DV 24 - SAP R/3 Standardsoftware

Dienstvereinbarung Nr. 24

nach § 78 Abs. 1 des Niedersächsischen Personalvertretungsgesetzes (NPersVG) zu der

Einführung und dem Einsatz von SAP R/3 Standardsoftware

zwischen der
Technischen Universität Carolo-Wilhelmina zu Braunschweig
- im folgenden TU Braunschweig genannt -

und dem
Gesamtpersonalrat der Technischen Universität Carolo-Wilhelmina zu Braunschweig
- im folgenden Personalrat genannt -

§ 1 Geltungsbereich

1. Diese Dienstvereinbarung regelt die Rahmenbedingungen für die Einführung, den Betrieb und die Weiterentwicklung des Softwaresystems SAP R/3 an der TU Braunschweig. Sie gilt für alle an der TU Braunschweig Beschäftigten. Für in SAP R/3 erfasste oder verarbeitete Daten gilt diese Dienstvereinbarung auch dann, wenn diese durch ein anderes EDV-System weiterverarbeitet werden sollen.
2. Mit dem Abschluss der Dienstvereinbarung stimmt der Personalrat dem Einsatz des Softwaresystems SAP R/3 an der TU Braunschweig zu. Für die tatsächliche Einführung jedes Moduls, des Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten der Beschäftigten, die Regelung für den Datenzugriff, die Überwachung der Nutzer des Systems und die daraus folgenden organisatorischen Änderungen gelten die folgenden Bestimmungen.
3. Nach Vorgabe des § 82 NPersVG wird durch diese Dienstvereinbarung nicht von den Vorschriften des NPersVG abgewichen.

§ 2 Ziele

Ziele des Einsatzes von SAP R/3 an der TU Braunschweig sind die Optimierung und Stärkung der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit, die Steigerung der Dienstleistungsqualität, die Verbesserung der Arbeitsbedingungen der Beschäftigten sowie die Nutzung von SAP R/3 zur Qualitätssicherung. Es ist weder Ziel des Einsatzes von SAP R/3, die Leistung und das Verhalten der Beschäftigten zu kontrollieren noch die Anzahl und die Wertigkeit der Arbeitsplätze zu verringern.

§ 3 Systemdokumentation

Ab 01.01.2001 werden folgende Module von SP R/3 eingeführt:

Der SAP R/3 Ist-Zustand wird in der Anlage 1 dokumentiert und ist Bestandteil dieser Vereinbarung. Aus ihr gehen die aktuellen Systemkonfiguration, die eingesetzten SAP R/3 Module incl. Releasestand und die Schnittstellen zu anderen EDV-Systemen hervor.

§ 4 Information und Beteiligung der Beschäftigten

1. Die betroffenen Beschäftigten werden über die beabsichtigte Maßnahme rechtzeitig fortlaufend und umfassend informiert. Dazu gehören insbesondere Informationen über die geplante Einführung eines Moduls, Auswirkungen auf die Arbeitsplätze, Arbeitsinhalte, Arbeitsbelastungen und Qualifikationsanforderungen.
2. Alle Beschäftigten werden über diese Dienstvereinbarung informiert. Im engen zeitlichen Zusammenhang mit dem Produktivstart von SAP R/3 wird zu diesem Zweck in Zusammenarbeit mit dem Personalrat eine allgemeine Information herausgegeben.
3. Alle Beschäftigten erhalten einen Ausdruck aller über sie gespeicherten Daten. Neu eingestellte Beschäftigte erhalten bei Arbeitsaufnahme die vorgenannten Informationen.

§ 5 Allgemeine Grundsätze für die Einführung von SAP R/3, seinen Modulen und deren Änderungen

1. Es werden keine SAP R/3-Komponenten ohne Zustimmung und Beteiligung des Personalrates aktiviert und betrieben, die nicht im Bestandsverzeichnis (Anlage 1) dokumentiert sind. Die Dienststelle legt dem Personalrat für jede zusätzliche SAP R/3 Komponente einen Antrag vor, der mindestens folgende Angaben enthält

   Dem Antrag ist die Stellungnahme des Datenschutzbeauftragten beizufügen.

