Zwischen der
Technischen Universität Braunschweig
vertreten durch die Präsidentin
und dem
Personalrat der Technischen Universität Braunschweig
vertreten durch den Vorsitzenden
wird gem. § 78 NPersVG folgende Dienstvereinbarung geschlossen:
Die TU Braunschweig und der Personalrat wollen mit dieser Dienstvereinbarung die Arbeitsplatzgestaltung an der TU Braunschweig deutlich flexibler machen, Leerstände in Büros vermeiden und so Flächen nachhaltig und wirtschaftlich nutzen. Desk Sharing wird dabei als ergänzendes Arbeitsmodell eingeführt, das den interdisziplinären Austausch fördert und den Arbeitsalltag bereichert. Zugleich bleibt die Anwesenheit der Beschäftigten vor Ort ausdrücklich erwünscht, da an der TU Braunschweig der direkte Austausch, die persönliche Zusammenarbeit und die Identifikation mit der Einrichtung einen hohen Stellenwert besitzen.
Gegenstand der Vereinbarung sind Arbeitsbedingungen für zeitlich wechselnd genutzte Arbeitsplätze und -räume. Ziel ist, eine moderne, flexible, nachhaltige und gesundheitsgerechte Arbeitsumgebung zu schaffen und gleichzeitig eine ökologisch wie ökonomisch effiziente Flächen- und Raumbedarfsplanung zu gewährleisten. Damit unterstützt die Vereinbarung das Ziel, Büros oder Büroarbeitsplätze optimal zu nutzen.
Klare Vereinbarungen schaffen hierbei Vertrauen in der Zusammenarbeit innerhalb der Dienstelle und dienen übergeordnet dazu, die Dienstaufgaben jederzeit effektiv und effizient zu erfüllen.
Mit der Einführung von Desk Sharing sollen folgende Ziele erreicht werden:
Diese Dienstvereinbarung gilt für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der TU Braunschweig, die unter den Geltungsbereich des Niedersächsischen Personalvertretungsgesetzes fallen.
Der rechtliche Rahmen für Desk Sharing an der TU Braunschweig ergibt sich insbesondere aus folgenden rechtlichen Grundlagen, die in der geltenden Fassung zu beachten sind: Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG), Arbeitsstättenverordnung (ArbeitsstättenVO) sowie der Betriebssicherheitsverordnung (BetriebssicherheitsVO), Arbeitszeitgesetz (ArbZG), Niedersächsisches Beamtengesetz (NBG), Niedersächsisches Gleichbehandlungsgesetz (NGG), Niedersächsisches Personalvertretungsgesetz (NPersVG), Niedersächsisches Datenschutzgesetz (NDSG), Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L), Neuntes Sozialgesetzbuch (SGB IX).
(1) Desk Sharing ist ein Arbeitsmodell, bei dem einzelnen Beschäftigten unter bestimmten Voraussetzungen Schreibtische und Arbeitsplätze nicht fest zugeordnet werden, sondern zeitlich flexibel von verschiedenen Personen genutzt werden. Es wird zwischen den folgenden Desk Sharing-Modellen unterschieden:
a) Innerhalb einer Organisationseinheit werden in einem festen Arbeitsraum fest definierte Arbeitsplätze an zuvor festgelegten Tagen durch zwei oder mehrere Beschäftigte wechselseitig genutzt (Anker-Arbeitsplatz). Das Anker-Arbeitsplatz-Modell sollte der Standardfall sein.
b) Innerhalb einer Organisationseinheit werden in einem festen Arbeitsraum mehrere Arbeitsplätze durch mehrere Beschäftigte wechselseitig flexibel genutzt, so dass die Beschäftigten die jeweils freien Arbeitsplätze innerhalb der ihnen als Gesamtheit zugewiesenen Arbeitsplätze nutzen (Flex-Arbeitsplätze).
