Reisekosten

Bitte reichen Sie Ihren Antrag auf Reisekostenerstattung so zeitnah wie möglich nach Beendigung der Dienstreise ein. Zu diesem Zeitpunkt haben Sie die Belege noch beisammen und kennen die Details und Gründe Ihrer Reise noch am besten. Außerdem vermeiden Sie eine verspätete Einreichung. Nach Ablauf der Ausschlussfrist von 6 Monaten nach Beendigung der Dienstreise dürfen wir Ihnen Ihre Dienstreisekosten nicht mehr erstatten, vgl.  § 19 Abs. 2 NRKVO. Dass uns die Dienstreise rechtzeitig erreicht, können Sie zweifelsfrei dadurch sicherstellen, dass Sie Ihre Abrechnungen selbst im Ticketsystem hochladen.

Bitte nutzen Sie für die Antragstellung auf Reisekostenerstattung grundsätzlich das Ticketsystem*

Eine Ausnahme gilt nur für die Abrechnung von TU-externen Personen (Gästen, die zu Kommissionssitzungen o.ä. eingeladen werden) sowie für Lehrbeauftragte. Diese müssen ihre Anträge* weiterhin in Papierform einreichen (nähere Hinweise für Externe und Lehrbeauftragte s.u.)

Bitte achten Sie darauf, dass Ihre Anträge vollständig sind, d.h. bitte prüfen Sie:

a.) Sind folgende Unterschriften auf dem Antrag auf Reisekostenerstattung vorhanden:

• Unterschrift der reisenden Person
• Sachliche Richtigzeichnung durch die Führungskraft (Vier-Augen-Prinzip ist zwingend, daher ist eine sachlich Richtigzeichnung für eigene Reisen nicht möglich)
• Im Bereich „Auszahlungsanordnung“: Sachlich Richtigzeichnung durch die anordnungsbefugte Person (Vier-Augen-Prinzip ist zwingend, daher ist eine sachlich Richtigzeichnung für eigene Reisen nicht möglich) 

b.) Ist die Auszahlungsanordnung vollständig ausgefüllt und unterzeichnet:

• Kreuz oder Kreuz und Betrag bei Haushaltsmittel ausgefüllt?
• Kostenstelle/ Innenauftrag ausgefüllt?
• Kreuz bei Vorsteuerabzug gesetzt?

c.) Sind alle Rechnungen und Belege beigefügt, die Sie erstattet bekommen möchten?

d.) Sind alle Rechnungen und Belege beigefügt für Summen, die von der TU Braunschweig bereits vorab verauslagt bzw. erstattet wurden?

e.) Sind alle Begründungen beigefügt für Positionen, für die Sie zusätzliche Kosten beantragen? Z.B.:

• Begründung für das besondere dienstliche Interesse bei erhöhter Fahrtkostenpauschale bei Nutzung des privaten Pkw
• Begründung für Hotelkosten oberhalb der erstattungsfähigen Hotelkosten (derzeit 100 Euro/Nacht bei Übernachtung im Inland, Ausland siehe Anlage zur Reisekostenrechnung*
• Begründung für die ausnahmsweise Inanspruchnahme eines Taxis (Warum konnte der öffentliche Nahverkehr nicht genutzt werden?)

f.) Wenn Hotelrechnungen nicht auf die TU Braunschweig als Rechnungsadressat ausgestellt sind, ist kein Vorsteuerabzug möglich und die Kosten für ein Frühstück können nicht erstattet werden.

g.) Bei Verlängerung des dienstlichen Aufenthalts durch einen privaten Aufenthalt: Haben Sie ein vom selben Anbieter zum Buchungszeitpunkt eingeholtes Vergleichsangebot beigefügt, dass die Kosten belegt, die anfallen würden, wenn Sie nur dienstlich reisen würden (Anreise zum Dienstgeschäft und direkte Abreise vom Dienstgeschäft ohne private Verlängerung)?

h.) Wurde die Dienstreise von dem Ort (Wohnort/Dienstort) gestartet, der bis zum Zielort die geringsten Kosten verursacht? Falls nein, ist eine Begründung erforderlich.

i.) Bitte laden Sie die A1-Bescheinigungen für eine Auslandsreise nicht hoch.

Bitte laden Sie immer nur eine Reise für eine Person in einem Ticket hoch (1x1x1).

Bitte laden Sie dazu aber alle Anlagen in diesem einen Ticket in einer pdf-Datei hoch.

Also bitte nicht:

• Bitte laden Sie nicht mehrere Reisen in einem Ticket hoch.
• Bitte laden Sie keine Gruppenreisen für mehrere Personen hoch.
• Bitte laden Sie ergänzende Anlagen für eine Reise nur als Antwort auf die Bestätigungsmail zur bereits vergebenen Ticketnummer nach.
• Bitte scannen Sie die Anlagen in einer pdf-Datei ein.
• Bitte laden Sie jedes Formular nur einmal hoch (z.B.: Dienstreisegenehmigung nur einmal und nicht hinter jeden Zahlungsbeleg)
• Bitte löschen Sie vor dem Hochladen leere Seiten im pdf-Scan.
• Bitte laden Sie keine Dienstreisegenehmigung als einzelnes Dokument vorab hoch.

• Bitte beantworten Sie alle Rückfragen des Reisekostenmanagements so zeitnah wie möglich und bitte in einer Antwortmail, damit das Ticket zeitnah bearbeitet und geschlossen werden kann.