   • Bezeichnung, Aufgabenstellung und Zielsetzung des Moduls

   • Technische Ausstattung der Arbeitsplätze

   • Schulungsplan, Qualifizierungsmaßnahmen

   • Auswirkungen auf Arbeitsplätze, Arbeitsinhalte, Arbeitsbelastungen, Änderungen von Arbeitsaufgaben und -vollzügen, Qualifikationsanforderungen, organisatorische Folgen für die Beschäftigten am Arbeitsplatz und im Organisations- und Geschäftsverteilungsplan.

   • Folgen für die Personalstruktur, geplante Personalentwicklungsmaßnahmen, Folgen für die Bewertung der Arbeitsplätze.

   • Angaben über Erhebung, Verarbeitung, Nutzung und Auswertung personenbezogener Daten

   • Schnittstellenkonzept

   • Berechtigungungskonzept.

2. An allen Projekt-, Arbeits-, Koordinierungs- und Lenkungsgruppen, die an Einführung, Betrieb, Weiterentwicklung u. ä. von SAP R/3 arbeiten, können bis zu zwei Vertreterinnen oder Vertreter der betroffenen Beschäftigten und bis zu zwei Vertreterinnen oder Vertreter des Personalrats teilnehmen.
3. § 68 NPersVG findet mit der Maßgabe Anwendung, dass die in § 68 Abs. 2 Satz 3 genannte Frist um eine Woche verlängert wird.
4. Vor Änderungen und Erweiterungen von Modulen und des in Anlage 1 dokumentierten Ist-Zustandes von SAP R/3 ist der Personalrat über Art, Umfang und Folgen der Änderung zu informieren. Handelt es sich um eine wesentliche Änderung, gelten die Nummern 1 und 3 entsprechend.
5. Nach Produktivstart des SAP R/3 Systens gem. Anlage 1 und ggf. weiterer Module bleiben die Projektgruppen nach Nummer 2 für zunächst ein Jahr bestehen. Sie begleiten die Einführungsphase und schlagen notwendige Änderungen vor.

§ 6 Leistungs- und Verhaltenskontrolle

Es werden grundsätzlich nur solche personenbezogenen Daten erfasst, die zur Erfüllung der vereinbarten Zweckbestimmung von SAP R/3 erforderlich sind. Individuelle Leistungs- und/oder Verhaltenskontrollen bezogen auf einen einzelnen Beschäftigten oder eine Gruppe von Beschäftigten sind nicht erlaubt, es sei denn, der Personalrat stimmt dem im begründeten Einzelfall zu. Auswertungen von Logdateien mit personenbezogenen Daten sind nur bei sicherheitsrelevanten Vorgängen zulässig. Der Personalrat ist unverzüglich zu informieren. Eine persönliche Identifizierung der Beschäftigten im SAP R/3 dient nur der Überprüfung der Zugriffsberechtigung, der Zuordnung von Arbeitsvorgängen im Rahmen der Workflow-Organisation sowie der Identifikation von Sachbearbeitern für laufende oder abgeschlossene Vorgänge für ggf. erforderliche Rückfragen.

Alle personenbezogenen Daten werden durch technische und/oder organisatorische Maßnahmen vor Zugriffen unbefugter Personen und/oder Zwecken, die nicht der vereinbarten Zielsetzung entsprechen, geschützt. Arbeits- und/oder dienstrechtliche Maßnahmen aufgrund zulässiger Datenauswertung sind unwirksam.

7.1 Technische Maßnahmen

Es werden alle technischen Möglichkeiten von SAP R/3 sowie der eingesetzten Hard- und Software genutzt, um die Einhaltung des Datenschutzes zu gewährleisten.

