Die Kostenrechnung sollte einerseits den verschiedenen Informationsbedürfnissen der Berichtsempfänger Rechnung tragen, andererseits möglichst einfach konzipiert sein, um den Kontierungsaufwand gering zu halten. In diesem Spannungsfeld ein ausgewogenes Kostenrechnungssystem zu betreiben, stellt oft eine große Herausforderung dar.
Zwecks Ausgleich zwischen dem gewünschten Informationsniveau und dem Informationsgehalt der Kostenrechnung ist neben der Identifizierung der Informationsbedürfnisse auch eine Analyse der unternehmensspezifischen Kostenstrukturen notwendig. Dazu bietet sich insbesondere eine ABC-Analyse an. Dieses Verfahren nimmt eine Kategorisierung von Kostenarten in solche mit hohem, mittlerem und niedrigem Gesamtkosten-anteil vor. Erstere können dann z. B. im Kontierungsplan stärker ausdifferenziert, letztere stärker aggregiert werden. Ein analoges Vorgehen bietet sich auch im Bereich der Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung an, wobei hier weitergehende Anforderungen Berücksichtigung finden müssen. So setzt ein wirksames Budget-Controlling eine verantwortungsbezogene Kostenstellenstruktur voraus. Das folgende Beispiel skizziert ein entsprechendes Praxisprojekt.
Das Institut für Controlling & Unternehmensrechnung (ICU) wurde vom Staatstheater Braunschweig beauftragt, sein derzeit angewendetes Kostenrechnungskonzept zu evaluieren und weiterzuentwickeln. Letztendlich sollte die Kostenrechnung für ein darauf aufbauendes Controlling-Instrumentarium (vor allem für Budgetierung und Berichtswesen) vorbereitet werden.
Um den administrativen Aufwand zu verringern und gleichzeitig die Kostentransparenz zu fördern, was es nötig die Gliederung der Kostenarten, -stellen und -träger anzupassen. Auf Basis einer ABC-Analyse wurden zahlreiche Buchungskonten mit geringem Anteil an den Gesamtkosten des Theaters stärker zusammengefasst, und einige Konten mit hohem Anteil wurden weiter ausdifferenziert. Insgesamt konnte der Kontenplan um 54 Buchungskonten reduziert werden. Die Kostenstellen wurden nach Maßgabe des Organigramms des Theaters umstrukturiert und stellenweise gekürzt bzw. erweitert (etwa um Gebäudekostenstellen). Ziel war es, in Verbindung mit der Budgetierung wirksame Kostenkontrollen (etwa der Gebäudekosten) zu ermöglichen. Insgesamt ließ sich die Zahl der Kostenstellen um rund 30 % verringern. Das Kostenträgerverzeichnis wurde ausschließlich aus dem Leistungsprogramm des Staatstheaters abgeleitet, um Überschneidungen mit anderen Bereichen der Kostenrechnung zu vermeiden. Ferner wurde auf die bisherige Unterteilung der Kostenträger in "Vor-Premiere" und "Nach-Premiere" verzichtet, sodass nun nur ein Kostenträger pro Inszenierung vorhanden ist. Damit reduzierte sich die Zahl der Kostenträger insgesamt um mehr als 50 %. Um eine einheitliche Erfassung der Geschäftsvorfälle zu gewährleisten, wurden Kontierungsrichtlinien für das Staatstheater Braunschweig entwickelt. Das Kontierungshandbuch behandelt verschiedene steuerrechtliche Aspekte wie die Erfassung von GWG oder Trivialsoftware. Ferner werden die relevanten Grundlagen der Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung sowie der Umgang mit den Gebäudekostenstellen erläutert. Ein Stichwortverzeichnis ermöglicht zudem eine schnelle und gleichartige Kontierung.