Frequently Asked Questions

In der Datenverarbeitung und insbesondere im Datenschutz sind die Begriffe "Anonymisierung" und "Pseudonymisierung" häufig verwendete Konzepte. Beide Verfahren dienen dem Schutz personenbezogener Daten, unterscheiden sich jedoch grundlegend in ihrer Anwendung und Wirksamkeit.

Anonymisierung

Anonymisierung ist ein Prozess, bei dem personenbezogene Daten so verändert werden, dass die betroffene Person nicht mehr identifiziert werden kann, weder direkt noch indirekt. Nach einer erfolgreichen Anonymisierung gelten die Daten nicht mehr als personenbezogene Daten und unterliegen somit nicht mehr den strengen Vorschriften der Datenschutzgesetze.

Beispiel

In einer Studie über das Kaufverhalten von Studierenden an einer Hochschule werden sämtliche personenbezogenen Daten wie Namen, Matrikelnummern und E-Mail-Adressen entfernt. Stattdessen werden nur noch allgemeine und nicht rückverfolgbare Daten wie Alter, Geschlecht und Studiengang verwendet. Die Ergebnisse der Studie können somit nicht mehr auf eine bestimmte Person zurückgeführt werden.

Pseudonymisierung

Pseudonymisierung ist ein Prozess, bei dem personenbezogene Daten so verändert werden, dass die betroffene Person nur noch mit Hilfe zusätzlicher Informationen identifiziert werden kann. Diese zusätzlichen Informationen müssen getrennt aufbewahrt werden und unterliegen strengen Sicherheitsmaßnahmen, um den Schutz der personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Pseudonymisierte Daten gelten weiterhin als personenbezogene Daten und unterliegen den Datenschutzgesetzen.

Beispiel

In einer medizinischen Forschungsstudie werden die Namen der Teilnehmer durch eindeutige Kennungen (Pseudonyme) ersetzt, z.B. "Teilnehmer 001", "Teilnehmer 002", usw. Die Zuordnungsliste, welche die Pseudonyme mit den tatsächlichen Namen der Teilnehmer verknüpft, wird sicher und getrennt von den Forschungsdaten aufbewahrt. Dadurch bleibt die Identität der Teilnehmer geschützt, kann aber im Bedarfsfall (z.B. zur Nachverfolgung von Gesundheitsentwicklungen) wiederhergestellt werden.

Problem der personenbeziehbaren Daten

Personenbeziehbare Daten sind Informationen, die nicht direkt eine Person identifizieren, jedoch in Kombination mit anderen Daten eine Identifizierung ermöglichen. Das Risiko besteht darin, dass selbst anonymisierte Daten unter bestimmten Umständen rückverfolgbar gemacht werden können, z.B. durch die Verknüpfung mit anderen Datensätzen. Dies stellt eine Herausforderung im Datenschutz dar, da es schwierig ist, eine vollständige und irreversible Anonymisierung zu gewährleisten. Daher sind zusätzliche Maßnahmen und regelmäßige Überprüfungen notwendig, um sicherzustellen, dass anonymisierte Daten nicht ungewollt personenbeziehbar werden.

Fazit

Sowohl Anonymisierung als auch Pseudonymisierung sind wichtige Verfahren im Datenschutz, die den Schutz personenbezogener Daten in der Forschung gewährleisten. Anonymisierte Daten können nicht mehr auf die betroffene Person zurückgeführt werden, während pseudonymisierte Daten durch die Trennung von Identifizierungsinformationen weiterhin eine potenzielle Rückverfolgbarkeit ermöglichen. Personenbeziehbare Daten stellen eine besondere Herausforderung dar, da sie durch Verknüpfungen rückverfolgbar gemacht werden können. Die Wahl des geeigneten Verfahrens hängt von den spezifischen Anforderungen und Zielen der jeweiligen Datenverarbeitung ab.

Eine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO ist eine notwendige Voraussetzung für die rechtmäßige Verarbeitung personenbezogener Daten. Sie kann sowohl schriftlich als auch elektronisch erfolgen. Wichtig ist, dass die Einwilligung nachweisbar ist und die gesetzlichen Anforderungen erfüllt.

Schriftliche Einwilligung

Eine schriftliche Einwilligung erfolgt durch ein physisches Dokument, das von der betroffenen Person eigenhändig unterschrieben wird. Diese Form der Einwilligung ist besonders nachvollziehbar und bietet eine klare Möglichkeit, die Zustimmung zu dokumentieren.