1. Eine unzulässige Verwendung von personenbezogenen Daten der Beschäftigten zur Leistungs- und Verhaltenskontrolle soll so vermieden werden,
   • dass eine Übertragung von personenbezogenen Daten mit nachfolgender Speicherung aus SAP R/3 auf an PC-angeschlossene Datenträger (z. B. lokale Festplatten, Disketten, Streamer etc.) nur in gesondert mit dem Personalrat geregelten Fällen möglich ist,
   • dass Download und XXL (Exel)-LIST-VIEWER-Möglichkeiten nur für gesondert ausgewiesene Personen im Rahmen ihrer Aufgabengebiete zugelassen sind,
   • dass durch Chipkarten nur die Besitzer der Chipkarte am System angemeldet werden und nur Zugriff auf die ihnen nach dem Berechtigungskonzept zugewiesenen Daten erhalten.
2. Dieses ist mit dem Personalrat abzustimmen und in das Berechtigungskonzept aufzunehmen.

7.2 Organisatorische Maßnahmen

TU Braunschweig und Personalrat sind sich einig, dass die Einhaltung des Datenschutzes auch abhängig ist vom Verantwortung- und Datenschutzbewusstsein der betroffenen Beschäftigten. Daher müssen sich alle Beschäftigten, insbesondere diejenigen mit Vorgesetztenfunktionen, mit den Bestimmungen der Datenschutzgesetze und den Bestimmungen dieser Dienstvereinbarung vertraut machen. Dies ist bei der Qualifizierung in besonderem Maße zu berücksichtigen.

Folgende organisatorische Maßnahmen, die auch im Zusammenhang mit dem Berechtigungskonzept stehen, werden getroffen:

1. Die Vergabe von Zugriffsberechtigungen für einzelne Beschäftigte im SAP R/3-System sind ausschließlich gemäß den dienstlichen Aufgaben erteilt. Dazu wird ein Berechtigungskonzept erstellt, welches nach Tätigkeitsgebieten und Funktionen festzulegen ist. Hierbei ist zu beachten, dass Aufgaben der Systemverwaltung und -pflege grundsätzlich nicht zusammen mit Anwendungsaufgaben in einer Rolle vereinigt werden dürfen.
2. Die Benennung von Personen, die eine Berechtigung im SAP R/3-System erhalten sollen, ebenso wie die dieser Person zuzuordnenden Berechtigungen erfolgt schriftlich in Formularform (Benutzerantrag) durch die Einrichtungen nach Gegenzeichnung des Modulbeauftraten an die Abteilung 52. Die Einstellung der Berechtigung im SAP R/3 Berechtigungssystem erfolgt gemäß SAP R/3-Empfehlung in Funktionstrennung zwischen Programmierung und Aktivierung der Berechtigten. Entsprechendes gilt für alle Änderungen, Löschungen und Neuzugänge von Berechtigten und ihre Berechtigungen. Änderungen der Berechtigungen werden durch das System protokolliert.
3. Bei Einrichtung oder Änderung des Berechtigungskonzeptes während des Produktivsystems (nach der Einführungsphase, s. § 13 Nr. 3) sind Veränderungen der Rollen zu definieren und mit dem Personalrat abzustimmen.
4. Programmierung und Änderung der Fehlerbeseitigung des SAP R/3-Systems sind von diesem Verfahren ausgenommen, sie sind aber zu protokollieren.
5. Programmierung und Änderungen sollen zunächst ausschließlich im Testmandanten mit Testdaten, die keinerlei Rückschlüsse auf Personen oder Personengruppen zulassen, erfolgen. Systemkontrollen der SAP R/3 Systemnutzerinnen und -nutzer zum Zwecke der Funktionssicherung oder Systemüberprüfung dürfen nur durch die Abteilung 52 vorgenommen werden. Entsprechendes gilt für die Protokollierung für Revisionszwecke, Restart und Recovery des SAP R/3-Systems.
6. Die TU Braunschweig benennt dem Personalrat eine oder mehrere verantwortliche Personen, die für die Einhaltung und Weiterentwicklung der technischen und organisatorischen Maßnahmen bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten zuständig sind.
7. Bei neuen bzw. geänderten Auswertungen personenbezogener Daten wird der Personalrat durch die Abteilung 52 informiert. Eine Programmfreigabe und die Überstellung von neu programmierten Auswertungen in das Produktivsystem ist nur zulässig, sofern der Personalrat seine Zustimmung erteilt hat.
8. Im übrigen gelten die Bestimmungen des Nds. Datenschutzgesetzes in der jeweils gültigen Fassung.

