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MeetingHacks

MeetingHacks

Logo MeetingHacks

MeetingHacks: Hintergrund, Ziele und Einsatzmöglichkeiten

Was sind MeetingHacks?

Die MeetingHacks sind eine Serie von kurzen Lernvideos, die auf Erkenntnissen der aktuellen Meetingforschung des Lehrstuhls für Arbeits-, Organisations- und Sozialpsychologie und der internationalen wissenschaftlichen Community zu Meetings basieren. MeetingHacks sind eine digitale Kurzintervention, um Meetings zu optimieren, sie also zufriedenstellender, gesünder und produktiver zu gestalten. Die MeetingHacks wurden am Lehrstuhl Arbeits-, Organisations- und Sozialpsychologie der TU Braunschweig im Rahmen des Projekts „MIAMy“ (Accelerate Merket Introduction of Autonomous Mobility) entwickelt und werden in anderen Forschungs- und Lehrprojekten eingesetzt und weiterentwickelt.

Was sind die Ziele und Inhalte der MeetingHacks?

Ziel der Meeting Hacks ist es, die Prinzipien des „Meeting Crafting“ (s. unten) zu vermitteln und allen, die an Meetings teilnehmen, Tipps zu geben, wie sie Meeting Crafting in der Praxis umsetzen können. Das zentrale Prinzip der MeetingHacks ist es, dass Teilnehmende Verantwortung für die Gestaltung von Meetings übernehmen. Die Inhalte umfassen dabei sowohl theoretische Grundlagen als auch praktische Tipps.

Was ist Meeting Crafting?

Eine Person sitzt an einem Tisch, auf dem eine Miniaturszene mit Meetings in Präsenz und virtuell aufgebaut ist. Drumherum liegen Bastelmaterialien.

Meeting Crafting ist ein Konzept aus der Arbeits- und Organisationspsychologie, das darauf abzielt, Meetings durch bewusste und gezielte Gestaltung effektiver und angenehmer zu machen. Ähnlich  das Konzept des Job Craftings (Tims & Bakker, 2010; Wrzesniewski & Dutton, 2001) bei dem Mitarbeitende ihre Arbeit proaktiv an ihre Fähigkeiten und Interessen anpassen, umfasst Meeting Crafting das bewusste Gestalten von Meetings durch alle Beteiligten. Es basiert auf der Idee, dass sowohl Meetingteilnehmende als auch Meetingleitende (bspw. Führungskräfte oder Moderierende) aktiv Einfluss auf die Struktur, Inhalte und Abläufe von Meetings nehmen können, um die Qualität des Meetingsverlaufs und die Ergebnisse des Meetings zu verbessern.

Wer profitiert von den MeetingHacks?

  • Einzelpersonen profitieren von praktischen Tipps, um aktiv zur Meetinggestaltung beizutragen und typische Herausforderungen von Meetings zu bewältigen
  • Teams entwickeln durch die MeetingHacks reflektierte Prozesse, die die Zusammenarbeit und Kommunikation in Meetings verbessern und deren Effektivität steigern
  • Organisationen profitieren durch besser für Meetings geschulte Mitarbeitende und Teams

Ziel ist es, Meetings für alle Beteiligten effektiver, zielgerichteter und zufriedenstellender zu gestalten.

Wie können MeetingHacks eingesetzt werden?

