DV 44- Dienstvereinbarung zur Durchführung von Jahresgesprächen

Dienstvereinbarung Nr. 44

Zwischen der
Technischen Universität Braunschweig,
vertreten durch die Präsidentin

und
dem Personalrat der Technischen Universität,
vertreten durch die Vorsitzende,

wird
gemäß § 78 i.V. m. § 66 NPersVG folgende

Dienstvereinbarung zur Durchführung von Jahresgesprächen

geschlossen:

Präambel

Gemäß der Ziele und Werte der TU Braunschweig fühlen wir uns für die Weiterentwicklung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie des gegenseitigen Respektes und der Wertschätzung verpflichtet. Durch das hier beschriebene Jahresgespräch wird eine gegenseitige Rückmeldung über die Arbeitssituation gegeben, sich zur Zusammenarbeit ausgetauscht sowie Förder-, Entwicklungs- und Teilhabemöglichkeiten besprochen. Der Dialog ist Ausdruck des gegenseitigen Respektes und der Wertschätzung zwischen Führungskraft und Mitarbeiterin bzw. Mitarbeiter. Damit entwickeln wir unsere Führungskultur weiter und füllen unsere Ziele und Werte mit Leben.

§ 1 Zielsetzung

Im Jahresgespräch stimmen sich Mitarbeiterin bzw. Mitarbeiter und Führungskraft zu Aufgaben, Verantwortlichkeiten, zur beruflichen Situation und Entwicklung unter Berücksichtigung der bestehenden und zukünftigen Rahmenbedingungen ab. Sie geben sich gegenseitig Rückmeldung mit dem Ziel, die Arbeitsergebnisse und die Zusammenarbeit zu würdigen und damit Wertschätzung auszudrücken sowie die Arbeitszufriedenheit zu stärken. Von der verbesserten Kommunikation zwischen Führungskraft und Mitarbeiterin bzw. Mitarbeiter profitiert der eigene Arbeitsbereich aber auch die TU Braunschweig insgesamt.

§ 2 Geltungsbereich und Teilnahme

• Diese Dienstvereinbarung gilt für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Universitätsverwaltung, Stabsstellen und zentralen Einrichtungen der Technischen Universität Braunschweig, unabhängig von Status, Vertragsdauer, Befristung oder Alter.
• Alle Führungskräfte sind verpflichtet, die ihnen unmittelbar zugeordneten Beschäftigten zu Jahresgesprächen gem. § 4 einzuladen und ggf. diese Gespräche zu führen.
• Das Jahresgespräch beruht auf der freiwilligen Teilnahme der Mitarbeiterin bzw. des Mitarbeiters. Aus der Ablehnung des Gesprächs dürfen der Mitarbeiterin bzw. dem Mitarbeiter keine Nachteile entstehen.
  In den weiteren Organisationseinheiten (Fakultäten, Institute usw. ) können sowohl die Beschäftigten als auch die Führungskraft anregen, das Jahresgespräch durchzuführen.
• Zur besonderen Berücksichtigung der Belange von Schwerbehinderten kann nach vorheriger Absprache zur Unterstützung der Kommunikation eine Dritte Person (z. B. Gebärdendolmetscher) hinzugezogen werden.

§ 3 Inhalte

Das Jahresgespräch ist ein regelmäßiger, vertraulicher und strukturierter Dialog zwischen Mitarbeiterin bzw. Mitarbeiter und Führungskraft. Es soll folgende Inhalte umfassen:

• Bilanz der Vorjahresvereinbarung zwischen Mitarbeiter/in und Führungskraft
• Arbeitssituation (Aufgaben, Arbeitsumfeld und zeitliche Anforderungen)
• Führung und Zusammenarbeit
• Förder- und Entwicklungsmöglichkeiten
• Vereinbarungen (freiwillig)

Zusätzlich können weitere relevante Themen wie das persönliche/familiäre Umfeld oder die gesundheitliche Situation besprochen werden, wenn die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter dies wünscht bzw. mit der Erörterung einverstanden ist.

§ 4 Regelmäßigkeit und Dauer

Das Jahresgespräch findet einmal pro Kalenderjahr zwischen Führungskraft und Mitarbeiterin bzw. Mitarbeiter statt. Die Führungskraft lädt rechtzeitig, d.h. mindestens zwei Wochen im Voraus, zu dem Jahresgespräch ein, für das ausreichend Zeit zu veranschlagen ist. Bei befristeten Arbeitsverhältnissen ist zu dem Gespräch mindestens vier Monate vor Vertragsende einzuladen.

