DV 48 - IT-Rahmen Dienstvereinbarung

Zwischen der
Technischen Universität Carolo-Wilhelmina zu Braunschweig
vertreten durch die Präsidentin

und dem
Personalrat der Technischen Universität Carolo-Wilhelmina zu Braunschweig
vertreten durch die Vorsitzende

wird gemäߧ 78 i.V.m. § 67 Abs. 1 NPersVG folgende

IT-Rahmendienstvereinbarung
über die Einführung, Anwendung und wesentliche Änderung von IT-Verfahren (IT-Rahmen-DV)

an der Technischen Universität Carolo-Wilhelmina zu Braunschweig geschlossen:

Präambel

(1) Bei der Einführung, Anwendung und wesentlichen Änderung von IT-Verfahren steht der Schutz der Beschäftigten im Vordergrund.

Die Dienststellenleitung, vertreten durch das Präsidium der TU Braunschweig, und der Personalrat der TU Braunschweig sind sich darüber einig, dass an der TU Braunschweig die Einführung neuer IT-Verfahren und die Weiterentwicklung bzw. wesentliche Änderung bestehender IT-Verfahren zur Erhaltung, Schaffung und Sicherung von Arbeitsplät­zen dient. Eine enge Zusammenarbeit aller Beteiligten ist hierzu erforderlich.

(2) Die Parteien sind sich darüber einig, dass insbesondere durch Qualifizierung der Beschäf­tigten der Datenschutz, die Qualität der Arbeit und der Gesundheitsschutz der Beschäftig­ten gesichert werden kann. Bei der Anwendung von IT-Verfahren ist der Datenschutz und die Informationssicherheit für alle Beschäftigten in jeder Hinsicht zu gewährleisten. Weitere Rechte werden nicht negativ berührt. Es wird, insbesondere bei der Verarbeitung perso­nenbezogener Daten, auch der/die behördliche Datenschutzbeauftragte und die Behör­denleitung in Sachen Datenschutz einbezogen. Es wird darauf geachtet, dass in jeder Phase der Erweiterung bereits genutzter Technologien und IT-Verfahren, aber auch bei der Einführung neuer Technologien der Gesundheitsschutz der Beschäftigten im Vorder­grund steht und durch Informationstechnologien unterstützte und beeinflusste Arbeit men­schengerecht gestaltet wird. Die Beschäftigten sollen durch die Ausgestaltung der Arbeit im Zusammenhang mit IT-Verfahren gefördert, vor physischer und psychischer Überforde­rung geschützt werden. Die Vereinbarung regelt den Qualifikationsbedarf der Beschäftig­ten, die durch hinreichende Einweisung, Betreuung und Fortbildung unterstützt werden müssen.

(3) Die Dienststellenleitung, vertreten durch das Präsidium der TU Braunschweig, und die Per­sonalvertretung stimmen darin überein, dass sowohl die dienstlichen Interessen der TU Braunschweig als auch die Interessen aller Beschäftigten unter anderem durch den Ein­satz und die Schaffung barrierefreier Informationstechnologien berücksichtigt werden.

(4) Es ist sicherzustellen, dass durch den Einsatz von Informationstechnologien keine unzu­lässigen personalisierten Verhaltens- und Leistungskontrollen durchgeführt werden. IT­ Verfahren sollen die Arbeitsbelastung der Beschäftigten reduzieren und können zu einer Steigerung von Qualität und Quantität der Arbeitsergebnisse beitragen.

(5) Um die Umsetzung dieser Grundgedanken und Ziele der Präambel sicherzustellen, wird zwischen der Dienststellenleitung, vertreten durch das Präsidium der TU Braunschweig, und dem Personalrat der TU Braunschweig, gemäß §78 i.V.m. §67 Abs. 1 NPersVG, nach­ stehende IT-Rahmendienstvereinbarung (IT-Rahmen-DV) über die Einführung, Anwen­dung und wesentliche Änderung von IT-Verfahren abgeschlossen.

