Die Dienstreise wird digital!

Projektwebseite zur Einführung der digitalen Reisekostenabrechnung - DiRK

Roter Rollkoffer vor Bäumen und Bergen, am Himmel Wolken und ein Flugzeug mit Kondensstreifen

Auf dieser Webseite finden Sie alle wichtigen Informationen zur Einführung des Tools DiRK, mit dem in Zukunft alle Dienstreiseanträge und Dienstreiseabrechnungen digital erstellt und bearbeitet werden. Diese Webseite wird bei Bedarf während der Projektlaufzeit angepasst und ergänzt.

Was ist DiRK?

  • DiRK ist ein SAP-basiertes Tool für das digitale Dienstreise- und Reisekostenmanagement.
  • DiRK digitalisiert das gesamte Reisemanagement – von Antrag über Genehmigung und Abrechnung bis zur Auszahlung – alles in einem System
  • Über die sog. Fiori-Oberfläche können zukünftig alle Mitarbeitenden der TU Dienstreisen anlegen, beantragen und abrechnen.

  • DiRK kann von jedem Standort aufgerufen werden. Voraussetzung ist eine VPN-Verbindung.

  • Über Ihre Freischaltung von DiRK werden Sie durch die Leitung Ihrer jeweiligen Organisationseinheit informiert. Einen groben Zeitplan finden Sie im nächsten Abschnitt unter "Kommunikation des Rollouts".

Ihr DiRK Zugang:

https://sapwdg.verwalt.etc.tu-bs.de:37443/tubs-login

Denken Sie an Ihre VPN-Verbindung (Ohne VPN - kein DiRK Zugang)!

Zeitplan zur Einführung von DiRK

Zeitschiene des Projektes Digitales Reise- und Reisekostenmanagement DiRK

Wichtiges zu DiRK vorab

Grafik zur Übergangsphase mit Informationen, was durch die Buchhaltung und was durch Beschäftigte zu erledigen ist
  • Es gelten weiterhin die Aufbewahrungsfristen der Originalbelege.
    Laut Niedersächsischer Reisekostenverordnung (NRKVO) Belege im Original für 6 Monate, zusätzlich greifen die Aufbewahrungsfristen des Finanzamts oder der Projektmittelgeber
  • Auszubildende, studentische Hilfskräfte und externe Lehrkräfte können DiRK nicht nutzen.
    Für sie gilt der bisherige Prozess der Antragstellung und Abrechnung über Abteilung 12. Weitere Informationen finden Sie hier
  • In der Übergangsphase (Antrag Papier/Abrechnung Online/DiRK) wird es vorkommen, dass Dienstreisen über den alten Prozess beantragt und genehmigt wurden, die Abrechnung aber über DiRK erfolgt. Um hier doppelte Arbeit zu vermeiden beachten Sie bitte die Hinweise in der Grafik.
Grafikelement: gestrichelte Linie

Welche Vorteile hat DiRK?

  • Vollständig digitaler, transparenter Prozess in DiRK
  • Verkürzung der Bearbeitungszeit nach Einführung
  • Automatische Übernahme von Basisdaten (Name, Bank) aus SAP-Stammdaten
  • Integrierte Prüfungen zum niedersächsischen Reisekostenrecht und Vorschau auf Tage-/Übernachtungspauschalen
  • Einfache Vorschussbeantragung für hohe Reisekosten
  • Echtzeit-Obligoverwaltung dank direkter Buchhaltungsanbindung

Welche Umstellungen und Nachteile gibt es?

  • Einführungshürden: Am Start kann es zu technischen Problemen und Umstellungsbedarf kommen – bitte um Geduld, Verständnis und konstruktive Rückmeldungen.
  • Volldigitalisierung: Dienstreiseanträge und Abrechnungen laufen künftig ohne Papier und Unterschriftenmappen ab.
  • Revisionssicherheit: Einmal hochgeladene Belege lassen sich nicht löschen. Bei falsch eingestellten Anhängen bitte die Kommentarfelder in DiRK nutzen.