Umsetzung

1. Erstellen eines Einwilligungsformulars, das alle relevanten Informationen zur Studie enthält (Zweck der Studie, Art der erhobenen Daten, Verwendungszweck, Dauer der Datenspeicherung, Widerrufsmöglichkeit, Kontaktdaten des Verantwortlichen).
2. Bereitstellung des Formulars an die potenziellen Teilnehmer, z.B. bei einem Informationstreffen oder per Post.
3. Einsammeln der unterschriebenen Einwilligungsformulare und sichere Aufbewahrung der Dokumente.

Beispiel

Eine Hochschule führt eine Studie zum Lernverhalten von Studierenden durch. Die Teilnehmer erhalten ein schriftliches Einwilligungsformular, in dem erklärt wird, welche Daten erhoben werden und zu welchem Zweck. Die Studierenden unterschreiben das Formular und geben es an den Studienleiter zurück. Das unterschriebene Formular wird in einem sicheren Aktenschrank aufbewahrt.

Elektronische Einwilligung

Eine elektronische Einwilligung erfolgt digital, beispielsweise über ein Online-Formular oder eine E-Mail. Diese Methode ist praktisch und effizient, insbesondere wenn viele Teilnehmer involviert sind oder die Einwilligung schnell eingeholt werden muss.

Umsetzung

1. Erstellen eines Online-Einwilligungsformulars, das alle relevanten Informationen zur Studie enthält (Zweck der Studie, Art der erhobenen Daten, Verwendungszweck, Dauer der Datenspeicherung, Widerrufsmöglichkeit, Kontaktdaten des Verantwortlichen).
2. Implementierung des Formulars auf einer gesicherten Website oder Versenden per E-Mail mit einem eindeutigen Link.
3. Sicherstellung, dass die Teilnehmer das Formular elektronisch ausfüllen und durch einen Klick auf "Einwilligen" oder "Absenden" ihre Zustimmung geben.
4. Automatisierte Speicherung der elektronischen Einwilligungen in einem sicheren System, das die Nachverfolgbarkeit und Integrität der Einwilligungen gewährleistet.

Beispiel

Eine Hochschule führt eine Online-Umfrage zur Zufriedenheit der Studierenden mit den digitalen Lernplattformen durch. Die Studierenden erhalten eine E-Mail mit einem Link zu einem Online-Einwilligungsformular. Das Formular erklärt, welche Daten erhoben werden und zu welchem Zweck. Die Studierenden klicken auf "Einwilligen", und ihre Zustimmung wird elektronisch erfasst und sicher gespeichert.

Fazit

Sowohl schriftliche als auch elektronische Einwilligungen sind praktikable Methoden zur Einholung der Zustimmung der Teilnehmer für Forschungsstudien. Entscheidend ist, dass die Einwilligungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und nachweisbar sind. Die Wahl der Methode hängt von den spezifischen Gegebenheiten der Studie und den Präferenzen der Teilnehmer ab.

Die dienstliche Nutzung privater Geräte (sogenanntes Bring Your Own Device, BYOD) ist verbindlich in einer Dienstvereinbarung und einer entsprechenden Richtlinie geregelt. Ausführliche Informationen stellt die Stabsstelle CISO der TU Braunschweig auf einer eigens eingerichteten Unterseite vor. Die Unterseite kann unter https://www.tu-braunschweig.de/ciso/byod aufgerufen werden.

Die private Nutzung dienstlicher Geräte ist verbindlich in einer Dienstvereinbarung und einer entsprechenden Richtlinie geregelt. Ausführliche Informationen stellt die Stabsstelle CISO der TU Braunschweig auf einer eigens eingerichteten Unterseite vor. Die Unterseite kann unter https://www.tu-braunschweig.de/ciso/byod aufgerufen werden.

1 Vorbemerkung

Kommerzielle Messenger-Diensten erfreuen sich großer Beliebtheit. Sie sind kostengünstige Lösungen, insbesondere für Gespräche ins Ausland. Ihr Einsatz ist aber für die Informations- und IT-Sicherheit und aus datenschutzrechtlicher Sicht nicht ohne Risiken.

2 Vorgabe

Der TU Braunschweig weist ausdrücklich darauf hin, dass der Einsatz externer Messenger-Dienste einen Rechtsverstoß darstellen kann!

Bitte nutzen Sie nach Möglichkeit den TU Messenger
(https://messenger.tu-braunschweig.de/).