§1 Zweck, Geltungsbereich und Aufbau

(1) Die IT-Rahmen-DV hat den Zweck, die Regelungen für neu einzuführende und bestehende IT-Verfahren einheitlich, einfach (Formularansatz) und transparent (Regelungen der spe­zifischen Bestimmungen in Anhängen, Begriffsbestimmungen etc.) auszugestalten. Ergän­zend zu den anzuwendenden Rechtsvorschriften sowie beamtenrechtlichen Vorschriften und Rechtsvorschriften der TU Braunschweig ist diese Dienstvereinbarung als weitere Re­gelung zu beachten.

(2) Ein IT-Verfahren ist definiert als eine organisatorisch abgeschlossene Einheit von IT-ge­ stützten Arbeitsabläufen mit längerfristig angelegtem Charakter. Ein IT-Verfahren wird von einer betreibenden Organisationseinheit (OE) verantwortet. Die verantwortliche OE ist grundsätzlich die betreibende OE der TU Braunschweig, auch wenn die Durchführung des IT-Verfahrens an externe Dienstleister ausgelagert wurde.

(3) Die IT-Rahmen-DV gilt sachbezogen für alle IT-Verfahren, sofern für das IT-Verfahren keine eigenständige Dienstvereinbarung besteht oder vereinbart wird und personenbezo­gen für alle durch den Personalrat vertretenen Beschäftigten der TU Braunschweig im Sinne des NPersVG, sowie erforderlichenfalls für weitere Personengruppen. Sie gilt auch für die durch Externe entwickelten oder betriebenen IT-Verfahren, sofern für das IT-Ver­ fahren keine eigenständige Dienstvereinbarung besteht oder vereinbart wird.

§2 Dokumente zur IT-Rahmen-DV

(1) Der Projektsteckbrief des IT-Multiprojektmanagement Boards bildet die Grundlage für die Anzeige eines IT-Verfahrens beim Personalrat.

(2) Für das Beteiligungsverfahren werden folgende Muster verbindlich festgelegt, deren In­halte im Folgenden beschrieben werden.

(3) Im Anhang 0 ist ein Muster für eine Vereinbarung zur Konkretisierung der IT-Rahmen­ DV beigefügt. Auf deren Grundlage ist für das jeweilige IT-Verfahren ein Entwurf zu erar­beiten, soweit der Personalrat dies fordert und eine daraus resultierende Vereinbarung wird hochschulweit veröffentlicht.

(4) Im Anhang 1 ist eine standardisierte Checkliste zum IT-Verfahren beigefügt, welches in final ausgefüllter und abgestimmter Form zusammen mit der zugehörigen Vereinbarung zur Konkretisierung der IT-Rahmen-DV gemäß §2(3) veröffentlicht wird.

(5) Im Anhang 2 ist ein Muster einer standardisierten Gliederung für ein Betriebskonzept bei­ gefügt. Die betreibende Organisationseinheit des IT-Verfahrens (gemäß des Organisati­ onsmanagementsystems) hat das Betriebskonzept für das jeweilige IT-Verfahren anzufertigen. Das Betriebskonzept ist Bestandteil der entsprechenden Vereinbarung zur Kon­kretisierung der IT-Rahmen-DV. Es kann bei berechtigtem Interesse bei der betreiben­ den OE des IT-Verfahrens eingesehen werden, wird jedoch nicht veröffentlicht.

(6) Der Anhang 3 enthält ein Glossar zu dieser Rahmen-Dienstvereinbarung. Darüber hinaus­ gehende, notwendige Begriffsbestimmungen müssen in den jeweiligen Anhang 0 bis 2 vor­genommen werden.

(7) Dem Personalrat sind im Rahmen des jeweils durchzuführenden Beteiligungsverfahrens der Projektsteckbrief und sämtliche Anhänge (siehe Abs. (3) soweit zutreffend, Abs. (4) und (5)) zur Verfügung zu stellen.

