Pflichtinformationen

Datenschutzerklärung für die Verarbeitungstätigkeiten der Stabsstelle Datenschutzbeauftragter

Die folgende Datenschutzerklärung gilt nur für die Fachverfahren der Stabsstelle Datenschutzbeauftragter. Für den Technikbetrieb dieser Webseite gilt die allgemeine Datenschutzerklärung auf dieser Webseite.

Angaben zum Verantwortlichen

Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die:

Technische Universität Braunschweig
Universitätsplatz 2
38106 Braunschweig
Tel.: +49 (531) 391- 0
E-Mail: praesidentin(at)tu-braunschweig.de

vertreten durch die Präsidentin
Prof. Dr. Angela Ittel
https://www.tu-braunschweig.de/praesidentin

Ansprechpartner an der TU Braunschweig (ausführende Organisationseinheit)

Technische Universität Braunschweig
Datenschutzbeauftragter
Bienroder Weg 87
38106 Braunschweig
Tel. +49 (531) 391-7655
E-Mail: datenschutz@tu-braunschweig.de

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Bei Fragen zum Datenschutz an der TU Braunschweig steht Ihnen unser Datenschutzbeauftragter per E-Mail (datenschutz(at)tu-braunschweig.de) zur Verfügung.

Datenverarbeitungen durch die Stabsstelle Datenschutzbeauftragter

Zwecke der Verarbeitung

Entgegennahme, Prüfung, Dokumentation und Beantwortung von Datenschutzanfragen von betroffenen Personen und Koordination mit zuständigen Stellen.

Beschreibung der Kategorien betroffener Personen

Studierende, Beschäftigte, Bewerbende, Alumni, Gäste, externe betroffene Personen.

Beschreibung der Kategorien von personenbezogenen Daten

Identitäts- und Kontaktdaten; Inhalt der Anfrage und Korrespondenz; ggf. beigefügte Nachweise; ausnahmsweise besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO, sofern von der anfragenden Person übermittelt und für die Bearbeitung erforderlich.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Von den betroffenen Personen werden ihre personenbezogenen Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung verarbeitet, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit Art. 38 Abs. 4 DSGVO.

Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die personenbezogenen Daten offengelegt worden sind oder noch werden

Interne Organisationseinheiten der TU (zuständige Dezernate, Fakultäten, Einrichtungen, IT, Rechtsabteilung, Hochschulleitung); Auftragsverarbeiter für Betrieb der genutzten Systeme.

Drittland oder internationale Organisation

Personenbezogene Daten werden nicht in ein Drittland übermittelt. Eine Übermittlung in ein Drittland ist auch nicht geplant.

Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien

3 Jahre nach Abschluss, sofern keine anderen rechtlichen Gründe einer Löschung entgegenstehen.

Datenquelle

Die personenbezogenen Daten werden bei der anfragenden Person direkt erhoben.

Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO erfolgt nicht.

Zwecke der Verarbeitung

Beratung und Beantwortung interner datenschutzbezogener Anfragen aus Dezernaten, Fakultäten, Einrichtungen und Projekten.

Beschreibung der Kategorien betroffener Personen

Interne Ansprechpersonen/Projektverantwortliche; inhaltlich ggf. indirekter Bezug zu Studierenden/Beschäftigten.

Beschreibung der Kategorien von personenbezogenen Daten

Kontaktdaten der Anfragenden; Anliegen/Korrespondenz; Vorgangsmetadaten; Projektdokumente.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Von den betroffenen Personen werden ihre personenbezogenen Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung verarbeitet, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit Art. 39 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die personenbezogenen Daten offengelegt worden sind oder noch werden

Anfragende Organisationseinheiten; Hochschulleitung bei grundsätzlichen Themen; ggf. IT/Rechtsabteilung.

Drittland oder internationale Organisation

Personenbezogene Daten werden nicht in ein Drittland übermittelt. Eine Übermittlung in ein Drittland ist auch nicht geplant.

Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien

3 Jahre nach Abschluss des Vorgangs, sofern keine anderen rechtlichen Gründe einer Löschung entgegenstehen.

Datenquelle

Interne Organisationseinheiten; vorhandene Dokumente.

Zwecke der Verarbeitung

Beratung zur Prüfung der Erforderlichkeit einer DSFA durch Organisationseinheiten; Beratung zur Durchführung von DSFA; ggf. Mitwirkung bei der Konsultation der Aufsichtsbehörde.

Beschreibung der Kategorien betroffener Personen

Kontaktdaten der Projektbeteiligten; Projektdokumente, Datenfluss- und Risikoanalysen; keine produktiven Personendaten, außer zu Prüfzwecken erforderlich.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Von den betroffenen Personen werden ihre personenbezogenen Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung verarbeitet, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit Art. 39 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die personenbezogenen Daten offengelegt worden sind oder noch werden

Projektteams/Organisationseinheiten; Hochschulleitung; ggf. zuständige Aufsichtsbehörde im Fall der Konsultation.

Drittland oder internationale Organisation

Personenbezogene Daten werden nicht in ein Drittland übermittelt. Eine Übermittlung in ein Drittland ist auch nicht geplant.

Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien

Projektdauer plus 3 Jahre; bei fortgeführter Verarbeitung Aufbewahrung der Unterlagen zur Beratung bei der Durchführung von DSFA, mindestens für die Dauer der Verarbeitung zuzüglich Nachlauf.

Datenquelle

Die personenbezogenen Daten werden bei der betroffenen Person direkt erhoben.

Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO erfolgt nicht.

