Hallo zusammen,
in diesem Beitrag gehe ich mehr auf meine genauen Tätigkeiten ein und wie so ein typischer Arbeitstag von mir aussieht!
Der primäre Anlass für meine Anstellung als Werkstudent in der IT-Abteilung von Streiff & Helmold war die Vorbereitung auf ein ISO 9001-Audit. In diesem Zusammenhang bestand meine Hauptaufgabe darin, die operativen IT-Prozesse aufzunehmen und zu modellieren bzw. zu formalisieren.
Dazu habe ich Interviews mit den Administratoren geführt, um sicherzustellen, dass die dokumentierten Prozesse nicht nur den Normanforderungen entsprechen, sondern auch realistisch und in der Praxis umsetzbar sind. Ziel ist es, stets einen sinnvollen Kompromiss zwischen Compliance-Vorgaben und den tatsächlichen Möglichkeiten der IT-Abteilung zu schaffen.
Die gesamte IT der StreiffGruppe wird zentral aus Braunschweig administriert und ist im Verhältnis zur Unternehmensgröße eher klein, was eine besonders enge Abstimmung und ein hohes Maß an Eigenverantwortung erfordert.
Die Prozessmodellierung erfolgte im Informationsmanagementsystem ConSense. Hier habe ich bereits über 20 Prozesse erfasst, unter anderem Prozesse, wie dem Helpdesk, Onboarding oder Assetmanagement. Anders als die mir aus dem Studium bekannten Modellierungsstandards wie EPK oder BPMN, verwendet das Unternehmen eine selbstdefinierte vereinfachte, praxisnahe Notation, um die Modelle für alle Mitarbeitenden verständlich zu halten. Die Prozesse werden in regelmäßigen Meetings gemeinsam mit den Verantwortlichen überprüft, aktualisiert und kontinuierlich verbessert.
Auch die Themen Business Continuity Management (BCM) und Notfallplanung sind im Rahmen meines Aufgabenbereichs im Prozessmanagement hinzugekommen.
Neben des Prozessmanagements hat sich mein Aufgabenbereich im Laufe der Zeit deutlich erweitert. Ein Schwerpunkt liegt heute auch auf der Dokumentation und der Einhaltung regulatorischer Vorgaben. So habe ich beispielsweise im Zuge der Veröffentlichung des EU AI Acts eine interne KI-Nutzungsrichtlinie erstellt, um die Mitarbeitenden über einen sicheren und konformen Umgang mit KI-Tools wie ChatGPT zu informieren. Aktuell arbeitet das Unternehmen sogar an einem eigenen LLM, was das Thema KI-Compliance noch stärker in den Fokus rücken wird.
Ein typischer Arbeitstag beginnt mit einem kurzen Abteilungsmeeting, in dem aktuelle Themen und Aufgaben besprochen und priorisiert werden. Danach prüfe ich meine E-Mails und beginne mit der Umsetzung der anstehenden Aufgaben, meist im Bereich Dokumentation, Prozesspflege im Informationsmanagementsystem und seit neustem auch Reporting. Ich arbeite sehr eng mit der IT-Leitung zusammen, erhalte regelmäßig Feedback und stimme weitere Schritte direkt ab.
Besonders schätze ich die enge Zusammenarbeit mit der Abteilungsleitung und den Einblick in die Führungsperspektive.
Viele Grüße