§3 Definition von Einführung, Betrieb sowie wesentlicher und unwe­sentlicher Änderung eines IT-Verfahrens

(1) Die Einführung eines IT-Verfahrens setzt grundsätzlich die erfolgreiche Durchführung des Pilotbetriebes voraus. Ein Testbetrieb kann dem Pilotbetrieb vorangehen.

(2) Eine wesentliche Änderung eines IT-Verfahrens ist insbesondere die erhebliche Erweite­rung oder sonstige erhebliche Veränderung eines IT-Verfahrens, das Auswirkungen auf die Beschäftigten oder die Arbeitsabläufe oder den Datenschutz der Beschäftigten hat.

(3) Eine unwesentliche Änderung eines IT-Verfahrens ist dann gegeben, wenn die Auswirkun­gen auf die Beschäftigten oder deren Arbeitsabläufe geringfügig sind. Die Vorlagepflicht beim Personalrat ist in §4(6) geregelt. Unwesentliche Änderungen ergeben sich typischer­ weise aufgrund von geringfügigen Versionsanpassungen eingesetzter Software (minor re­-Jease), der Änderung der betreibenden OE des IT-Verfahrens innerhalb der TU Braun­schweig und der Änderung der Anzahl der betroffenen Beschäftigten aufgrund der Aus­weitung des Einsatzes in weiteren Organisationseinheiten.

(4) Als Testbetrieb im Sinne dieser IT-Rahmen-DV werden Tests von IT-Verfahren verstanden, die getrennt vom ordnungsgemäßen Betrieb des Verfahrens stattfinden und an denen die involvierten Personen freiwillig teilnehmen.

Der Testbetrieb dient lediglich der Entwicklung, anfänglichen Evaluation oder Fehlerein­grenzung und ist damit sowohl vom Pilotbetrieb als auch dem Produktivbetrieb durch deren inhaltliche Definitionen (§3(5) und §3(6)) klar abgegrenzt. Für einen Testbetrieb besteht keine Anzeigepflicht.

(5) Als Pilotbetrieb im Sinne dieser IT-Rahmen-DV wird ein befristeter, ordnungsgemäßer Be­trieb mit Echtdaten verstanden, der - neben der betrieblichen Aufgabenerfüllung - einer Evaluation und Optimierung des Verfahrens dient. Ein Pilotbetrieb liegt insbesondere dann vor, wenn Mitarbeitende betriebliche Aufgaben im Rahmen ihrer dienstlichen Tätig­keit wiederholt mit dem IT-Verfahren erbringen.

(6) Als Produktivbetrieb im Sinne dieser IT-Rahmen-DV wird ein dauerhafter, ordnungsgemä­ßer Betrieb des IT-Verfahrens verstanden. Die Aufnahme des Produktivbetriebs unterliegt der vorherigen Mitbestimmung.

§4 Personalratsbeteiligung bei der Einführung, Anwendung und wesentlichen Änderungen von IT-Verfahren

(1) In den nachfolgenden Absätzen sind die Prozesse für die Einführung, Anwendung und wesentliche Änderung von IT-Verfahren für die vorangehend definierten Betriebsmodi und deren Übergänge definiert.

(2)Für die Aufnahme oder Beendigung eines Testbetriebes für ein IT-Verfahren ist eine An­zeige beim Personalrat nicht erforderlich. Ein Testbetrieb kann in den Pilotbetrieb überge­hen.

(3) Der Pilotbetrieb eines IT-Verfahrens ist dem Personalrat durch Vorlage des Projektsteck­briefes über die Dienststelle anzuzeigen. Der Personalrat ist berechtigt, bei nicht angezeig­tem Pilotbetrieb ein Betriebsverbot aussprechen. Die Dienststelle ist verpflichtet, das vom Personalrat ausgesprochene Betriebsverbot innerhalb von einem Monat ab Zugang des Personalratsbeschlusses durchzusetzen.