Zwecke der Verarbeitung

Planung und Durchführung von Prüfungen/Audits, Stichproben und Kontrollen zur Einhaltung der Datenschutzanforderungen; Dokumentation von Feststellungen, Empfehlungen und Nachverfolgung von Maßnahmen.

Beschreibung der Kategorien betroffener Personen

Interne Verantwortliche/Ansprechpersonen in geprüften Bereichen; ggf. mittelbar Studierende/Beschäftigte, wenn Systeme mit Personenbezug geprüft werden (Verwendung von Test-/pseudonymisierten Daten angestrebt).

Beschreibung der Kategorien von personenbezogenen Daten

Auditberichte, Prüfprotokolle, Maßnahmenpläne; System- und Berechtigungsdaten (User-IDs, Rollen); in Ausnahmefällen Stichprobenmetadaten; keine produktiven Personaldaten, soweit möglich.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Von den betroffenen Personen werden ihre personenbezogenen Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung verarbeitet, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit Art. 39 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die personenbezogenen Daten offengelegt worden sind oder noch werden

Geprüfte Bereiche; Hochschulleitung; ggf. Justiziariat (Abteilung 11), ggf. Stabsstelle CISO.

Drittland oder internationale Organisation

Personenbezogene Daten werden nicht in ein Drittland übermittelt. Eine Übermittlung in ein Drittland ist auch nicht geplant.

Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien

3 Jahre nach Auditabschluss.

Datenquelle

Interviews, Dokumenten- und Systemprüfungen; interne Richtlinien/Prozesse; Konfigurationsauszüge.

Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO erfolgt nicht.

Zwecke der Verarbeitung

Fachliche Abstimmungen, Konsultationen (Art. 36 DSGVO), Beteiligung an Prüf-/Beanstandungsverfahren, Stellungnahmen, Nachweis der Compliance-Kommunikation.

Beschreibung der Kategorien betroffener Personen

Ansprechpersonen beim Aufsichtsbehörden; interne Kontaktpersonen; ggf. betroffene Personen im Kontext eines Verfahrens.

Beschreibung der Kategorien von personenbezogenen Daten

Kontaktdaten; Schriftwechsel; Verfahrensunterlagen; Stellungnahmen; Aktenzeichen.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Von den betroffenen Personen werden ihre personenbezogenen Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung verarbeitet, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit Art. 39 Abs. 1 lit. d DSGVO.

Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die personenbezogenen Daten offengelegt worden sind oder noch werden

Aufsichtsbehörden; interne Organisationseinheiten/Hochschulleitung.

Drittland oder internationale Organisation

Personenbezogene Daten werden nicht in ein Drittland übermittelt. Eine Übermittlung in ein Drittland ist auch nicht geplant.

Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien

3 Jahre nach Abschluss des Verfahrens, sofern keine anderen rechtlichen Gründe einer Löschung entgegenstehen.

Datenquelle

Eingehende Schreiben/Anforderungen; interne Zuarbeiten.

Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO erfolgt nicht.

Zwecke der Verarbeitung

Beratung der verantwortlichen Stelle zum Umgang mit Datenschutzvorfällen.

Beschreibung der Kategorien betroffener Personen

Von einem Vorfall betroffene Personen (Studierende, Beschäftigte, Dritte); meldende Beschäftigte; Ansprechpersonen externer Dienstleister.

Beschreibung der Kategorien von personenbezogenen Daten

Kontaktdaten; Vorfallsbeschreibung; betroffene Datenkategorien und Umfang; Risikoanalyse; Maßnahmen-/Kommunikationsdokumentation; ausnahmsweise besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO, sofern betroffen.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Von den betroffenen Personen werden ihre personenbezogenen Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung verarbeitet, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit Art. 39 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die personenbezogenen Daten offengelegt worden sind oder noch werden

Interne Organisationseinheiten

Drittland oder internationale Organisation

Personenbezogene Daten werden nicht in ein Drittland übermittelt. Eine Übermittlung in ein Drittland ist auch nicht geplant.

Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien

3 Jahre nach Abschluss des Vorfalls, sofern keine anderen rechtlichen Gründe einer Löschung entgegenstehen.

Datenquelle

Die personenbezogenen Daten werden aus allen internen Datenquellen erhoben.

Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO erfolgt nicht.

Betroffenenrechte, Widerruf und Beschwerderecht

Wenn wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten, haben Sie folgende Betroffenenrechte:

ein Recht auf Auskunft über die verarbeiteten Daten und auf Kopie,
ein Berichtigungsrecht, wenn wir falsche Daten über Sie verarbeiten,
ein Recht auf Löschung, es sei denn, dass noch Ausnahmen greifen, warum wir die Daten noch speichern, also zum Beispiel Aufbewahrungspflichten oder Verjährungsfristen
ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung,
ein Widerspruchsrecht gegen eine Verarbeitung im öffentlichen oder bei berechtigtem Interesse,
ein Recht auf Datenübertragbarkeit,
ein jederzeitiges Recht, Einwilligungen in die Datenverarbeitung zu widerrufen,
ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde, wenn Sie finden, dass wir Ihre Daten nicht ordnungsgemäß verarbeiten. Für die Hochschule ist Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen, Prinzenstraße 5, 30159 Hannover zuständig. Wenn Sie sich in einem anderen Bundesland oder nicht in Deutschland aufhalten, können Sie sich aber auch an die dortige Datenschutzbehörde wenden.

Sie können Ihre Betroffenenrechte direkt bei der ausführenden Organisationseinheit wahrnehmen, Kontakt siehe oben.