationalen Servicecentern, die Entwicklung von individuellen Kundenbindungsprogrammen und das Management komplexer Logistik-Leistungen bis hin zur Abwicklung von Finanzdienstleistungen.

arvato services bietet Dienstleistungen in folgenden Bereichen an:

• Finance
• Customer Care
• Document Management
• Kampagnen-Management
• Daten-Management
• Online Marketing
• Logistik

Ich habe mein Praktikum im damaligen IT-Management abgeleistet – im Bereich „Portfoliomanagement & Angebots- und Vetragsmanagement“. Hierbei handelt es sich um eine Stabsstelle mit übergreifender Steuerungs- und Unterstützungsfunktion.

Die Aufgaben im Angebots- und Vertragsmanagement sind unter anderem:

• Prüfung von Vertragsunterlagen
• Erstellung von Vertragsunterlagen
• Erstellung von Angeboten
• Unterstützung bei Ausschreibungsbeantwortungen

Die Aufgaben des Portfoliomanagements sind unter anderem:

• Auswahl der richtigen Software für den Kunden
• Bewertung, Priorisierung und Freigabe von internen IT-Projekten
• Budgetverantwortung der IT-Projekte
• Weiterentwicklung des IT-Portfolios

Meine Aufgaben fielen zum größten Teil in den Bereich des Portfoliomanagements. Dazu gehörten im Wesentlichen folgende Tätigkeiten:

• Recherche, Vergleich, Auswahl und Anpassung von Methoden für das IT-Lösungsportfoliomanagement
• Großteils selbständige Durchführung einer Ausschreibung zum Einkauf einer Software-Lösung für konzernweites Vertragsmanagement
• Organisation von Investboardterminen und Führung des Protokolls
• Unterstützung bei der Beantwortung internationaler Ausschreibungen in englischer Sprache

Bei den ersten beiden handelte es sich um zwei größere Projekte, die ich während der gesamten Praktikumsdauer bearbeitete und in diesem und im nächsten Beitrag näher vorstellen werde.

Recherche, Vergleich, Auswahl und Anpassung von Methoden für das IT-Lösungsportfoliomanagement

arvato als Medien- und Kommunikationsdienstleister hat zwei Problemstellungen, die es zu lösen gilt:

1. Lösungen im Portfolio zu haben kostet Geld
2. Der Vertrieb benötigt Verkaufsargumente bezüglich des Preises für die Lösungen

Um die Kosten zu senken ist es wichtig, nur wenige, aber dafür die richtigen Lösungen im Portfolio zu haben und diese bestmöglich weiterzuentwickeln. Um dem Vertrieb Verkaufsargumente zur Verfügung zu stellen, ist es wichtig, dass die Lösungsfindung im Sinne des Kunden getroffen wird und für alle transparent und nachvollziehbar ist.

Das IT-Lösungsportfoliomanagement soll arvato also sowohl in der Strategieableitung als auch im Transparent machen von Lösungsfindungen unterstützen. Zielsetzung in diesem Projekt war also:

• Auswahl und Anpassung einer Methode
• Einführung der ausgewählten Methode
• Auswertung erster Ergebnisse und Ableitung erster Strategien

Um eine Arbeitsgrundlage zu haben, wurde zunächst einmal im Rahmen eines Brainstormings die Problemstellung erarbeitet und anschließend als sogenanntes Metamodell grafisch visualisiert. Die Einarbeitung in die Themen IT-Architekturmanagement und IT-Portfoliomanagement erfolgte dann in einem nächsten Schritt. Die unterschiedlichen Methoden wurden miteinander verglichen, eine Methode wurde ausgewählt und an die Situation bei arvato angepasst um anschließend schrittweise eingeführt zu werden.

Zum Abschluss des Praktikums konnten bereits erste Ergebnisse ausgewertet und Strategien bezüglich der Portfolioentwicklung daraus abgeleitet werden. Durch die Einführung des IT-Lösungsportfoliomanagements können die Portfolioentscheidungen nun transparent aufgezeigt werden und müssen nicht mehr „aus dem Bauch“ heraus getroffen werden. Das Resultat dieser Transparenz sind mehr Verständlichkeit und eine höhere Akzeptanz des Bereichs Portfoliomanagement bei den Competence Centern sowie insgesamt mehr Sicherheit, die richtige Entscheidung zu treffen. Zukünftige Änderungen im Portfolio sind flexibel, effektiv und effizient durchführbar.

Dieser Teil befasst sich mit meinem persönlichen Kompetenzgewinn durch das duale Studium.

Beim Studium hat mir vor allem die gute Ausbildung im Programmieren weitergeholfen. Dabei wurde kein Wert darauf gelegt, welche Programmier-Sprache verwendet wird, sondern vielmehr, dass das Programmieren an sich gut verstanden wird. So hatte ich das Vergnügen, mich schon in den ersten Wochen sowohl mit Basic, als auch mit C zu beschäftigen. In der Fachhochschule kam einige Wochen später auch noch Java hinzu. Nach ungefähr einem Monaten habe ich mich dann auch mit Assembler beschäftig und Microcontroller angesteuert. Dies alles hat mir sehr dabei geholfen, die informatikbasierten Fächer in meinem Studium an der TU Braunschweig zu bestehen. Oft bietet sich auch die Möglichkeit, Fächer aus anderen Studiengängen im neuen Studium anerkennen zu lassen. Ich hatte zum Beispiel im Studium an der Fachhochschule ein Fach, das Werkstoffkunde hieß und sich mit verschiedenen Materialien und deren Eigenschaften beschäftigte. Darin habe ich unteranderem auch etwas über Glasfaserleitungen und andere Kabel gelernt. Dieses Wissen konnte ich auch in Computernetze 1 anwenden. Dort spielte es in der hardwarenahen Übertragungsschicht eine Rolle.

Durch die Ausbildung im Betrieb erfährt man direkt, was wirklich für das spätere Arbeitsleben wichtig ist. Das kann sowohl positiv, als auch negativ sein: Durch die Vorgaben des Unternehmens hat man eher wenig Wahlmöglichkeiten, wie man sein Studium gestaltet. Damit ist sowohl die starke Bindung am Musterstundenplan als auch die Wahl der Wahlpflichtfächer gemeint. Dies resultiert jedoch auch darin, dass man die richtigen Kompetenzen für die zukünftigen Aufgaben im Unternehmen erlangt.

Ein großer Pluspunkt ist außerdem, dass das Networking im Unternehmen viel leichter ist als an der Universität, da man relativ schnell tiefe Einblicke in die internen hierarchischen Strukturen des Unternehmens erhält und schon sehr früh die Ansprechpartner der einzelnen Abteilungen kennen lernt.

Fazit

Abschließend kann ich sagen, dass ich im dualen Studium viel gelernt habe, dass mir in meinem jetzigen Studium sehr weiter hilft. Besonders der Einblick in die Strukturen eines großen Unternehmens und die Möglichkeit zu unterscheiden, was von dem Gelernten im späteren Arbeitsleben wichtig ist, sind unbezahlbar. Dennoch sollte jeder für sich entscheiden, ob der Stress und die fehlende Freizeit nicht zu viel werden. Das ganze sollte nicht unterschätzt werden.