(4) Ein gegenüber dem Personalrat angezeigter Pilotbetrieb ist für den Zeitraum von maximal 12 Monaten zulässig und dient der Einleitung der personalvertretungsrechtlichen Mitbe­stimmung. In diesem Zeitraum findet die Gestaltung des IT-Verfahrens sowie die ggf. vom Personalrat geforderte Ausgestaltung der Vereinbarung zur Konkretisierung der IT-Rah­men-DV statt. Für neue IT-Verfahren besonderer Komplexität kann eine eigene Dienstver­einbarungen abgeschlossen werden, sofern Dienststelle und Personalrat dies anstreben. Dem Personalrat ist die gestaltende Beteiligung durch frühzeitige Begleitung des Pilotbe­triebs zu gestatten. Der Personalrat legt den Umfang der Begleitung fest. Insbesondere ist dem Personalrat sowohl die Gewährung der Einsichtnahme in die Projektdokumentation, Protokolle und Gutachten zu gestatten als auch die Möglichkeit der Teilnahme eines Mit­gliedes des Personalrates an Besprechungen und in themenbezogenen Arbeitsgruppen zu gewähren.

(5) Für den Übergang in den Produktivbetrieb ist zu prüfen, ob alle hierfür erforderlichen Vo­raussetzungen vorliegen. Hierzu sind von der betreibenden OE des IT-Verfahrens die Ver­einbarung zur Konkretisierung der IT-Rahmen-DV, soweit der Personalrat diese im Rah­men des Pilotbetriebes gefordert hat, sowie die erforderliche standardisierte Checkliste zum IT-Verfahren und das Betriebskonzept gemäß §2 zu erstellen und über die Dienststelle dem Personalrat zur Mitbestimmung vorzulegen. Erfolgt die Einleitung der Mitbe­stimmung bis zum Ablauf der genannten Frist (§4(4)) nicht, ist der Personalrat berechtigt, den Pilotbetrieb des IT-Verfahrens entweder mit nach seiner Einschätzung angemessener Frist zu verlängern oder mit Frist zu untersagen.

(6) Im Produktivbetrieb dürfen von der betreibenden OE des IT-Verfahrens nur unwesentliche Änderungen vorgenommen werden. Diese sind durch Vorlage eines angepassten Be­triebskonzeptes dem Personalrat über die Dienststelle anzuzeigen. Wird aufgrund der An­zeige einer unwesentlichen Änderung eines IT-Verfahrens jedoch vom Personalrat die vor­ genommene Änderung als wesentlich bewertet, so versetzt der Beschluss des Personal­rates das betreffende IT-Verfahren in den Pilotbetrieb.

(7) Wesentliche Änderungen von IT-Verfahren sind von der betreibenden OE dem Personalrat über die Dienststelle anzuzeigen. Die Anzeige umfasst die Vorlage ggf. zu ändernder Do­kumente nach Anhängen 0 bis 2. Kommt der Personalrat ebenfalls zu dem Schluss, dass die angezeigte Änderung wesentlich ist, ist das IT-Verfahren in den Pilotbetrieb zurückver­setzt. Über die Entscheidung des Personalrates informiert die Dienststelle die betreibende OE des IT-Verfahrens.

(8) Sollte der Personalrat im Produktivbetrieb die Notwendigkeit einer Überarbeitung oder Er­stellung einer Vereinbarung zur Konkretisierung der IT-Rahmen-DV feststellen, teilt er sei­nen Beschluss der Dienststelle mit und das IT-Verfahren wird damit in den Pilotbetrieb zurückversetzt.

(9) Für die Beendigung und Abschaltung eines IT-Verfahrens, sowohl im Pilotbetrieb als auch Produktivbetrieb, ist eine Anzeige der betreibenden OE über die Dienststelle beim Perso­nalrat erforderlich.

§5 Datenschutz, Daten- und Informationssicherheit

(1) Es sind die aktuellen datenschutzrechtlichen Gesetze und Verordnungen zu beachten.

(2) Die erfolgreiche Durchführung der datenschutzrechtlichen Prüfung inklusive der Daten­schutz-Folgenabschätzung gemäß NDSG ist die Voraussetzung für eine Zustimmung des Personalrates zu einem IT-Verfahren und ist im Anhang 1 (standardisierte Checkliste zum IT-Verfahren) zu bestätigen.

