Feedback

Das zentrale formelle Feedbackinstrument an der TU Braunschweig ist das Jahresgespräch. Es ist ein institutionalisiertes Austauschformat zwischen Führungspersonen und Mitarbeitenden, das idealerweise einmal jährlich stattfindet und die Gesamtarbeitssituation beleuchtet. 

Weitere Zeitpunkte für ein strukturiertes Feedback können beispielsweise sein: die Probezeit, die Rückkehr nach einer längeren Abwesenheit oder auch der Austritt eines Mitarbeitenden. Zu diesen Gesprächsanlässen werden derzeit Unterstützungshilfen erarbeitet und in dieser Toolbox zu einem späteren Zeitpunkt veröffentlicht.

Informelles situatives Feedback ist eine spontane Rückmeldung, die unmittelbar aus einer konkreten Situation heraus erfolgt und keinen formellen Rahmen oder Termin erfordert. Häufig wird diese Form des Feedbacks genutzt, um besondere Leistungen anzuerkennen; sie kann aber ebenso für konstruktive Hinweise genutzt werden.

Um Feedback als Selbstverständlichkeit zu verankern, können Führungspersonen ihre Mitarbeitenden ermuntern:

• regelmäßig Feedback bei ihren Kolleg*innen einzuholen
• in Teammeetings offenes Feedback zur Zusammenarbeit und Teamdynamik zu geben

Die Vereinbarung verbindlicher Feedbackregeln kann dabei helfen, Vorbehalte vor Feedback abzubauen.

Diese Methode hilft, kritische Rückmeldungen objektiv, nachvollziehbar und konstruktiv zu formulieren:

Schritt 1: Wahrnehmung schildern

Ausgangspunkt für das Feedbackgespräch ist stets eine konkrete Situation. Zum Einstieg schildern Sie Ihre Beobachtung. Verzichten Sie auf Interpretationen oder Verallgemeinerungen. Beschreiben Sie, was Sie in der Situation gesehen, gehört oder gelesen haben.

Schrit 2: Wirkung beschreiben

Erklären Sie im nächsten Schritt, welche Emotion die Situation in Ihnen ausgelöst hat. Das hilft der angesprochenen Person, Ihre Reaktion zu verstehen. Formulieren Sie dabei in einer Ich-Botschaft sowohl Ihr Gefühl als auch den Wert oder das Bedürfnis dahinter.

Schritt 3: Wunsch äußern

Richten Sie den Blick auf künftige Situationen und äußern Ihren Wunsch.

Die STATE-Methode stellt eine Abwandlung bzw. Erweiterung der 3W-Methode dar und legt den Fokus auf den Dialog zwischen der/dem Feedbackgebenden und der/dem Feedbacknehmenden.

Schritt 1: Share the facts / Wahrnehmung äußern

Beginnen Sie das Gespräch, indem Sie Ihre Wahrnehmung sachlich teilen. Beschreiben Sie, was Sie konkret beobachtet haben, ohne Interpretationen einzubeziehen. Nutzen Sie zur Beschreibung Beispiele, Fakten, Beobachtbares, Gehörtes, Gelesenes, konkrete Situation und Verhalten, aber keine Charaktereigenschaften.

Schritt 2: Tell your story / Wirkung teilen

Erläutern Sie, wie diese Wahrnehmung auf Sie gewirkt hat. Welche Gedanken, Befürchtungen, Sorgen und Emotionen hat das Wahrgenommene bei Ihnen ausgelöst? Äußern Sie Ihre Interpretationen, achten Sie jedoch darauf, diese als solche zu benennen und sie von den Fakten zu unterscheiden. Ich-Botschaften helfen dabei, diese Punkte zu formulieren.

Schritt 3: Ask for the other’s path / Nach der anderen Sicht fragen

Laden Sie die Person, an die Sie Feedback richten, dazu ein, Ihre Sicht der Dinge zu teilen. Hören Sie aufmerksam zu, fragen Sie nach und sorgen Sie für ein angenehmes Gesprächsumfeld. Paraphrasieren Sie das Gehörte, um ein besseres Verständnis zu entwickeln.

Schritt 4. Talk tentatively / In bedachten Worten sprechen

Formulieren Sie Ihre Standpunkte mit Bedacht, insbesondere wenn es um Interpretationen geht. Beschreiben Sie, wie das bisher Besprochene persönlich auf Sie wirkt und vermeiden Sie starre Behauptungen. Bleiben Sie offen für den Standpunkt und die Perspektive der anderen Person.

Schritt 5: Encourage testing / Gegenüber ermutigen, zu widerlegen

Betonen Sie, dass es Ihnen darum geht, die Situation zu verstehen und ein gemeinsames Verständnis zu erreichen, nicht darum, Recht zu haben. Ihr Gegenüber sollte ermutigt werden, seine Sichtweise zu teilen und mögliche Missverständnisse zu klären. Es ist hilfreich die anklagend klingende „Warum-Frage“ zu vermeiden.

• Fragen Sie nach Feedback:
  Sprechen Sie Führungspersonen und Kolleg*innen oder auch andere Personen darauf an, Ihnen Rückmeldung zu geben. Formulieren Sie präzise, zu welchem Aspekt Sie Feedback wünschen. Reflektieren Sie im Vorfeld, ob Sie sich aktuell bereit fühlen, Feedback zu empfangen. 

• Hören Sie aktiv zu:
  Versuchen Sie, nicht zu unterbrechen und konzentrieren Sie sich auf Inhalt, Erfassen von Gefühlen und Empfindungen. Allgemeine Tipps zur Gesprächsführung geben Ihnen weitere Hinweise zu grundlegenden Gesprächstechniken.

• Lassen Sie die Feedbackgeberin/den Feedbackgeber ausreden: 
  Sie können nicht wissen, was die Person sagen will, bevor sie zu Ende gesprochen hat.  Fragen Sie nach, wie etwas gemeint ist, wenn es noch unklar ist. So stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Feedbackgeberin/Ihren Feedbackgeber richtig verstanden haben. Bitten Sie zudem um konkrete Beispiele und Anregungen.

• Versuchen Sie sich in die Rolle der Feedbackgeberin/des Feedbackgebers hineinzuversetzen:
  Seien Sie nicht defensiv. Begrüßen Sie stattdessen Ideen der Feedbackgeberin/des Feedbackgebers und stellen Sie Fragen, damit Sie ihren Standpunkt besser verstehen. Fassen Sie immer wieder zusammen, was gesagt wurde und bitten Sie um eventuelle Korrektur.
• Bei kritischen Punkten vermeiden Sie sofortige Rechtfertigung und Verteidigung:
  Schildern Sie die eigene Wahrnehmung mithilfe von Ich-Botschaften und überdenken Sie, was man besser machen könnten. Erfragen Sie, was in der konkreten Situation erwartet wurde.
• Schließen Sie das Gespräch positiv ab:
  Abschließend sollten Sie das Gespräch noch einmal kurz zusammenfassen. Was wurde positiv hervorgehoben? Was wurde kritisiert? Welche Alternativen und Möglichkeiten wurden besprochen?  Lassen Sie das Feedback wirken und bedanken Sie sich dafür.