Die wenigstens wissen wie wichtig ein funktionierendes IT-System für die Abwicklung der alltäglichen Geschäftsprozesse im Apothekenwesen ist. Die meisten Apotheken haben heutzutage nur noch einen relativ geringen und von selten gekauften meist gar keinen Lagerbestand an Arzneimitteln mehr. Der Geschäftsprozess vom Verkauf bis zur Nachlieferung der entsprechenden Produkte wird heutzutage fast vollständig durch IT-Systeme unterstützt und durch wenige Systemanbieter weitestgehend standardisiert.
Trotzdem müssen, nach § 2a ApBetrO, dieser und viele andere Prozesse regelmäßig auf Aktualität und korrekte Umsetzung überprüft werden. Dazu wird ist eigenes Qualitätsmanagementsystem (QMS) vorgeschrieben mit dem die Prozesse und Überprüfungen dokumentiert werden müssen.
Typischerweise kommt es daher alle paar Jahre – zum Termin der Rezertifizierung – zu hektischen Überarbeitungen des häufig veralteten und papierbasierten QMS-Handbuchs. An dieser Stelle konnte ich in meiner Tätigkeit als selbstständiger Technologieberater mit einem unterstützenden IT-System Abhilfe schaffen. Durch die Etablierung eines kollaborativen webbasierten Wissensmanagementsystems konnte ich nicht nur die Zugänglichkeit der Prozessdefinitionen erhöhen, sondern auch die Zuständigkeiten klarer aufzeigen. Die zuständigen QMS-Verantwortlichen werden durch Push-Benachrichtigungen schon lange im Vorfeld der Rezertifizierung auf überarbeitungsbedürftige Prozessdefinitionen aufmerksam gemacht. Durch die ständige Verfügbarkeit der Prozessdefinitionen wurde die Informationsbarriere für die Mitarbeiter deutlich reduziert. Hiermit konnte ich nicht nur die Nützlichkeit des QM-Systems verbessern, sondern auch den Aufwand der Rezertifizierung deutlich reduzieren.
Die direkten positiven Auswirkungen für die Mitarbeiter haben es zu einem lohnenswerten und spannenden Projekt gemacht.