 

 

 

Anleitungen zur Nutzung von DiRK

So funktioniert's:

  • Die sog. Klicktutorials führen Schritt für Schritt durch den Prozess, hier durch die Eingabemasken von DiRK. Sie können jederzeit pausieren, zurückblättern oder neu starten.

  • Die Tutorials orientieren sich an den Rollen und Funktionen im DiRK.

  • Über den roten Button links oben können Sie alle Schritte der Anleitung ansehen und direkt bestimmte Schritte ansteuern.

  • Am besten öffnen Sie die neue Reisemanagement-Software und öffnen Sie gleichzeitig das Klicktutorial (z. B. in einem separaten Browser-Tab oder Fenster).

  • Bei Fragen kommen Sie auf uns zu: Ansprechpersonen

Check up vor der 1. Nutzung von DiRK

Wenn Sie DiRK das erste Mal benutzen, sollten Sie diesen Check up durchführen:

1. Sehe ich die richtigen Kacheln?
SAP-Startbildschirm enthält 2 Kacheln für REISENDE und 3 Kacheln für GENEHMIGENDE (siehe Bilder rechts).

Grafik SAP Startbildschirm in SAP: 2 Kacheln für Reisende
Grafik SAP Startbildschirm in SAP: 3 Kacheln für genehmigende Personen

2. Bin ich der richtigen Stammkostenstelle zugeordnet?
Gehen Sie auf "Meine Dienstreiseanträge" und legen Sie über das + Zeichen einen Reiseantrag an und gehen Sie dann rechts auf Kostenzuordnung. Prüfen Sie, ob die richtige Stammkostenstelle Ihrer Organisationseinheit angegeben ist. Sollten Sie diese nicht kennen, wenden Sie sich an Ihre für Abrechnungen verantwortliche Person.

==> Sollte einer der beiden Punkte nicht erfüllt sein, wenden Sie sich bitte an Ihre Ansprechpersonen im Team für Reisekosten

Screenshot der SAP Oberfläche zu Reiseanträgen mit Pfeil auf Kostenzuordnung und Kostenstelle

Reisende Personen (ohne Leitungs- bzw. Genehmigungsfunktion)

  • Stellen Dienstreiseanträge gemäß den Anforderungen der niedersächsischen Reisekostenverordnung (NRKVO) und gemäß dem Grundsatz der Sparsamkeit. Jeder Antrag muss vom Vorgesetzen oder einer beauftragten Person genehmigt werden.  
  • Rechnen die eigenen Dienstreisen ab und leiten die Abrechnung zur Genehmigung an die jeweils anordnungsbefugten Personen weiter.
Grafik mit angedeuteten Wolken und Flugzeug

Dienstreiseantrag stellen Zum Tutorial
Reisekostenabrechnung Zum Tutorial
Kostenstelle ändern bzw. mehrere Kostenstellen nutzen Zum Tutorial
 

Personen mit Assistenzfunktion

  • Können für andere Personen in der Organisationseinheit z.B. den Vorgesetzen und/oder Team-Mitglieder Dienstreiseanträge erstellen und die Reisekostenabrechnung erstellen.

  • Die Genehmigung von Anträgen und Abrechnungen erfolgt auch hier durch eine dritte Person, also einen Genehmiger.

  • Die Assistenzrolle muss bei der Reisekostenstelle beantragt werden. Hier finden Sie das entsprechende Formular dazu LINK
  • Senden Sie das ausgefüllte Formular bitte an: k.kujer@tu-braunschweig.de

Assistenzrolle - Dienstreiseantrag erstellen Zum Tutorial
Assistenzrolle- Reisekostenabrechnung Zum Tutorial

Roter Rollkoffer mit Tickets und Smartphone

Genehmigende Personen

  • Genehmigen Dienstreiseanträge und/oder Reisekostenabrechnungen und sind verantwortlich für das Einhalten der niedersächsischen Reisekostenverordnung (NRKVO). Informationen dazu finden Sie im Informationsportal – bei Fragen steht Ihnen das Reisekostenteam gerne zur Verfügung.

  • Genehmigungen von Reisekostenrechnungen erfolgen durch die Anordnungsbefugten (i. d. R. vorgesetzte Personen oder Befugte für die Mittelbewirtschaftung).