Wenn Sie mit externen Partner*innen kommunizieren, achten Sie darauf, dass keine personenbezogenen Daten übermittelt werden. Die TU Braunschweig empfiehlt

• https://signal.org/
• https://threema.ch/
• https://www.wire.com/
• https://www.teamwire.eu/

Einige Messenger-Dienste nutzen zwar mittlerweile eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, wodurch Nachrichteninhalt von niemandem außer dem Sendenden und dem Empfangenden der Nachricht gelesen werden können, doch sind das Speichern und die Weitergabe von Metadaten und insbesondere der Zugriff auf die Kontaktlisten der Nutzenden sehr problematisch und insbesondere datenschutzrechtlich bedenklich.

Bei andere Messenger-Diensten besteht nicht nur das Problem der Datenerhebung, sondern auch, dass die Chats nicht standardmäßig und Videoanrufe generell nicht verschlüsselt werden, sodass jeder mit den richtigen Mitteln Zugriff zu Nachrichteninhalten erhalten kann. Gerade beim Austausch von personenbezogenen Daten stellt dies eine massive Sicherheitslücke und einen Datenschutzverstoß dar. Zudem erklären diese Messenger-Dienste nicht in der Datenschutzerklärung, wie diese Daten auf Server gespeichert werden (ob verschlüsselt oder nicht) und wo die entsprechenden Server stehen.

Andere Messenger-Dienste legen ebenfalls wenig Wert auf Datenschutz. Eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung liegt bei diesen nur eingeschränkt vor, und die Verschlüsselung muss erst vom Nutzenden aktiviert werden.

Wenn Sie von Dritten zu Konversationen auf anderen Messenger-Diensten eingeladen werden, müssen Sie selbst abwägen, ob diese Produkte für die von Ihnen zu teilenden Informationen und Daten ausreichend sicher sind.

Bei der Nutzung von Messenger-Diensten ergeben sich im Wesentlichen diese datenschutzrechtlichen Problemstellungen:

• Die Übermittlung der Kontakte aus dem Adressbuch des Nutzenden an Messenger-Dienste.
• Die Übermittlung von personenbezogenen Daten in die USA.
• Die Nutzung von personenbezogenen Daten durch Messenger-Dienste.
• Die Übermittlung der Daten der Nutzenden an andere Unternehmen des Konzerns.

Deshalb ist der Einsatz von externen Messenger-Diensten auf Rechnern verboten, wenn:

1. sie besonderen Sicherheitsanforderungen genügen müssen, z.B., weil

• die Rechner technische Anlagen steuern,
• die Rechner, deren Software aufgrund technischer Notwendigkeiten – entsprechend den Ausnahmeregelungen der IT-Sicherheitsrichtlinien der TU Braunschweig – nicht den allgemeinen Sicherheitsstandards entsprechen (z.B. keine aktuellen Betriebssystemupdates, fehlende Antivirussoftware, Dauerbetrieb, Abweichungen von Kennwortrichtlinien),

2. auf ihnen vertrauliche Daten verarbeitet werden, wie z.B.

• personenbezogene Daten, die den Datenschutzgesetzen unterliegen z.B.
  E-Mail Adressen,
• Prüfungsunterlagen,
• vertrauliche Finanzdaten,
• sensible Forschungsergebnisse.

3 Unvollständige Auflistung nicht zu verwendender Messenger und Kommunikationsdienste

• AIM
• Apple Facetime
• Apple iMessage
• Facebook Messenger
• Google Hangout
• Google Meet
• QQ
• Telegram
• Tiktok
• Skype (die kostenlose Version)
• SnapChat
• Viber
• WeChat
• WhatsApp
• Yahoo Messenger
• Discord
• und viele mehr!

4 Glossar

Ende-zu-Ende-Verschlüsselung: Wenn ein Chat Ende-zu-Ende verschlüsselt ist, können nur die Teilnehmenden dieses Chats auf die Inhalte zugreifen. Wenn eine Verschlüsselung zuverlässig umgesetzt wurde, können App-Betreibende nicht mitlesen und die Daten herausgeben. Ende-zu-Ende-Verschlüsselung ist auch unter dem Begriff Peer-to-Peer (P2P)- Verschlüsselung bekannt.