§ 5 Vertraulichkeit und Dokumentation

• Das Jahresgespräch sowie alle hiermit im Zusammenhang stehenden Aufzeichnungen sind vertraulich.
• Ergebnisse des Gesprächs und getroffene Vereinbarungen werden in einem Dokumentationsbogen gemäß Anlage 1 festgehalten, der von beiden Gesprächsbeteiligten unterschrieben wird. Wenn der Charakter des Jahresgesprächs nicht mehr gewahrt werden kann bzw. sich kein Einvernehmen erzielen lässt, haben beide Seiten das Recht das Gespräch zu beenden. Die Unstimmigkeiten sollten separat ggf. durch das Hinzuziehen Dritter bearbeitet werden. Ist die Situation geklärt, sollte das Jahresgespräch in seiner ursprünglichen Form weitergeführt werden. Entsprechendes ist im Online Bestätigungsbogen (Anlage 3) zu vermerken.
• Beide Gesprächsbeteiligte erhalten je eine Ausfertigung des Dokumentationsbogens, der unter Beachtung des Datenschutzes und für Dritte unzugänglich aufzubewahren ist.
• Die Dokumentationsbögen des vorherigen Gesprächs sind unmittelbar nach Durchführung des aktuellen Gesprächs sowie bei Wechsel der Führungskraft zu vernichten, sofern nicht beide Gesprächsbeteiligte einvernehmlich etwas Abweichendes vereinbaren.
• Ergeben sich aus dem Gespräch notwendige Maßnahmen, können bei Einvernehmen entsprechende Informationen auf einem Informationsbogen gemäß Anlage 2 an Dritte weitergegeben werden.

§ 6 Evaluation und Feedback

Auf einem Bestätigungsbogen gemäß Anlage 3 wird unter Angabe der Organisationseinheit ohne Angaben von Personennamen festgehalten, dass und wann das Jahresgespräch statt-gefunden hat oder abgelehnt wurde. Die Führungskraft füllt umgehend eine Bestätigung zur Evaluierung aus. Nach Ablauf des Kalenderjahres evaluiert die Personalentwicklung auf Grundlage der Bestätigungen das Verfahren und informiert den Personalrat bis zum Ende des ersten Quartals des Folgejahres umfassend über die Ergebnisse. Über die Evaluation hinaus ist auch ein freiwilliges anonymes Feedback gemäß Anlage 4 möglich.

§ 7 Information und Schulungen

Im Zusammenhang mit der Einführung und Durchführung von Jahresgesprächen und deren Qualitätssicherung werden durch die Abteilung Personalentwicklung obligatorische Informationsveranstaltungen für neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit einer Vertragsdauer von mindestens zwölf Monaten sowie obligatorische Einführungsworkshops für neue Führungskräfte durchgeführt. Allen Übrigen stehen die Veranstaltungen ebenfalls offen.

§ 8 Schlussbestimmungen

Die Dienstvereinbarung tritt am 01.07.2019 in Kraft und ist in geeigneter Weise gemäß § 78 Abs. 2 NPersVG bekannt zu machen. Widerspricht eine Regelung dieser Vereinbarung höherrangigem Recht, so bleibt die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen hiervon unberührt. Die Vertragsparteien verpflichten sich, eine unwirksame Regelung durch eine ihr möglichst entsprechende wirksame Regelung zu ersetzen. Die Dienstvereinbarung kann frühestens nach dem 30.06.2021 und ab dann jederzeit mit einer Frist von vier Monaten gekündigt werden. Eine einvernehmliche Änderung ist jederzeit möglich. Kündigung und Änderung bedürfen der Schriftform.

Anlage 1: Dokumentationsbogen Jahresgespräch

Anlage 2: Maßnahmenbogen zur Weiterleitung an Dritte

Anlage 3: Online-Bestätigungsbogen

Anlage 4: Online Feedbackbogen

Die Online-Formulare für den Bestätigungsbogen (Anlage 3) und Feedbackbogen (Anlage 4) finden Sie nach Login unter "Jahresgespräche" im Informationsportal.