DV 45- Elektronischen Akte (EA) mittels SAP Folders Management (FM)

Dienstvereinbarung Nr. 45

Zwischen der
Technischen Universität Carolo-Wilhelmina zu Braunschweig
vertreten durch ihre Präsidentin

und dem
Personalrat der Technischen Universität Braunschweig,
vertreten durch seine Vorsitzende,

über die Einrichtung (Abt. 21) und den Betrieb der
„Elektronischen Akte (EA)" mittels SAP Folders Management (FM)

„Dienstvereinbarung EA / SAP-FM“

Präambel

SAP Public Sector Folders Management ist eine von der SAP AG entwickelte Standardlösung für die IT-gestützte Vorgangsbearbeitung vor allem im öffentlichen Sektor, aber auch in anderen Branchen wie Banken und Versicherungen. Sie bietet eine Schriftgutverwaltung von Papierakten sowie auch von elektronischen Akten.

Bei dem SAP Modul „SAP Folders Management for Public Sector“ handelt es sich um ein prozessorientiertes Dokumentenmanagement-System, indem sowohl gescannte Dokumente (Pdf, TiF) als auch Microsoft Office-Dokumente, E-Mail-Dokumente und Internet-Adressverknüpfungen abgelegt werden können. Außerdem besitzt das Modul eine Workflow-Komponente, über die verschiedene Einrichtungen zu bearbeitende Dokumente austauschen können. Das Modul wird nur in der Zentralen Universitätsverwaltung eingesetzt. Bei der Ausweitung auf andere dezentrale Universitätsbereiche wird eine neue Dienstvereinbarung abgeschlossen.

Darüber hinaus sind sämtliche gesetzlichen Regelungen bzgl. Dokumentation und Archivierung sicherstellbar. Seit März 2003 ist SAP Public Sector Folders Management von der Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung (KBSt) DOMEA zertifiziert.

Das DOMEA Konzept (Konzept papierarmes Büro) ist ein Konzept für Dokumenten-Management, elektronische Archivierung und Workflow in der öffentlichen Verwaltung. Das SAP Folders Management wurde durch das CCC (Niedersächsisches Hochschulkompetenzzentrum für SAP) entsprechend den Vorgaben der beteiligten Hochschulen angepasst. Mit email vom 03.09.2009 hat MWK (und MF) dem Einsatz des Dokumentenmanagementsystems von SAP zugestimmt. Die SAP-Rahmen-Dienstvereinbarung bleibt hiervon unberührt.

§ 1 Geltungsbereich und Zielsetzungen

1. Die Dienstvereinbarung gilt für alle Beschäftigten der Technischen Universität Braunschweig (TUBS) und regelt die Einführung, Anwendung und Weiterentwicklung der EA mittels des SAP-Moduls „Folders Management" (im Folgenden „SAP-FM" genannt, frühere Bezeichnung „Records Management“) als Dokumentations- und Organisationsmittel zur Verwaltung von Informationen und Unterlagen von Projekten der TUBS. SAP-FM bietet den mit Dritt- und Sondermittelverwaltung bzw. -prüfung befassten Beschäftigten die Möglichkeit, die für das Projekt vorliegenden Daten zu strukturieren, um die Ordnungsmäßigkeit der jeweiligen Projektakte sicherzustellen, und auf Informationen des Projekts, die in anderen Modulen von SAP vorgehalten werden, im Rahmen der jeweiligen Berechtigungen, zuzugreifen.
2. Diese Dienstvereinbarung dient insbesondere der Sicherstellung der Einhaltung der geltenden datenschutzrechtlichen Normen und Bestimmungen, des Arbeits- und Gesundheitsschutzgesetzes (AuG), der Bildschirmarbeitsverordnung (BildschArbV), des Tarifvertrages über die Arbeitsbedingungen von Arbeitnehmern auf Arbeitsplätzen der Informationstechnik und des Niedersächsischen Personalvertretungsgesetzes (NPersVG) unter besonderer Beachtung des Prinzips der Datensparsamkeit und der engen Zweckbindung der Datennutzung.

§ 2 Allgemeine Grundsätze

1. Diese Dienstvereinbarung erlaubt den Einsatz von SAP-FM in der TUBS gem. §§ 59, 60, 64, 66 und 67 in Verbindung mit § 78 NPersVG sowie bezüglich der Verarbeitung personenbezogener oder beziehbarer Daten gem. den Bestimmungen des Niedersächsischen. Datenschutzgesetzes (NDSG). Sie bildet die Rechtsgrundlage für den Einsatz von SAP-FM in der TUBS.
2. Diese Dienstvereinbarung wird auf Grundlage der Dienstvereinbarung zum Einsatz von SAP R/3 Standardsoftware abgeschlossen.
3. SAP-FM dient ausschließlich der Dokumentation. SAP-FM wird nicht eingesetzt, um das Verhalten und die Leistung von Beschäftigten zu kontrollieren. Es werden insbesondere mit Hilfe von SAP-FM keine Auswertungen über Leistungen oder Verhalten einzelner Personen durchgeführt.