5 Mögliche Rechtsfolgen bei Nichtbeachtung

Erfolgt durch den Einsatz externer Messenger-Dienste einen Rechtsverstoß, kann dies sowohl für die TU Braunschweig als auch für den betreffenden Mitarbeitenden gravierende Konsequenzen haben:

5.1 Datenschutzrechtlich

Die der Nutzung externer Messenger-Dienste immanente Gefahr einer Verletzung der EU-DSGVO Regeln kann strafrechtlich relevant werden. Weiterhin drohen – neben zu befürchtenden Rufschädigungen und einer Schadensersatzhaftung der TU Braunschweig gem. Art. 82 DSGVO – hohe Bußgelder (50.000 € gem. § 59 NDSG).

5.2 Strafrechtlich

Verletzungen aufgrund des persönlichen Lebens- und Geheimbereichs (§§ 201 ff. StGB) und Straftaten im Amt sind durch das StGB mit Strafe bedroht. Hinsichtlich Letzterer kommt insbesondere eine Strafbarkeit aufgrund eines – ggf. nur fahrlässig begangenen – Geheimnisverrats i.S.d. § 353b StGB in Betracht (Geldstrafe oder Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr möglich).

5.3 Patentrechtlich, urheberrechtlich

Neben einer eventuellen strafrechtlichen Verfolgung drohen bei Patentrechtsverletzungen anwaltliche Abmahnungen, einstweilige Verfügungen, Unterlassungsklagen und Schadensersatzansprüche (vgl. §§ 139 ff. PatG). Gleiches gilt für urheberrechtliche Verstöße (vgl. § 97 UrhG, etwa durch Preisgabe fremder Forschungsergebnisse).

5.4 Personalrechtlich

Bei Verstößen gegen ein Verbot der Nutzung bestimmter Messenger-Dienste können für betroffene Mitarbeitenden Abmahnungen, Schadensersatzforderungen und schlimmstenfalls sogar Kündigungen zu befürchten sein, sofern ein Verbot der Nutzung derartiger Dienste ausgesprochen wird.

5.5 Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen (GeschGehG)

Neben Beseitigungs- und Unterlassungsansprüchen ist eine Schadenersatzhaftung gegenüber Dritten denkbar, wenn die TU Braunschweig oder ihre Mitarbeitenden im Einzelfall eine Rechtsverletzung i.S.d. §§ 4, 10 GeschGehG begehen.

Vom Schutz des neuen GeschGehG profitiert die TU Braunschweig hingegen ggf. nicht, wenn die Nutzung externer Messenger-Dienste nicht grundsätzlich untersagt wird. Denn ein Geschäftsgeheimnis stellt gem. § 2 Nr. 1 b) GeschGehG eine Information dar, die Gegenstand von den Umständen nach angemessenen Geheimhaltungsmaßnahmen durch ihren rechtmäßigen Inhabenden ist. Ist die Nutzung externer Messenger-Dienste an der TU Braunschweig sanktionslos möglich, ist es fraglich, ob angemessene Geheimhaltungsmaßnahmen vorliegen.

Im Falle weiterer Fragen wenden Sie sich bitte an das Datenschutzmanagement.

(Dieser Text wurde aus dem ehemaligen Datenschutzblog der TU Braunschweig übernommen)

Grundsätzlich sind bei der Konfiguration von Betriebssystemen bei der Nutzung dienstlicher Daten die Richtlinien und Vorgaben der Stabsstelle CISO zu beachten und umzusetzen.

Darüber hinaus hat der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz (BayLfD) eine Kurzinformation zur datenschutzgerechten Konfiguration von Windows 10 und 11 herausgegeben. Diese Hinweise sind bei der Verarbeitung dienstlicher Daten analog anzuwenden (Aktuelle Kurz-Information 50: Bayerische öffentliche Stellen und die Windows-Telemetriekomponente).

Betriebssysteme, die den Anforderungen der TU Braunschweig und den datenschutzrechtlichen Anforderungen nicht genügen, dürfen auf Dienstrechnern der TU nicht eingesetzt werden. Dies gilt z.B. für die Windows 10/11 Home Edition, bei der die Telemetriedatenübertragung nicht abgeschaltet werden kann. Hintergrundinformationen zur Übertragung von Telemetriedaten unter Windows 10 können auf den Seiten des BSI heruntergeladen werden.

Ab Oktober 2025 wird Microsoft keine Sicherheitsupdates, Bugfixes und technischen Support für Windows 10 mehr zur Verfügung stellen. Die Hochschule würde damit anfälliger für Cyberangriffe werden, wenn entsprechende Systeme weiter genutzt würden.