7.3 Einsatz von Sicherheitskomponenten; digitale Signatur und Verschlüsselung

Der Einsatz des SAP R/3-Verfahrens wird durch technische Einrichtungen hochwertig gesichert:

1. Jeder nutzende Arbeitsplatz wird mit einer Sicherheitseinrichtung, bestehend aus Chipkartenlesegerät und darauf abgestimmten Programmen, ausgestattet. Die Beschäftigten erhalten für Zwecke der Identifikation und Verschlüsselung sog. Chipkarten. Die im bisherigen Verfahren erforderliche Unterschrift auf Papierunterlagen wird gem. Landeshaushaltsordnung (LHO) durch eine rechtsgültige »elektronische Unterschrift« (digitale Signatur) ersetzt. Maßgebliche Rechtsgrundlage hierfür ist das Gesetz zur digitalen Signatur (Signaturgesetz -SigG). Die eingesetzten Chipkarten entsprechen den Vorgaben des Signaturgesetzes. Sie werden von einer nach den Vorgaben des Signaturgesetzes genehmigten Zertifizierungsstelle bereitgestellt.
2. Die TU Braunschweig stellt sicher, dass
    
   • ausschließlich personenbezogene Daten erhoben werden, die nach dem Signaturgesetz notwendig sind,
   • Mitarbeiter schriftlich über die digitale Signatur und das Antragsverfahren sowie den Umgang mit der Chipkarte in Verbindung mit der persönlichen Identitätsnummer (PIN) aufgeklärt werden, dies schließt Hinweise über die haftungsrechtlichen Konsequenzen bei Beschäftigung, Verlust bzw. mißbräuchlicher Nutzung ein,
   • keine unmittelbaren vertraglichen Bindungen zwischen Beschäftigten und Zertifizierungsstelle bestehen,
   • sämtliche Haftungsansprüche der Zertifizierungsstelle gegen Beschäftigte ausgeschlossen werden,
   • Beschäftigte von sämtlichen Ansprüchen freigestellt werden, die durch die Zertifizierungsstelle verursacht werden und
   • sämtliche Kosten für Anschaffung und Zertifizierungsdienstleistungen durch die TU Braunschweig getragen werden.
3. Die Verwendung der Signierkomponenten wird auf dienstliche Zwecke beschränkt. Eine Nutzung für private Zwecke ist ausgeschlossen. Dies wird verfahrenstechnisch abgesichert.
4. Die öffentliche Bekanntgabe gültiger und gesperrter Zertifikate erfolgt anonymisiert.

7.4 Sorgfaltspflicht der Beschäftigten und der TU Braunschweig

Alle Anwenderkennungen (Kennwort, Benutzername, Zugangscode und Chipkarte mit PIN) sind nicht übertragbar. Die Beschäftigten sind verantwortlich für die ihnen zugeordnete Anwenderkennung.

1. Die TU Braunschweig ist für die Sicherheit der PC´s und Server verantwortlich. Es werden geeignete Verfahren gegen Missbrauch eingesetzt. Der Personalrat und die Beschäftigten werden über die eingesetzten Verfahren informiert.
2. Die TU Braunschweig bemüht sich sicherzustellen, dass der Zugang zu den elektronischen Systemen der TU Braunschweig durch lediglich eine einzige vom Beschäftigten zu verwendende Anwenderkennung ermöglicht wird. Ist dies nicht zu verwirklichen, wird zusammen mit dem Personalrat ein Verfahren entwickelt, das die Erfüllung der Sorgfaltspflicht nach Satz 1 für die Beschäftigten gewährleistet.

7.5 Aufbewahrungsfrist

Die Aufbewahrungsfristen der Dateien und Listen richten sich nach den gesetzlichen Vorschriften.

7.6 Dienstanweisungen

Detailregelungen zur Umsetzung der Datenschutzmaßnahmen einschließlich der Sicherheitskomponenten werden in Dienstanweisungen geregelt. Diese werden dem Personalrat bekanntgegeben und in der Anlage 2 dokumentiert.