(2) Desk Sharing erfordert Gebäude- und Raumstrukturen, die die Einhaltung der Regelungen dieser Dienstvereinbarung ermöglichen. Die Teilung eines Arbeitsplatzes bedingt, dass die Beschäftigten flexibel arbeiten können.
(3) Als Organisationseinheit im Sinne dieser Dienstvereinbarung wird ein entsprechend den Strukturen der TU Braunschweig fester Bereich bezeichnet, der einen in sich geschlossenen Arbeitsbereich vorsieht und innerhalb dessen Führungskräfte zusammen mit den ihnen zugeordneten Beschäftigten bestimmte arbeitstechnische Zwecke fortgesetzt verfolgen.
(4) Als Organisationseinheiten gelten Geschäftsbereiche, Stabsstellen, zentrale und stabsstellenähnliche Einrichtungen, wissenschaftliche Einrichtungen, Institute und Fakultäten.
(1) Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die mit der TU Braunschweig eine Vereinbarung über alternierende Telearbeit bzw. eine Kombination von alternierender Telearbeit und mobilem Arbeiten im Umfang von mehr als 50% der regelmäßigen Arbeitszeit getroffen haben, sind verpflichtet, am Desk Sharing teilzunehmen, sofern die durchzuführenden Arbeiten dieses rechtfertigen.
(2) Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die mit der TU Braunschweig eine Vereinbarung über alternierende Telearbeit, mobile Arbeit oder eine Kombination von alternierender Telearbeit und mobilem Arbeiten im Umfang von maximal 50% der regelmäßigen Arbeitszeit getroffen haben, können freiwillig am Desk Sharing teil nehmen, sofern die durchzuführenden Arbeiten dieses rechtfertigen.
(3) Für Beschäftigte soll ein ungeteilter fester Arbeitsplatz zur Verfügung gestellt werden, wenn Gründe in der Person, Gründe in der Eigenart des Arbeitsplatzes oder die durchzuführenden Arbeiten für die Zuweisung eines solchen Arbeitsplatzes sprechen. Das kann insbesondere dann vorliegen, wenn
a) persönliche (Schutz-)Belange eine behinderungsgerechte und individuelle, auf die persönlichen Bedarfe abgestimmte Ausstattung des Arbeitsplatzes erfordern,
b) die Tätigkeit einen Arbeitsplatz bedingt, der mit besonderen Arbeitsmitteln aus gestattet ist und die Verwendung dieser Arbeitsmittel eine individuelle Einarbeitung erfordert oder diese besonders schützenswert sind.
(4) Die Arbeits- oder Dienstverhältnisse, die statusrechtliche Zuordnung und die dienstrechtliche Stellung der Beschäftigten bleiben durch diese Dienstvereinbarung unberührt, sofern in ihnen und den daraus resultierenden Individualvereinbarungen nicht ausdrücklich etwas Anderes geregelt ist.
(5) Ein Rechtsanspruch zur Nutzung von Desk Sharing wird durch diese Dienstvereinbarung nicht begründet.
(1) Die Räume, die für den Anker-Arbeitsplatz bzw. als Flex-Arbeitsplatz angeboten werden, verfügen über die jeweils aktuelle Standardausstattung und entsprechen den Anforderungen der ArbeitsstättenVO sowie der BetriebssicherheitsVO in der jeweils geltenden Fassung.
(2) Der Arbeitsplatz im Sinne von § 4 Abs. 1 enthält als Grundausstattung einen Schreibtisch, einen ergonomischen (Büro-)Stuhl, einen Bildschirm, Unterbringungsmöglichkeiten und Anschlussmöglichkeiten an das EDV- und Telefon-System der TU Braunschweig.
(3) Darüber hinaus erhält jede und jeder Beschäftigte eine individuelle Ausstattung bestehend aus Tastatur, Maus und Headset.
(4) Sofern persönliche (Schutz-)Belange der Beschäftigten oder die Tätigkeit dieses erfordern, ist in Absprache mit der Führungskraft eine veränderte oder erweiterte Ausstattung (bspw. zweiter Bildschirm) zur Verfügung zu stellen.