Um personenbezogene Daten gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu schützen, muss die TU Braunschweig sicherstellen, dass personenbezogene Daten vor unrechtmäßiger Offenlegung und Verlust der Verfügbarkeit und Integrität geschützt sind. Ein wesentliches Kriterium hierfür ist der Einsatz eines aktuellen Betriebssystems (Stand der Technik).

Die Migration von IT-Systemen auf Windows 11 oder ein anderes aktuelles Betriebssystem vor dem Support-Ende liegt in der Verantwortung der jeweiligen Organisationseinheit. Bei der Migration auf Windows 11 sind die Empfehlungen zur datenschutzfreundlichen Konfiguration in diesen FAQ zu beachten.

Der Betrieb von Windows 10 für die Verarbeitung personenbezogener Daten nach dem Support-Ende ist genehmigungspflichtig und nur unter strengen Auflagen zulässig, wie z. B. dem Offline-Betrieb des IT-Systems in einer streng abgeschotteten Umgebung. Detaillierte Regelungen finden sich in der Richtlinie zum Umgang mit IT-Systemen ohne Support.

Diese Regelungen gelten auch für BYOD-Geräte, die an der Hochschule genutzt werden.

Meta (Facebook/Instagram) wird ab Ende Mai 2025 die Daten aller volljährigen europäischen Nutzer:innen – einschließlich aller öffentlichen Inhalte ihrer Fanpages – für das Training eigener KI-Anwendungen verwenden, sofern kein Widerspruch erfolgt.

Die Nutzung personenbezogener Daten von Besucher:innen von Facebook- oder Instagram-Fanpages für das KI-Training birgt Risiken für die betroffenen Personen: Dazu zählen der Verlust der Kontrolle über eigene Inhalte, mögliche Profilbildung oder Rückschlüsse auf Personen, Intransparenz über die Nutzung der Daten sowie potenzieller Missbrauch zur gezielten Ansprache oder Diskriminierung. Einmal genutzte Daten verbleiben dauerhaft in KI-Systemen.

Handlungsaufruf für alle Organisationseinheiten der TU Braunschweig: Alle Organisationseinheiten, die eigene Fanpages auf Facebook oder Instagram betreiben, müssen bis spätestens 26.05.2025 Widerspruch gegen die Nutzung der öffentlich zugänglichen Fanpage-Daten für das KI-Training einlegen. Ein Widerspruch ist auch nach dem 26.05.2025 möglich, bezieht sich dann aber nur auf die Informationen, die nach dem Widerspruch eingegeben werden. Ältere Informationen werden dann für das Training der Meta-KI verwendet.

Hochschulnahen Organisationen wie studentischen Vereinigungen empfehlen wir ebenfalls, Widerspruch gegen die Nutzung öffentlich zugänglicher Fanpage-Daten einzulegen.

Allen Hochschulangehörigen mit Konten bei Meta empfehlen wir, bewusst zu entscheiden, ob sie der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten durch Meta widersprechen möchten.

Die Widersprüche können über folgende Links eingereicht werden:

• Facebook: https://www.facebook.com/help/contact/712876720715583
• Instagram: https://help.instagram.com/contact/767264225370182

Die Widerspruchformulare sind häufig überlastet und nicht erreichbar. Alternative Widerspruchsmöglichkeiten beschreibt die Verbraucherzentrale NRW e. V. unter: https://www.verbraucherzentrale.de/aktuelle-meldungen/digitale-welt/meta-ai-bei-facebook-instagram-und-whatsapp-so-widersprechen-sie-95646

Weitere Informationen und eine FAQ zu diesem Thema finden Sie hier:

https://datenschutz-hamburg.de/news/meta-ki-training-mit-persoenlichen-daten

Wenn Sie als Mitarbeitende der TU Braunschweig eine Beschreibung einer Verarbeitungstätigkeit (VTB)  erstellen und dem Datenschutzmanagement melden, soll die Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit (VT) allgemeinverständlich sein.