(3) Der Personalrat ist berechtigt, sich durch den Datenschutzbeauftragten zu IT-Verfahren beraten und informieren zu lassen.

(4) Auswertungen von Daten zum Zweck von Qualitätssicherung und Statistik sind gemäß den anzuwendenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen unverzüglich zu anonymisieren bzw. zu pseudonymisieren.

(5) Auch wenn ein IT-Verfahren nach dem Datenschutzrecht Einwilligungserklärungen von Beschäftigten vorsieht, bleiben die Bestimmungen dieser Dienstvereinbarung davonunbe­ rührt.

(6) Es sind die aktuellen gesetzlichen und betrieblichen Regelungen zur Datensicherheit, ins­besondere die Integrität der Daten und der Schutz vor unberechtigten Zugriffen, sowie zur Informationssicherheit, insbesondere der Schutz gegen externe Fremdeingriffe, zu beach­ten. Diese Aspekte sind von der das IT-Verfahren betreibenden OE im Vorfeld zu prüfen und entsprechend, gemäß den Anhängen dieser IT-Rahmen-DV, insbesondere in der stan­dardisierten Checkliste zum IT-Verfahren (Anhang 1) und dem Betriebskonzept (Anhang 2), in geeigneter und nachvollziehbarer Weise zu dokumentieren, sowie beim Betrieb si­cherzustellen.

(7) Die zur Sicherstellung des ordnungsgemäßen Betriebes und der Sicherstellung der Infor­mationssicherheit erhobenen Logdaten dürfen nicht länger als 540 Tage gespeichert wer­den, und §7(1) ist besonders zu beachten.

§6 Auftragsdatenverarbeitung

(1) Sofern für den Betrieb eines IT-Systems die Verarbeitung von personenbezogenen Daten außerhalb der TU Braunschweig angestrebt wird, muss eine Vereinbarung zur Auftrags­datenverarbeitung unter Beachtung der einschlägigen gesetzlichen und insbesondere der geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften abgeschlossen werden. Die Dienststelle stellt hierzu sicher, dass die sich aus dieser IT-Rahmen-DV ergebenden Verpflichtungen von den jeweiligen Auftraggebenden innerhalb der TU Braunschweig auf die Auftragneh­menden übertragen werden.

(2) Das Vorhandensein einer entsprechenden Regelung ist in der jeweiligen Vereinbarung im Anhang 1 (standardisierte Checkliste zum IT-Verfahren) zu dokumentieren. Eine Veröf­fentlichung der Regelung zur Auftragsdatenverarbeitung erfolgt nicht.

§7 Ausschluss von Verhaltens- und Leistungskontrollen sowie Schutz der Rechte der Beschäftigten

(1) Innerhalb von IT-Verfahren erhobene, verarbeitete oder genutzte Daten zum Zwecke der Durchführung des Arbeitsverhältnisses dürfen nicht ohne Mitbestimmung des Personalra­tes (gemäß §67 (1) NPersVG) zum Zwecke der Leistungs- und Verhaltenskontrolle ver­wendet werden. Arbeitsrechtliche Konsequenzen sind aus hieraus gewonnenen Erkennt­nissen nicht zulässig. Für Beschäftige nachteilige Personalmaßnahmen wie z.B. Kündi­gungen, auch Änderungskündigungen, und Abmahnungen wären unwirksam. Ausgenom­men hiervon sind strafrechtlich relevante Tatsachen und Handlungen.

(2) IT-Verfahren, die überwiegend der Durchsetzung des Zweckes einer Hebung von Arbeits­leistung (gemäß §67 (1) NPersVG) dienen, sind ohne Mitbestimmung des Personalrates nicht zulässig.