(5) Die zu nutzenden Schreibtische sollen von den Beschäftigten einfach werkzeuglos oder elektrisch höhenverstellbar und damit individuell auf deren Belange einstellbar sein. -
(6) Die Arbeitssicherheit kann bei Bedarf beraten und die Beschäftigten zur Ergonomie am Arbeitsplatz unterweisen.
(7) Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erhalten für die Räume, die für das Desk Sharing genutzt werden können, eine entsprechende Schließberechtigung.
(1) Die Teilnahme am Desk Sharing und die beabsichtigten Organisationsmaßnahmen werden im Vorfeld zwischen der Führungskraft und den Beschäftigten der Organisationseinheit - unter Berücksichtigung ihrer individuellen Arbeitszeitmodelle und dienstlichen Erfordernisse - besprochen. Es ist Zeit einzuplanen, um auf Fragen und Anregungen einzugehen.
(2) Das Teilen und der Wechsel des Arbeitsplatzes soll zu keinen substantiellen Veränderungen der Arbeitsabläufe führen. Auch soll Desk Sharing die soziale Interaktion innerhalb der Organisationseinheit sowie die Erfordernisse des Dienstbetriebes nicht negativ beeinflussen. Bei dienstlichen Erfordernissen kann daher im begründeten Einzelfall von Abs. 1 auch kurzfristig abgewichen werden.
(3) Teilnehmerinnen und Teilnehmer am Desk Sharing wählen nach Rücksprache mit ihrer Führungskraft die Nutzung eines Desk Sharing-Arbeitsplatzes aus und melden sich über die zentral an der TU Braunschweig geltenden Buchungsplattform an. Bis zur Einführung dieser Buchungsplattform können alternative digitale oder analoge Buchungsmethoden verwendet werden.
(4) An ihren Anwesenheitstagen richten Teilnehmerinnen und Teilnehmer am Desk Sharing ihren Arbeitsplatz mit der personenbezogenen Arbeitsausstattung selbst ein.
(5) Teilnehmerinnen und Teilnehmer am Desk Sharing gewährleisten ihre Erreichbarkeit selbst (insbesondere Weiterleitung des Telefons, regelmäßiges Leeren des dienstlichen Postfachs). Einzelheiten der Erreichbarkeit sind in Absprache zwischen Beschäftigten und Vorgesetzten zu regeln.
(6) Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer am Desk Sharing sind dafür verantwortlich, ihren Arbeitsplatz aufgeräumt und organisiert zu halten („Clean Desk“). Dazu gehört insbesondere:
a) Die beschäftigte Person muss am Ende des gebuchten Arbeitszeitraumes ihren Arbeitsplatz, an dem sie gearbeitet hat, sauber und aufgeräumt sowie frei zur Nutzung einer anderen beschäftigten Person verlassen.
b) Es müssen sämtliche Unterlagen, Dokumente, Datenträger oder vertrauliche Informationen sowie personenbezogene Gegenstände (Maus, Tastatur, Headset) in Schränken oder anderen zu Verfügung zu stellenden, abschließbaren Unterbringungsmöglichkeiten (z.B. Rollcontainer) verstaut werden.
c) Teilnehmerinnen und Teilnehmer am Desk Sharing sind verpflichtet, den Arbeitsplatz am Ende des gebuchten Arbeitszeitraumes zu reinigen, so dass anschließend eine Nutzung durch andere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ohne Einschränkungen erfolgen kann. Für die Reinigung der Arbeitsfläche sind geeignete Hygiene- und Reinigungstücher/-mittel in vorgegebener Qualität in den Räumlichkeiten bereit zu stellen.
(7) Alle im Zusammenhang mit dem Desk Sharing aufgeführten Tätigkeiten wie z.B. das Buchen und Beziehen eines Arbeitsplatzes, das Reinigen sowie das Aufräumen sind Arbeitszeit.
