Wenn Sie bereits private IT-Geräte dienstlich bzw. dienstliche IT-Geräte privat nutzen oder in Zukunft nutzen wollen, dann besprechen Sie dies als erstes mit Ihrer Führungskraft.
Diese Misch-Nutzung der IT-Geräte muss beidseitig (Führungskraft und Mitarbeiter*in) durch das Unterzeichnen der entsprechenden Zusatzvereinbarung"Antrags- und Genehmigungsformular zur Nutzung privater Geräte für dienstliche Zwecke" oder "Antrags- und Genhmigungsformular zur Nutzung dienstlicher Geräte für private Zwecke" zugestimmt werden.
Die Zusatzvereinbarungen finden Sie im Infoportal der TU Braunschweig.
Ja. Die Nutzung von privaten IT-Geräten für dienstliche Zwecke bzw. von dienstlichen IT-Geräten für private Zwecke wird nur durch die beidseitige Zustimmung und die damit verbundene Zusatzvereinbarung wirksam.
Nein, die Richtlinie gilt nicht für alle Studierende im Allgemeinen.
Aber: Die Richtlinie gilt für Studierende, die sich neben ihrem Studium an der TU Braunschweig in einem dienstlichen Verhältnis, bspw. als stundentische Hilfskraft, befinden und für die Ausübung dienstlicher Tätigkeiten private Geräte nutzen wollen oder müssen.
Nein, die Richtlinie gilt nicht für Lehrbeauftragte.
Lehrbeauftragte erfüllen die ihnen übertragenen Lehraufgaben selbstständig im Rahmen eines öffentlich-rechtlichen Rechtsverhältnisses. Dieses Rechtsverhältnis ist ein selbstständiges Dienstverhältnis. Lehrbeauftragte üben ihre Tätigkeit weisungsfrei aus. Sie sind daher keine Beschäftigte der TU Braunschweig.
Aber: Lehrbeauftragte sind Angehörige der TU Braunschweig. Angehörige haben das Recht, Einrichtungen der TU Braunschweig zu nutzen, soweit dieses insbesondere zur Erfüllung ihrer Aufgaben an der TU Braunschweig notwendig ist und sie als Nutzungsberechtigte in den jeweiligen Benutzungsordnungen oder anderen Ordnungen aufgeführt sind.
Neben der beidseitigen Zustimmung zu der dienstlichen Nutzung privater IT-Geräte durch die entsprechende Zusatzvereinbarung, müssen Sie die verwendeten Geräte dokumentieren. Durch die Dokumentation muss eindeutig ersichtlich werden, um welche IT-Geräte es sich konkret handelt, bspw. durch Inventarnummern, Seriennummern oder Aufkleber. Diese Dokumentation können Sie eigenständig organisieren, hierfür gibt es keine allgemeingültigen Vorgaben.
Hier kommt es auf den Einzelfall an und kann nicht pauschal beantwortet werden.
Generell ist aber zu sagen, dass wenn es zu einer Einsichtnahme des Gerätes vor Ort kommt, dann findet diese nur unter dem 4-Augen-Prinzip unter Anwesenheit von Ihnen, dem Personalrat und einer*m Mitarbeitenden der Stabsstelle CISO statt. (Siehe DV 54, §4 (4) c.)
Nein, das müssen Sie nicht. Alle Dienstaufgaben werden Sie auch ohne die dienstliche Nutzung von privaten Geräten durchführen können. Für die Nutzung privater IT-Geräte für dienstliche Zwecke bedarf er der beidseitigen Zustimmung durch die entsprechende Zusatzvereinbarung.
Sofern ein Mobiltelefon oder Smartphone aus dienstlichen Gründen zwingend benötigt wird und der*die Mitarbeitende dafür nicht ein privates Gerät nutzen möchte, dann muss ein Gerät von der Dienststelle gestellt werden.
Dabei ist genau zu prüfen, ob wirklich ein zwingender dienstlicher Bedarf besteht. Des Weiteren muss geprüft werden, ob es sich tatsächlich um ein Smartphone handeln muss oder ob ein Mobiltelefon ohne Smartphone-Funktionen nicht auch ausreicht (nur Telefongespräche und SMS), was in vielen Fällen, wie bspw. dem Bereitschaftsdienst, der Fall ist. In diesem Fall sind einfache Mobiltelefone zu bevorzugen. Für Bereitschaftsdienste kann z. B. auch nur ein einziges Gerät angeschafft werden, dass an die jeweils Bereitschaft habende Person für die Dauer der Bereitschaft ausgehändigt wird.