(3) Rückverfolgungen anonymer Auswertungen auf Einzelpersonen oder Gruppen dürfen nicht erfolgen; ein Weisungsrecht besteht insofern nicht. Ausgenommen hiervon sind im Rahmen der Gefahrenabwehr oder bei strafrechtlich relevanten Tatsachen und Handlun­gen oder bei hinreichendem Verdacht auf derartige Handlungen, die ausschließlich von der dafür als zuständig autorisierten Stelle der TU oder externen Ermittlungsbehörden ver­folgt werden dürfen.

(4) Aus Anlass der Einführung und Anwendung von IT-Verfahren oder damit zusammenhän­genden organisatorischen Maßnahmen sind betriebsbedingte Kündigungen ausgeschlos­sen.

(5) Dienstanweisungen für die Nutzung und Arbeit mit den IT-Verfahren erhält der Personalrat zur Kenntnis.

(6) Eine Haftung der Beschäftigten kann nur bei grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz erfolgen.

§8 Qualifizierungen und Schulungen

(1) Den Beschäftigten werden innerhalb der regulären Dienst- bzw. Arbeitszeiten geeignete und den Zielgruppen entsprechende Qualifizierungen angeboten, die gewährleisten, dass sie das jeweilige IT-Verfahren sicher und kompetent nutzen und bedienen können.

(2) Im Verlauf des Pilotbetriebes sind geeignete und den Zielgruppen entsprechende Qualifi­zierungen aufzubauen.

(3) Vor Aufnahme des Produktivbetriebes eines IT-Verfahrens muss sichergestellt sein, dass ausreichende Qualifizierungen nach (1) angeboten werden.

(4) Mitglieder des Personalrates sind berechtigt, zur Wahrnehmung ihrer Aufgaben an den Qualifizierungen nach (1) teilzunehmen oder zu hospitieren.

(5) Die für die erforderlichen Qualifizierungen und Schulungen nach (1) entstehenden Kosten sind von der betreibenden OE budgetär einzuplanen.

§9 Fachkundige und sachverständige Beratung des Personalrates

(1) Der Personalrat hat das Recht, sich durch eine*n fachkundige*n Mitarbeitende*n der be­ treibenden OE eines IT-Verfahrens alle Funktionalitäten erläutern und Darstellungen aus­drucken bzw. digital übermitteln zu lassen, welche zur Klärung des jeweiligen Sachverhal­ tes beitragen.

(2) Der Personalrat kann in begründeten Fällen Einsicht in Konfigurations- und Administrati­onszustände von IT-Systemen verlangen, insbesondere zu zugewiesenen Rollen und Rechten. Hierzu kann der(die) Datenschutzbeauftragte hinzugezogen werden.

(3) Der Personalrat hat das Recht, interne oder externe sachverständige Beratung seiner Wahl hinzuzuziehen. Dem Personalrat obliegt die fachliche Weisung. Für die Ausführung des Beratungsauftrages sind die notwendigen Zugänge und Einsichtnahmen zu gewähren.

(4) Falls für sachverständige Beratung Kosten entstehen, ist vor der Beauftragung die Über­nahme der Kosten zu klären. In der Regel trägt die das IT-Verfahren betreibende OE die Kosten.

§ 10 Bestandsverzeichnis

(1) Allen Mitarbeitenden ist für alle gemäß dieser IT-Rahmen-DV eingerichteten IT-Verfahren lesender Zugriff auf das von der Dienststelle geführte digitale Bestandsverzeichnis der je­weiligen Vereinbarungen und standardisierten Checkliste zum IT-Verfahren (Anhänge 0 und 1) der vom Geltungsbereich der IT-Rahmen-DV erfassten IT-Verfahren zu gewähren, soweit zutreffend.

(2) Dem Personalrat ist für alle gemäß dieser IT-Rahmen-DV eingerichteten IT-Verfahren le­sender Zugriff auf das von der Dienststelle geführte digitale Bestandsverzeichnis der je­weiligen Projektsteckbriefe, Vereinbarungen, standardisierte Checklisten und Betriebskon­zepte (Anhänge 0 bis 2) sowie aller zugehörigen Dokumente und Gutachten der vom Gel­tungsbereich der IT-Rahmen-DV erfassten IT-Verfahren zu gewähren.