(8) Der Wunsch von Beschäftigten, am Desk Sharing teilzunehmen, kann von der Führungskraft nur unter schriftlicher Angabe von Gründen abgelehnt werden.
(9) Bei Problemen zwischen Beschäftigten und der jeweiligen verantwortlichen Führungskraft kann auf Wunsch der Personalrat beratend hinzugezogen werden. Kann der Personalrat keine einvernehmliche Lösung vermitteln, kann auf Wunsch der Beschäftigten oder der Führungskraft die Personalabteilung in eine weitere Konfliktlösung einbezogen werden.
(10) Verstöße gegen die Verpflichtungen/Vorgaben aus den Absätzen 4 bis 6 können zu rechtlichen Konsequenzen im Zusammenhang mit der Nutzung von alternierender Telearbeit führen.
(1) Die Einhaltung der Regelungen des Datenschutzes und der Informationssicherheit sind durch die Beschäftigten sicherzustellen. Sie gelten uneingeschränkt auch für die Tätigkeit am Anker-Arbeitsplatz oder Flex-Arbeitsplatz.
(2) Vertrauliche Daten und Informationen, wie z.B. personenbezogene und dienstliche Daten sowie Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse von Unternehmen und persönliche Unterlagen sind von den Beschäftigten so zu schützen, dass Dritte keine Einsicht nehmen oder darauf Zugriff haben können. Es werden hierfür in den Organisationseinheiten Rollcontainer oder Mobiliar (Schrank, Sideboard o.ä.) oder beides zur Verfügung gestellt.
(3) Es ist darauf zu achten, dass unbefugte Personen keine Gespräche mit sensiblen Inhalten mithören oder in sonstiger Weise vertrauliche Informationen zur Kenntnis nehmen können. Räumlichkeiten und Arbeitsgeräte sind so einzurichten, dass die Beschäftigten dieser Obliegenheit nachkommen können.
Im Falle der Beschädigung, des Verlustes und des Diebstahls der zur Verfügung gestellten Arbeitsmittel einschließlich des Verlustes von Daten- bzw. Aktenbeständen gelten die jeweiligen gesetzlichen, tariflichen und beamtenrechtlichen Regelungen. Die Beschäftigten haften für Schäden nur bei vorsätzlicher oder grob fahrlässiger Verletzung der ihnen obliegenden Pflichten.
Vor Aufnahme von Desk Sharing werden die Beschäftigten und ihre Führungskräfte in geeigneter Weise über die Arbeitsform informiert. Auch nach Aufnahme werden zu den Themen Change-Management, Selbstorganisation, Besonderheiten im Arbeitsschutz sowie Informationssicherheit und Datenschutz Schulungen angeboten.
Die Regelungen zum Desk Sharing an der TU Braunschweig werden zum Ende der zweijährigen Erprobungsphase überprüft. Bei Bedarf sollen spezielle Themen diskutiert und Vorschläge für die künftige Entwicklung erarbeitet werden.
Sollte eine oder mehrere Bestimmungen dieser Dienstvereinbarung unwirksam sein, so bleiben die restlichen Bestimmungen weiterhin in Kraft. Die Verhandlungspartner vereinbaren unverzüglich einen Termin, um über die unwirksame Passage neu zu verhandeln.
(1) Diese Dienstvereinbarung tritt zum 01.10.2025 in Kraft. Sie ist im Rahmen der Erprobung zunächst für zwei Jahre befristet. Nach erfolgreicher Evaluation der Erprobungsphase ist eine weitere Verlängerung möglich.
(2) Die Dienstvereinbarung kann jederzeit einvernehmlich ergänzt und geändert werden. Die Ergänzungen und Änderungen bedürfen der Schriftform.
(3) Sie kann mit einer Frist von vier Monaten zum Jahresende, frühestens zum 31.12.2026, gekündigt werden.
Die Präsidentin
der Technischen Universität Braunschweig
Personalrat
der Technischen Universität Braunschweig
Der Vorsitzende