  • Die Genehmigungsbefugnisse können dauerhaft oder befristet (z. B. für Vertretungen) übertragen werden.

Grafik: Smartphone

Genehmigung Dienstreiseantrag Zum Tutorial

Genehmigung Reisekostenabrechnung Zum Tutorial

Vertretung einrichten für DIRK-Prozesse Zum Tutorial
 

Sonderrolle: Personen mit dauerhafter Dienstreisegenehmigung

  • Es gelten dauerhafte Dienstreisegenehmigungen für Inlandsdienstreisen unter 7 Tagen seit 01.02. 2026 für:
    Dekaninnen & Dekane • Universitätsprofessorinnen & Universitätsprofessoren • Geschäftsbereichsleitungen (Verwaltung) • Abteilungsleitungen (Verwaltung) • Leitungen von Stabstellen und von zentralen Einrichtungen.

  • Optional: Dienstreise vorab in DiRK anlegen – selbst oder per Assistenz
  • Kein Genehmigungsschritt nötig!
  • Vorteil: Geschätzte Kosten fließen sofort ins Obligo der gewählten Kostenstelle und vorab bezahlte Rechnungen lassen sich zuordnen.

Dienstreiseanzeige - Für Personen mit pauschaler Dienstreisegenehmigung Zum Tutorial

Grafik mit angedeuteten Bäumen und Wolken

Ihre Reiseplanung & -abwicklung

Grafik von einer gestrichelten Linien
  • Alle Infos und Dokumente (z. B. Rechtsgrundlagen) rund um Dienstreisen finden Sie im Informationsportal unter dem Strukturdiagramm Dienstreise durchführen
  • Achtung: Parallel zur Einführung von DiRK überarbeiten wir die Inhalte im Informationsportal. Viele Formulare und Arbeitshilfen entfallen im DiRK, der Leitfaden wird neu gestaltet. Aktuelle Änderungen posten wir auf dieser Webseite.
  • Für einen schnellen Überblick stehen nachfolgend Poster mit den wichtigsten Hinweisen zu den häufigsten Fehlerquellen bereit.

1 Vor der Dienstreise

Grafik: Poster mit Informationen vor einer Dienstreise

Schon bei der Planung einer Dienstreise gibt es Punkte, die vor dem Hintergrund der NRKVO beachtet werden müssen. Die wichtigsten Punkte und häufigsten Fehlerquellen bei der Planung und Beantragung der Dienstreise haben wir hier für Sie zusammengefasst.

2 Nach der Dienstreise

Grafik: Poster mit Informationen nach einer Dienstreise

Hier finden Sie die wichtigsten Hinweise für eine korrekte Dienstreiseabrechnung.

3 Auslandsdienstreisen

Grafik: Poster mit Informationen zur Auslandsreiseplanung

Neben den allgemeinen Grundsätzen für Dienstreisen gilt es bei Auslandsdienstreisen einige Besonderheiten zu beachten. Die wichtigsten Hinweise finden Sie auf diesem Poster.

Wichtige Grundsätze der NRKVO

Grafik: Poster mit Informationen zu NRKVO

Bei der Planung, Durchführung und Abrechnung von Dienstreisen sind wir an die Niedersächsische Reiskostenverordung (NRKVO) gebunden. Es gilt insbesondere der Grundsatz der Sparsamkeit. Die wichigsten Punkte haben wir hier auf einem Poster für Sie zusammengefasst.

Ansprechpersonen

Team Reisekosten
Ansprechpersonen auf der Webseite
https://www.tu-braunschweig.de/abt12/reisekosten

FAQs finden Sie ebenfalls auf der Webseite des Teams Reisekosten.

Jessica Appelt
+49 531 391 63758
https://www.tu-braunschweig.de/pmo

Das Projektmanagement begleitet die Einführung des Dienstreisemanagements und steht für Rückfragen zu DiRK zur Verfügung.

Dr. Anne Fleige
+49 531 391 4103
https://www.tu-braunschweig.de/zpe

Die Zentrale Personalentwicklung steht für Fragen im Bereich von Schulungen und Materialien (wie den Tutorials und Postern) zur Verfügung.