In diesem und den folgenden Beiträgen werde ich euch etwas aus meinem Praktikum bei arvato services in Gütersloh berichten. Das Praktikum lief über einen Zeitraum von fünf Monaten.
Der ein oder andere wird sich jetzt wahrscheinlich fragen, um was für ein Unternehmen es sich bei arvato handelt und was Bertelsmann damit zu tun hat. Die Frage lässt sich relativ leicht und schnell beantworten: Die arvato AG als Geschäftsbereich des Bertelsmann Konzerns ist ein internationales Medien-Dienstleistungsunternehmen und zählt mit ihren weltweit mehr als 270 Tochterunternehmen zu den größten international vernetzten Medien- und Kommunikationsdienstleistern. Zur arvato AG gehören die Bereiche arvato services, arvato print, arvato systems und arvato digital services. arvato services, ein Tochterunternehmen der arvato AG, ist das führende Dienstleistungsunternehmen für effektive Lösungen rund um Kundenkommunikation, Kundenbindung und Supply Chain Management in Europa und außereuropäischen Märkten.
Das Serviceangebot erstreckt sich von der Neukundengewinnung über die Betreuung von bestehenden Kunden in internationalen Servicecentern, die Entwicklung von individuellen Kundenbindungsprogrammen und das Management komplexer Logistik-Leistungen bis hin zur Abwicklung von Finanzdienstleistungen.
arvato services bietet Dienstleistungen in folgenden Bereichen an:
- Finance
- Customer Care
- Document Management
- Kampagnen-Management
- Daten-Management
- Online Marketing
- Logistik
Ich habe mein Praktikum im damaligen IT-Management abgeleistet – im Bereich „Portfoliomanagement & Angebots- und Vetragsmanagement“. Hierbei handelt es sich um eine Stabsstelle mit übergreifender Steuerungs- und Unterstützungsfunktion.
Die Aufgaben im Angebots- und Vertragsmanagement sind unter anderem:
- Prüfung von Vertragsunterlagen
- Erstellung von Vertragsunterlagen
- Erstellung von Angeboten
- Unterstützung bei Ausschreibungsbeantwortungen
Die Aufgaben des Portfoliomanagements sind unter anderem:
- Auswahl der richtigen Software für den Kunden
- Bewertung, Priorisierung und Freigabe von internen IT-Projekten
- Budgetverantwortung der IT-Projekte
- Weiterentwicklung des IT-Portfolios
Meine Aufgaben fielen zum größten Teil in den Bereich des Portfoliomanagements. Dazu gehörten im Wesentlichen folgende Tätigkeiten:
- Recherche, Vergleich, Auswahl und Anpassung von Methoden für das IT-Lösungsportfoliomanagement
- Großteils selbständige Durchführung einer Ausschreibung zum Einkauf einer Software-Lösung für konzernweites Vertragsmanagement
- Organisation von Investboardterminen und Führung des Protokolls
- Unterstützung bei der Beantwortung internationaler Ausschreibungen in englischer Sprache
Bei den ersten beiden handelte es sich um zwei größere Projekte, die ich während der gesamten Praktikumsdauer bearbeitete und in diesem und im nächsten Beitrag näher vorstellen werde.
Recherche, Vergleich, Auswahl und Anpassung von Methoden für das IT-Lösungsportfoliomanagement
arvato als Medien- und Kommunikationsdienstleister hat zwei Problemstellungen, die es zu lösen gilt:
- Lösungen im Portfolio zu haben kostet Geld
- Der Vertrieb benötigt Verkaufsargumente bezüglich des Preises für die Lösungen
Um die Kosten zu senken ist es wichtig, nur wenige, aber dafür die richtigen Lösungen im Portfolio zu haben und diese bestmöglich weiterzuentwickeln. Um dem Vertrieb Verkaufsargumente zur Verfügung zu stellen, ist es wichtig, dass die Lösungsfindung im Sinne des Kunden getroffen wird und für alle transparent und nachvollziehbar ist.
Das IT-Lösungsportfoliomanagement soll arvato also sowohl in der Strategieableitung als auch im Transparent machen von Lösungsfindungen unterstützen. Zielsetzung in diesem Projekt war also:
- Auswahl und Anpassung einer Methode
- Einführung der ausgewählten Methode
- Auswertung erster Ergebnisse und Ableitung erster Strategien
Um eine Arbeitsgrundlage zu haben, wurde zunächst einmal im Rahmen eines Brainstormings die Problemstellung erarbeitet und anschließend als sogenanntes Metamodell grafisch visualisiert. Die Einarbeitung in die Themen IT-Architekturmanagement und IT-Portfoliomanagement erfolgte dann in einem nächsten Schritt. Die unterschiedlichen Methoden wurden miteinander verglichen, eine Methode wurde ausgewählt und an die Situation bei arvato angepasst um anschließend schrittweise eingeführt zu werden.
Zum Abschluss des Praktikums konnten bereits erste Ergebnisse ausgewertet und Strategien bezüglich der Portfolioentwicklung daraus abgeleitet werden. Durch die Einführung des IT-Lösungsportfoliomanagements können die Portfolioentscheidungen nun transparent aufgezeigt werden und müssen nicht mehr „aus dem Bauch“ heraus getroffen werden. Das Resultat dieser Transparenz sind mehr Verständlichkeit und eine höhere Akzeptanz des Bereichs Portfoliomanagement bei den Competence Centern sowie insgesamt mehr Sicherheit, die richtige Entscheidung zu treffen. Zukünftige Änderungen im Portfolio sind flexibel, effektiv und effizient durchführbar.