Ja, eine Umleitung auf das private Telefon, Handy oder Smartphone wird von dieser Richtlinie nicht eingeschränkt. Dafür brauchen Sie auch keine Zusatzvereinbarung unterzeichnen.
Beachten Sie jedoch, dass wenn Sie von Ihrem privaten Gerät aus jemanden anrufen oder zurückrufen, ggf. Ihre private Mobilfunknummer angezeigt werden kann (je nach den Einstellungen des Smartphones).
Ja, sofern Sie dazu einen Webbrowser nutzen und über Ihren OWA-Zugang (https://mail.tu-braunschweig.de/) Mails zu lesen. Dies stellt keinen Anwendungsfall der Richtline dar.
Sollten Sie jedoch eine App benutzen, die Ihres Mails auf dem Smartphone speichert, dann handelt es sich um einen Anwendungsfall der Richtlinie und erfordert die beidseitige Zustimmung der Zusatzvereinbarung.
Ja, grundsätzlich ist es möglich, dass Sie auf Ihrem privaten Smartphone im Webrowser arbeiten und so Webanwendungen der TU Braunschweig, bspw. OWA-Webmail oder die cloud.TU Braunschweig, aufrufen.
Sollten Sie aber auf Ihrem privaten Smartphone dienstlichen Daten dauerhaft auf diesem Gerät gespeichert werden, bspw. durch das Herunterladen eines Dokuments, dann handelt es sich um einen Anwendungsfall der Richtlinie und erfordert die beidseitige Zustimmung durch die Zusatzvereinbarung.
Ja, grundsätzlich ist es möglich, dass Sie den Element-Chat auf Ihrem privaten Gerät nutzen. Bitte beachten Sie aber, dass das Nutzen des Desktop-Clients bzw. der App einen Anwendungsfall der Richtlinie darstellt und hierzu die Zusatzvereinbarung zu unterzeichnen ist.
Alternativ können Sie den Element-Chat im Webbrowser (https://chat.tu-bs.de/) nutzen, dies fällt nicht unter die Richtlinie und bedarf nicht der Unterzeichnung der Zusatzvereinbarung.
Sofern die Herkunft bekannt und vertrauensvoll ist, stellt der Anschluss zusätzlicher Hardware, wie Bildschirmen, Mäusen oder Tastaturen kein Problem dar.
Als vertrauensvolle Herkunft kann bspw. das GITZ, die Instituts-eigene IT bzw. deren DVKs oder ein einschlägiger Händler, sein. Vorsicht sollte hingegen bei fremden oder erworbenen Gebrauchtgeräten geboten sein.
Ja, der Aufbau von Remote-Desktop-Verbindungen (z. B. über das Protokoll RDP) gilt nicht als dienstliche Nutzung eines privaten Geräts, da ja dabei keine Daten auf dem privaten Gerät gespeichert werden.
Voraussetzung ist natürlich, dass die Verbindung durch die Nutzung des VPN-Tunnels abgesichert ist.
Dies ist tatsächlich eine nicht abschließend geklärte Datenschutz-Frage.
Solange Sie auf Ihren dienstlich genutzten Privatgerät jedoch keine Daten permanent speichern, sondern sich auf das Arbeiten im Browser beschränken, gibt es auch keine Daten, die beim Backup in die Cloud Probleme machen könnten.
Für Mail-Apps ist zu beachten, dass keine Mail-Apps verwendet werden dürfen, die die Zugangsdaten in der Anbieter-Cloud speichern (die OutlookApps tut dies leider sowohl auf Android als auch unter iOS). Die Nutzung des eingebauten Browser zum Aufruf von https://mail.tu-braunschweig.de/ ist unkritisch.
Geeignete Mails-Apps sind z. B. Apple Mail unter iOS und Nine Folders Mail bzw. FairMail auf Android.
Nein, das müssen Sie nicht, alternativ kann die Authentifizierung über einen entsprechenden Token erfolgen.
Wenn eine Zwei- oder Mehrfaktor-Authentifizierung an der TU Braunschweig eingeführt wird, dann wird es die Möglichkeit geben, eine Authenticator-App auf einem privaten Gerät zu nutzen. Hier bei werden keine dienstlichen Daten permanent auf Ihrem privaten Gerät gespeichert und ist daher somit kein Anwendungsfall der Richtlinie. Sie brauchen dafür nicht die Zusatzvereinbarung unterschreiben.