• Bitte vermeiden Sie es, dass Sie durch Rückfragen neue Tickets eröffnen. Bitte antworten Sie allein auf die Ticketnummer und das Ticket, die für Ihre Reise bereits angelegt wurden.

• Wir bevorzugen die Klärung von Rückfragen per telefonischer Rücksprache. So lässt sich am schnellsten und effizientesten klären, welche Angaben und Begründungen aus welchem Grunde noch benötigt werden. Bitte stellen Sie dafür Ihre telefonische Erreichbarkeit und die Erreichbarkeit Ihres Sekretariats sicher bzw. rufen Sie uns bitte zeitnah zurück.

• Bitte sehen Sie von Rückfragen zum Bearbeitungsstand ab, da diese einen zusätzlichen Verwaltungsaufwand bedeuten, der die Abarbeitung der Tickets weiter verzögert. Wir informieren über die aktuellen Bearbeitungszeiten regelmäßig auf unserer Homepage*.

• Wir informieren Sie, sobald wir die Abrechnung abgeschlossen und an die Finanzbuchhaltung abgegeben haben. Bitte richten Sie Fragen zum Bearbeitungsstand ab dieser Mitteilung direkt an die Finanzbuchhaltung.

Selbstverständlich rechnen wir alle Anträge ab, die innerhalb der Ausschlussfrist des § 19 Abs. 2 NRKVO bei uns eingereicht werden.

Bitte haben Sie aber Verständnis dafür, dass es zu unnötigem Verwaltungsaufwand führt, wenn wir unvollständige Unterlagen erhalten und offene Fragen hierzu nicht zeitnah gelöst werden können. Wir verfahren daher mit dem Ziel einer zeitgerechten Abrechnung wie folgt:

Sollten Ihre Anträge trotz aller Sorgfalt nicht korrekt oder vollständig sein, machen wir Sie selbstverständlich darauf aufmerksam. Bitte klären Sie die offenen Punkte mit uns innerhalb der Frist, die wir Ihnen setzen werden. Sollten wir innerhalb der Frist die Punkte nicht gemeinsam klären können, werden wir Ihre Dienstreise auf der Basis der vorliegenden Unterlagen und Belege abrechnen.

Das kann bedeutet:

• Bei fehlenden Angaben zur Verpflegung kann kein Tagegeld gewährt werden. Das gleiche gilt bei widersprüchlichen Angaben (z.B.: Verpflegung verneint aber Teilnahme am Konferenzdinner oder Frühstück im Hotelpreis enthalten).
• Bei fehlender Begründung oder fehlenden Belegen können erhöhte Kosten für Hotels, die die Erstattungsgrenze übersteigen, Taxikosten, erhöhte Pkw-Kilometerpauschale etc. nicht gezahlt werden.
• Ist die Hotelrechnung nicht an die TU Braunschweig adressiert, ist aber eindeutig nachvollziehbar, dass die Übernachtung im Zusammenhang mit der genehmigten Dienstreise steht, können die Kosten für das Frühstück nicht erstattet werden. Auch ein Vorsteuerabzug ist nicht möglich.
• Wurden Doppelzimmer oder Mehrbettzimmer in Anspruch genommen, werden die Kosten für eine private Begleitperson nicht übernommen. Wird ein Vergleichsangebot zum Zeitpunkt der Hotelbuchung für einen Einzelzimmerpreis vorgelegt, übernehmen wir die Kosten eines Einzelzimmers. Andernfalls werden die anteiligen Kosten für ein Bett übernommen.
• Liegt einem Bahnticket keine Rechnung bei, die die gesetzliche Mehrwertsteuer ausweist, kann keine Vorsteuer gezogen werden.
• Entspricht die Genehmigung der Dienstreise nicht den Vorschriften der NRKVO, hat die reisende Person einen Anspruch auf Auszahlung der genehmigten Auslagen und Kosten. Die Abrechnung erfolgt nach der Maßgabe: „berechnet wie genehmigt“. Die Verantwortung für die nicht rechtskonforme Genehmigung liegt bei der genehmigenden Person – unabhängig davon, ob sie organisatorisch zur Genehmigung befugt ist oder nicht - und kann schlimmstenfalls zu Regressansprüchen gegen diese führen. Hierauf machen wir aufmerksam und bitten alle genehmigenden Personen, im eigenen Interesse auf ihre Zeichnungsbefugnis und die Vorgaben der NRKVO einzuhalten.
• Kreditkartenzahlungen können nur bei Vorlage Belegen/Rechnungen erstattet werden. Können keine Belege vorgelegt werden, kann in der Regel ein Ausgleich der Kreditkartenauslage nicht erfolgen und ist von der reisenden Person zu tragen.
• Bei Kreditkartenzahlungen im Ausland (fremde Währung) werden oftmals nur die Kontoauszüge vorgelegt. Geht aus dem Kreditkartenauszug der Umrechnungskurs hervor, wird der Betrag des Kreditkartenauszuges inklusive Bankgebühren für Auslandseinsatz erstattet. Fehlt der Umrechnungskurs, erfolgt die Erstattung des Rechnungsbetrags gemäß Umrechnung des tagesaktuellen Kurses nach www.oanda.de exklusive Bankgebühren für Auslandseinsatz.

• Bitte reichen Sie Ihre Anträge auf Reisekostenerstattung in Papierform ein.
• Bitte verwenden Sie dafür ausschließlich das aktuelle Formular*.
• Bitte vergessen Sie nicht die Angaben nach Mitteilungsverordnung. Wichtig: Ihre persönliche Steuer-ID sowie das für Sie zuständige Finanzamt.