Beachten Sie bitte dabei die folgenden Regeln:

• Die Benennung der Verarbeitungstätigkeiten muss aus Substantiven und Verb bestehen: z.B. "Studierendendaten verwalten"
• Bei spezifischen Anwendungen werden produktunabhängige, abstrakte Bezeichnungen gewählt: z.B. "Web-Videokonferenzsysteme Nutzen". Ein Produkt kann per Definition keine Verarbeitungstätigkeit sein.
• Für zeitlich begrenzte Verarbeitungstätigkeiten – u.a. Forschungsprojekte – darf die Bezeichnung nur mit dem Projekttitel “Projekttitel xy” beschrieben werden z.B.: “SURESOFT”

(Dieser Text wurde aus dem ehemaligen Datenschutzblog der TU Braunschweig übernommen)

Die TU Braunschweig bietet ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zwei sichere und datenschutzkonforme Videokonferenz-Softwarelösungen an: WebEx und BigBlueButton. Diese Software wurde sorgfältig ausgewählt, um den Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit gerecht zu werden. Wenn Beschäftigte der TU Braunschweig zu einer Videokonferenz einladen, müssen die von der TU Braunschweig bereitgestellten Softwarelösungen verwendet werden. Nur so ist die Sicherheit und der Schutz personenbezogener Daten gewährleistet. Andere Videokonferenz-Softwarelösungen sind von der TU Braunschweig nicht freigegeben.

Weitere Hinweise finden Sie im FAQ-Eintrag "Was müssen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei Videokonferenzen mit Fremdsystemen wissen?

Technische Einstellungen

Bevor Sie an einer Videokonferenz teilnehmen, sollten Sie sicherstellen, dass alle technischen Einstellungen auf Datenschutz ausgerichtet sind.

• Verschlüsselung: Stellen Sie sicher, dass alle Datenübertragungen (Audio, Video, Metadaten) verschlüsselt sind.
• Zugangsbeschränkungen: Nutzen Sie Funktionen wie Passwörter für Meetings und eindeutige Besprechungs-IDs, um unbefugten Zugang zu verhindern.

Während der Videokonferenz

• Sensible Informationen vermeiden: Teilen Sie keine vertraulichen Informationen, wenn dies nicht unbedingt notwendig ist und das Videokonferenztool eine angemessene Sicherheit bietet. Seien Sie sich bewusst, dass Dritte möglicherweise mithören können.
• Hintergrund und Umgebung: Achten Sie darauf, was im Hintergrund sichtbar ist. Nutzen Sie gegebenenfalls die Möglichkeit, den Hintergrund zu verwischen oder auszublenden.

Nach der Videokonferenz

• Datenlöschung: Löschen Sie Chat-Protokolle nach dem Meeting, sofern diese nicht mehr benötigt werden.

Werden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der TU Braunschweig zu Videokonferenzen eingeladen, die von einem Dritten (z.B. einem Forschungs- oder Kooperationspartner) organisiert werden, so ist der Dritte für die Auswahl des Videokonferenzsystems und die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben verantwortlich. Die TU Braunschweig hat in diesem Fall keinen Einfluss auf die Auswahl des eingesetzten Systems.

Werden Mitarbeitende zu einer Videokonferenz eingeladen, entscheiden sie selbst, ob sie das angebotene Videokonferenzsystem nutzen möchten. Die Mitarbeitenden müssen eigenverantwortlich prüfen, ob sie mit den Nutzungsbedingungen der Videokonferenzsoftware einverstanden sind und ob das Gespräch ausreichend gesichert ist. Die gesetzlich vorgeschriebenen Informationen über die Datenverarbeitung durch das eingesetzte Videokonferenzsystem sind den Mitarbeitenden durch die verantwortliche Stelle (hier der Dritte) in der Einwilligungserklärung bzw. Datenschutzerklärung mitzuteilen.

Seitens der TU Braunschweig besteht keine Verpflichtung für die Mitarbeitenden, Videokonferenzsysteme Dritter zu nutzen. Es steht ihnen frei, die Teilnahme an Videokonferenzen unter Nutzung von Systemen Dritter abzulehnen, wenn sie Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes und/oder der Sicherheitsvorkehrungen des jeweiligen Systems haben. Aus dieser Entscheidung dürfen den Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der TU keine Nachteile entstehen.

Videokonferenzsysteme bieten in der Regel einen browserbasierten Zugang, für den keine Software installiert werden muss. Sollte eine OE-Leitung in eigener Verantwortung die Installation einer Client-Software zulassen, so darf dies nur nach entsprechender Prüfung der Software und unter Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben und internen Regelungen der TU Braunschweig erfolgen. Die OE-Leitung ist für ihre Entscheidung verantwortlich. Die zentralen Einrichtungen der TU Braunschweig haben ausschließlich den WebEx-Client zur Nutzung freigegeben.

Die Hinweise zum aktuellen Stand der Zulässigkeit der Nutzung von KI-Agenten bei Videokonferenzen kann aus dem Infoportal der TU Braunschweig heruntergeladen werden.