§ 8 Personelle Auswirkungen

1. Betriebsbedingte Kündigungen, Herabgruppierungen oder Änderungskündigungen werden in Zusammenhang mit der Einführung von SAP R/3 oder eines Moduls nicht durchgeführt.
2. Bei Umsetzung als Folge des Einsatzes des SAP R/3-Systems werden der Wissens- und Erfahrungsstand der betroffenen Beschäftigten und ihre persönlichen Belange berücksichtigt. Ihnen wird ein ihrer Qualifikation entsprechender, nach Möglichkeit gleichwertiger Arbeitsplatz angeboten.
3. Im Rahmen einer qualifizierten Personalplanung wird zu personellen Auswirkungen unter Beteiligung der Personalräte ein Umsetzungs- und Qualifizierungskonzept erarbeitet.
4. Vorrangig vor Neueinstellungen werden geeignete hausinterne Beschäftigte für die Tätigkeit mit dem SAP R/3-System qualifiziert und entsprechend weitergebildet.
5. Unter Berücksichtigung der Aufgaben der TU Braunschweig wird bei der Einführung des SAP R/3-Systems insbesondere darauf geachtet, dass die Handlungs- und Entscheidungsspielräume der Beschäftigten erhalten oder, wenn möglich, erweitert werden, an Arbeitsplätzen schematische Arbeitsabläufe möglichst nicht überwiegen, Zusammenarbeit und soziale Kontakte erhalten oder, wenn möglich, verbessert werden, die Bedienung des SAP R/3-Systems und damit verbundener Arbeitsmittel erleichtert wird, Überlastungen und Überforderungen vermieden werden.

§ 9 Schulungsmaßnahmen

1. Alle Beschäftigten, deren Arbeitsplatz durch die Einführung von SAP R/3 betroffen ist, werden zeitnah zum Einführungstermin durch entsprechende Fort- und Weiterbildung qualifiziert. Diese Maßnahmen finden innerhalb der Arbeitszeit statt. Wünsche und Interessen der Betroffenen sind bei der Planung und Umsetzung möglichst zu berücksichtigen.
2. Für jedes Modul und für jeden Beschäftigten wird ein entsprechender Schulungsplan aufgestellt. Der Schulungsplan enthält mindestens folgendes:
   • Grundlagen der Informationstechnik (soweit noch nicht unterrichtet)
   • Betriebswirtschaftliche Grundlagen (soweit noch nicht unterrichtet)
   • Überblick über den Aufbau des SAP-Systems, des eingesetzten Moduls, Arbeitsweise und Bedienung der SAP-Funktionen.
3. Der Schulung werden konkrete Arbeitsabläufe der TU Braunschweig zu Grunde gelegt und sie enthält praktische Übungen.
4. Aufbauschulungen und Erfahrungsaustausche wie auch bei Bedarf erforderliche Nachschulungen werden für alle Betroffenen angeboten.
5. Im Anschluss an eine Schulung ist eine den Anforderungen entsprechende Einarbeitungszeit zu gewährleisten.
6. Ein Benutzerservice für den Beratungsbedarf wird zur Verfügung gestellt.
7. Die notwendigen Kosten der Schulung übernimmt die TU Braunschweig

§ 10 Gesundheitsschutz

Die Einführung des SAP R/3-Systems einschließlich der erforderlichen Arbeitsmittel soll so erfolgen, dass möglichst keine arbeitspsychologische und arbeitsphysiologische Belastung entsteht. Die Beschäftigten werden über die möglichen Risiken informiert. Bei der Einrichtung oder Umrüstung von Arbeitsplätzen sind die neuesten arbeitswissenschaftlichen Kenntnisse zu berücksichtigen. Das Dezernat S und der betriebsärztliche Dienst beraten die Einrichtungen der TU Braunschweig bei der Einrichtung und Umrüstung der Arbeitsplätze und in allen Fragen des Gesundheitsschutzes.

§ 11 Informations-, Mitbestimmungs- und Kontrollrechte des Personalrats

Der Personalrat hat insbesondere nach § 59 i. V. mit § 67 NPersVG die Aufgabe und die Pflicht, die Einhaltung dieser Dienstvereinbarung jederzeit zu kontrollieren.