§ 3 Beschreibung und Leistungsumfang des Systems

1. Fachkonzept inklusive Systembeschreibung des SAP-FM ist für die jeweils geltende Version in den Anlagen dokumentiert.
2. Die aus anderen SAP Modulen oder anderen EDV-Systemen bzw. Datenbanken in SAP-FM importierte Daten sind abschließend in dem Fachkonzept und Anlage 3 beschrieben.

§ 4 Zugang zum SAP-FM

1. Zugang erhalten die Beschäftigten, die mit der Betreuung von Dritt- und Sondermittelprojekten befasst sind. Der Zugang erfolgt, wie bei den bestehenden Modulen, über den installierten SAP Client.
2. Die Vergabe und die Änderung der Zugriffsberechtigungen werden dokumentiert.

§ 5 Datenschutzmaßnahmen

1. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die dieses Modul nutzen, werden über eine entsprechende „Verschwiegenheitserklärung" (Anlage 5) zur Wahrung des Datengeheimnisses nach § 5 NDSG verpflichtet.
2. Unzulässigerweise gespeicherte Daten oder Dokumente sind unverzüglich zu löschen bzw. ist die Löschung unverzüglich zu veranlassen. Es werden nur die für den technischen Betrieb notwendigen Protokollierungen durchgeführt.
3. Eine Auftragsdatenverarbeitung oder Serviceleistungen durch Dritte findet nicht statt.

§ 6 Erfassung, Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten

1. Die Erfassung, Speicherung und Verarbeitung personenbezogener oder personenbeziehbarer Daten erfolgt im Rahmen des SAP-FM analog der bisherigen Papierakten.
2. Die gespeicherten Daten werden nicht zur Leistungsmessung, zum Leistungs- oder Verhaltensvergleich oder zur Leistungskontrolle herangezogen.
3. Es werden weder Verknüpfungen mit Daten des Moduls SAP-HR oder anderen IT-Systemen noch personenbeziehbare Berichte erstellt. Es besteht nur die Verbindung zu den Stammdaten der Projekte in den Modulen des PSM, CO und den Finanzdaten des Modul FI.
4. Ein Export von personenbeziehbaren Daten erfolgt nicht.

§ 7 Qualifizierung der Nutzer

1. (Die entsprechenden Beschäftigten erhalten eine ausführliche Einführung in das System im Rahmen des Key-User-Konzeptes. Die Key-User werden durch das CCC geschult und die Key-User schulen die Endnutzer.
2. Die Schulung umfasst auch die Punkte der Datensparsamkeit und Einhaltung des Datenschutzes.
3. Das Schulungskonzept ist als Anlage 6 beigefügt.

§ 8 Rechte der Personal Vertretung

1. Die Personalvertretung wird entsprechend §60 NPersVG rechtzeitig und umfassend über die Praxis des Einsatzes, und über die Planung weiterer Nutzungsmöglichkeiten bzw. anstehende Versionswechsel des SAP-FM unterrichtet. Jede Änderung oder Erweiterung des vorliegenden Verfahrens bedarf der Zustimmung der Personalvertretung.
2. Die Personalvertretung erhält bei Bedarf Auswertungen sowie bei Bedarf unter Anleitung der SAP-FM Key-User einen lesenden Zugang zum System.

§ 9 Schlussbestimmungen, Inkrafttreten

1. Diese Dienstvereinbarung tritt am Tage der Unterzeichnung in Kraft; sie ist unverzüglich im Verkündungsblatt bekanntzumachen (§78 Abs. 2 NPersVG).
2. Sollten Teile dieser Vereinbarung nichtig sein, so bleiben die anderen Teile dieser Vereinbarung davon unberührt.
3. Diese Dienstvereinbarung kann mit einer Frist von 4 Monaten von beiden Seiten – frühestens zum 31.10.2020 – gekündigt werden. Die einvernehmliche Änderung ist jederzeit möglich. Kündigung und Änderung bedürfen der Schriftform. Im Übrigen gilt §78 Abs. 4 NPersVG.

Anlagen 1-6

1. Deltafachkonzept der TUBS
2. Betriebskonzept im GITZ/CCC
3. Dokumentation von Datenübernahme aus anderen Systemen (Art der Systeme, Umfang der Daten - insbes. Beschäftigtendaten)
4. Berechtigungskonzept
5. Verschwiegenheitserklärung
6. Schulungskonzept