IT-Governance und IT-Bedarfe

Hintergrund zur IT-Governance

Das Schaubild oben gibt einen Überblick über die zentralen IT-Gremien der TU Braunschweig, ihre Verbindungen untereinander und ihre Einbindung in die führenden Organe der Hochschule: den Senat und das Präsidium.

Doch wo kommt hier der Personalrat ins Spiel und wie steht es um die (demokratische) Mitwirkung in den einzelnen IT-Gremien (IT-Boards)?
Der Personalrat ist in allen oben genannten IT-Boards außer im IT-Multiprojekt Management Board mindestens als Beobachter vertreten.
Dadurch erhält er frühzeitig Informationen über geplante IT-Projekte und kann im Zweifel durch entsprechende Diskussionbeiträge versuchen, Einfluss zu nehmen. Zum Beispiel im CIO-Board, das eine Art kollektiven Chief Information Officer (CIO) darstellt.
Dies ersetzt natürlich nicht die offizielle betriebliche Mitbestimmung, sondern ist eine zusätzliche Chance.
Im IT-User-Board, welches die IT-Bedarfe aus den Instituten/Fakultäten und zentralen Einrichtungen bündelt, ist neben allen 4 Statusgruppen (u.a. WiMis und MTV-Beschäftigte) auch der Personalrat stimmberechtigt vertreten.

Die IT-Governance der TU ermöglicht somit transparente und z.T. mitgestaltbare Entscheidungsprozesse.

IT-Bedarfe und Bezug zur IT-Governance an der TU Braunschweig

Die Informationstechnologie (IT) ist ein unverzichtbarer Bestandteil unseres beruflichen Alltags. Sie ist aus Forschung, Lehre, Technik und Verwaltung nicht mehr wegzudenken. Wer ein neues Software‑Tool oder einen zusätzlichen IT‑Service benötigt, muss wissen, wo und wie er/sie diesen Bedarf anmelden kann und, falls erforderlich, welche Universitätsgremien darüber entscheiden. Gleichzeitig sollen die Interessen und Rechte der Beschäftigten – vertreten durch den Personalrat – bei diesem Prozess gewahrt bleiben.

Wie sind nun die Schritte von der Idee zur offiziellen Bedarfsmeldung?

1. Erste Recherche
   • Über die Website des Gauß‑IT‑Zentrums (GITZ) prüfen, ob das gewünschte IT-Angebot bereits zentral zur Verfügung gestellt wird.
   • Bei Unklarheiten, ob ein Angebot schon existiert, beim IT‑Service‑Desk des GITZ nachfragen.
2. Angebot gibt es noch nicht - OE-interne Abstimmung
   • Vor einer formellen IT-Bedarfsmeldung sollte innerhalb der eigenen Organisationseinheit (Institut oder andere TU-Einrichtung) geklärt werden, ob der Bedarf auch bei anderen Kolleg*innen besteht und ggfs. von der OE selbst entsprechende Ressourcen hierfür zur Verfügung gestellt werden können.
   • Analoges gilt bei Instituten für andere Institute derselben Fakultäten:
     Gibt es hier einen institutsübergreifenden Bedarf der entsprechende Fakultät an der neuen Software oder dem neuen IT-Service?
3. IT-Angebot von allgemeinerem Interesse - Anmeldung beim IT‑User‑Board
   • Wenn die o.g. OE- bzw. fakultätsinterne Abstimmung einen allgemeineren OE-übergreifenden Bedarf ergeben hat, wendet man sich an die zuständige Person bzw. Vertretung, welche den Bedarf im IT-User Board einbringen kann.

Das IT‑User Board als zentrales IT-Gremium für Bedarfe der IT-Nutzenden der TU

Hat sich ein entsprechender OE-übergreifender IT-Bedarf herauskristallisiert, stimmt man diesen mit seiner Vertreterin oder seinem Vertreter im IT-User Board ab (s.o.). Die zuständigen Ansprechpersonen findet man nach Login auf der Webseite des IT-User Boards.
Das IT-User Board ist zentraler Teil der IT-Governance der TU Braunschweig (s.o.).

• Aufgaben
  • Systematisches Erfassen, Bündeln und Priorisieren der IT‑Bedarfe aus allen Organisationseinheiten.
  • Weiterleitung dieser Bedarfe an die zentrale IT‑Governance, insbesondere an das CIO‑Board (Strategie) und das IT‑Security‑Board (Informormationssicherheit)
  • Sichtbarmachen von Doppelbedarfen und Vermeidung redundanter Lösungen

• Zusammensetzung
  • Gewählte Vertreter*innen aller 6 Fakultäten
  • Vertreter*innen der drei Status‑Gruppen (analog Senat)
    • WiMis
    • Mitarbeitende in Technik/Verwaltung (MTV)
    • Studierende
  • Eine Delegierte*r für Promovierende
  • Leitung des GITZ und der Universitätsbibliothek (UB)
  • Vertretung der Zentralverwaltung
  • Vertretung des Personalrats
  • Zusätzliche beratende Mitglieder
• Entscheidungswege
  • Das IT‑User‑Board gibt Empfehlungen an die anderen IT-Boards und an das GITZ. Dann kann geprüft werden, ob ein neues IT-Angebot eingerichtet, ein bestehendes erweitert oder ein vorhandenes angepasst wird.
  • Entscheidungen laufen über die übergeordnete IT‑Governance, bei der das User‑Board aktiv mitwirkt und Einfluss nimmt

Mit den oben genannten anderen IT-Boards ist das IT-User Board in stetigem Austausch und nimmt dabei Einfluss auf das Dienstleistungsangebot der zentralen IT, d.h. vor allem des GITZ. Neben der Vertretung der IT-Belange der IT-Nutzenden in den dezentralen und zentralen Organisationseinheiten an der TU fungiert das Board auch als Kommunikationsplattform über aktuell laufende oder geplante IT-Projekte.