1. Zu diesem Zweck werden dem Personalrat alle Projektunterlagen zugänglich gemacht.
2. Der Personalrat erhält einen lesenden Zugang (mit Berechtigung zum Ausdrucken) zum SAP R/3-System, um hier die Einhaltung der vereinbarten Strukturen jederzeit überprüfen zu können. Unter Beachtung von § 2 NPersVG sowie aller einschlägigen Gesetze wird der Personalrat von seinem Kontrollrecht Gebrauch machen. Hierzu wird für den Personalrat ein Berechtigungsprofil wie folgt eingerichtet:
   
   a) Berechtigung zum Zugriff auf die Kostenstellenhierarchie, Benutzer- und Berechtigungsauswertungen sowie die Berechtigung »SU 53« im Produktivmandanten.
   
   b) Der Personalrat erhält auf Antrag die erforderliche Einsicht in sämtliche System-, Überwachungs- und Änderungsprotokolle, Schnittstellendateien, Dokumentationen der Batch-Input-Mappen, System- und Anwendungsunterlagen.
3. Der Personalrat kann im Gegenstandsbereich dieser Dienstvereinbarung Anträge stellen. Soweit die TU Braunschweig diesen Anträgen nicht folgt, ist dies dem Personalrat innerhalb von vier Wochen schriftlich zu begründen.
4. Dem Personalrat steht im Rahmen der §§ 37 Abs. 1 und 30 Abs. 4 NPersVG das Recht zu, während des Einführungsprozesses sachverständige Personen zu seiner Beratung hinzuzuziehen, die außerhalb der Personalvertretung zur Verschwiegenheit verpflichtet sind.

§ 12 Beschwerderecht und Konfliktregelung

1. Soweit sich Beschäftigte bei der TU Braunschweig über die Nichteinhaltung der Dienstvereinbarung, über Folgen von getroffenen Maßnahmen und Regelungen im Gegenstandsbereich dieser Dienstvereinbarung beschweren, ist der Personalrat zu informieren, sofern die oder der Beschäftigte damit einverstanden ist.
2. Streitigkeiten über die Auslegung und Anwendung dieser Vereinbarung sind zwischen Vertretern des Präsidenten und dem Gesamtpersonalrat, mit dem Ziel einer einvernehmlichen Einigung, in einem gemeinsamen Gespräch zu erörtern. Der Rechtsweg zu den zuständigen Gerichten wird hierdurch nicht berührt.

§ 13 Inkrafttreten, Kündigung

1. Diese Dienstvereinbarung tritt am Tage der Unterzeichnung in Kraft; sie ist gem. § 78 Abs. 2 Satz 2 NpersVG unverzüglich bekannt zu machen.
2. Bis zum 30.06.2001 gilt eine Einführungsphase als vereinbart. Das Berechtigungskonzept wird bis zu diesem Termin befristet. Danach erfolgt eine erneute Vorlage des überarbeiteten Berechtigungskonzeptes an den Personalrat. Entsprechendes gilt für die Module nach § 3, soweit diese bis zum Inkrafttreten dieser Dienstvereinbarung nicht vollständig eingeführt sind.
3. Sollten Teile dieser Vereinbarung, insbesondere wegen Verstoßes gegen § 82 NpersVG, nichtig sein, so bleiben die anderen Teile dieser Vereinbarung davon unberührt.
4. Diese Dienstvereinbarung kann mit einer Frist von 4 Monaten von beiden Seiten frühestens zum 31.12.2001 gekündigt werden. Sie gilt bis zum Abschluss einer neuen Dienstvereinbarung fort. Dies gilt auch für den Abschluss von Dienstvereinbarungen zu Einzelmodulen. Die einvernehmliche Änderung ist jederzeit möglich. Kündigung und Änderung bedürfen der Schriftform.

Anlagen

Anlage 1 Module der SAP-Software (Version: SAP-ERP 6) und ihr Einsatz an der TU Braunschweig (Stand September 2010)

Anlage 2 Dienstanweisung gemäß § 7 Abs. 7.6 DV 24 zum Betrieb des Datenaustauschs zwischen SAP und GITZ-Systemen