Auf einem Tisch sind Miniaturszenen von Meetings aufgebaut. Drumherum liegen Bastelmaterialien. Eine Hand mit einem Stift schwebt über den Szenen.
  • Begleitende Reflexion in Regelrunden: Die MeetingHacks eignen sich hervorragend, um in regelmäßigen Meetings Reflexionsprozesse anzustoßen und die Meetingqualität kontinuierlich zu verbessern. Sie regen dazu an, über bestehende Meetingprozesse nachzudenken und befähigen Teilnehmende, Inhalte gezielt auf die einzelne Arbeitssituation anzupassen.
    Beispielsweise könnten die MeetingHacks in den ersten fünf Minuten des Meetings gemeinsam angesehen werden. Im Nachgang können folgende Leitfragen zur Reflexion genutzt werden: Welche der Tipps setzen wir bereits ein? Welche Tipps könnten unser Meeting noch verbessern? Welchen Tipp probieren wir heute im Meeting aus und wer überwacht die Einhaltung? Denken Sie auch daran, am Ende des Meetings zu besprechen, ob der Tipp gut gewirkt hat. Wenn ja, planen Sie, wer in den kommenden Meetings für die Weiterführung verantwortlich ist. Wenn nein, diskutieren Sie, ob der Tipp für Ihr Meeting angepasst oder verworfen werden sollte.
    Durch die Kürze der MeetingHacks können in regelmäßigen Abständen neue MeetingHacks angesehen und reflektiert werden.
  • Vorbereitung auf die Moderation von Meetings: Als Werkzeug für Moderatoren bieten die MeetingHacks praxisnahe Tipps, um Meetings besser zu strukturieren, soziale Dynamiken zu berücksichtigen und lösungsorientierte Diskussionen zu fördern. Wenn Sie wissen, dass Sie die Leitung eines Meetings übernehmen, können Sie einen oder mehrere der MeetingHacks ansehen. Entscheiden Sie danach: Welche Tipps könnten für das anstehende Meeting passen? Wie können die Tipps umgesetzt werden? Denken Sie daran, Ihre Vorschläge auch mit den anderen Meetingteilnehmenden zu besprechen.
  • Workshops zur Meetingoptimierung: Im Rahmen von Workshops können die MeetingHacks als Impulsgeber genutzt werden, um Teams zur Auseinandersetzung mit zentralen Fragen und Herausforderungen von Meetings zu motivieren. Erfahrene Trainer*innen können die MeetingHacks als Kurz-Impulse für das Plenum oder in Gruppenarbeit einsetzen.
  • Onboarding neuer Mitarbeiter: Die MeetingHacks unterstützen dabei, neue Mitarbeitende schnell in die Meetingkultur einzuführen und ihnen wichtige Kompetenzen für die aktive und produktive Teilnahme zu vermitteln. Binden Sie die MeetingHacks beispielsweise in Ihren Onboarding-Prozessen und Materialien ein und ergänzen Sie sie mit organisationsspezifischen Meetingnormen (bspw. eingeschaltete Kamera, Berücksichtigung von Pausen zwischen Meetings).
  • Entwicklung von Nachwuchsführungskräften: In Programmen für zukünftige Führungskräfte helfen die MeetingHacks, grundlegende Kompetenzen für die Leitung und Gestaltung von Meetings zu entwickeln. Die MeetingHacks können dabei als Impulse in (digitalen) Weiterbildungseinheiten eingesetzt werden. Idealerweise sollten die MeetingHacks mit Übungen zur Leitung von Reflektionen über Meetings kombiniert werden.

Diese Beispiele verdeutlichen, dass die MeetingHacks nicht nur zur direkten Optimierung von Meetings beitragen, sondern auch als strategisches Werkzeug für die Weiterentwicklung von Teams etc. dienen können. Sie funktionieren am besten, wenn sie gezielt, reflektiert und im Einklang mit den organisatorischen Bedürfnissen eingesetzt werden. Mitarbeitende und Teams profitieren besonders dann, wenn sie aktiv in den Prozess der Meetinggestaltung eingebunden werden und die Maßnahmen auf ihre Arbeitsrealität zugeschnitten sind.

Wie wurde die Wirksamkeit der MeetingHacks untersucht?

Die MeetingHacks wurden im Rahmen einer groß angelegten Interventionsstudie mit über 60 Teams über fünf Wochen in einem Unternehmen implementiert und im Hinblick auf ihren Nutzen, ihre Anwendbarkeit und ihre Integration in den Arbeitsalltag evaluiert (Tartler et al., under review). Die Ergebnisse zeigen sowohl den Mehrwert der Videos als auch mögliche Grenzen im Einsatz. Basierend auf den Evaluationsergebnissen werden die MeetingHacks und Einsatzformate am Lehrstuhl für Arbeits-, Organisations- und Sozialpsychologie kontinuierlich weiterentwickelt, um ihre Wirksamkeit und ihren Nutzen im organisationalen Kontext weiter zu steigern.

Welche Erkenntnisse fließen in die MeetingHacks ein?

Screenshot von einem MeetingHack. Es ist ein Bildschirm zu sehen. Darauf ein Mensch, der in ein Megafon spricht. Daraus entsteht eine Sprechblase, in der zwei Hände zu sehen sind, die sich schütteln.

Insgesamt fließen in die MeetingHacks Erkenntnisse aus der Forschung aus dem Bereich der Arbeits-, Organisations- und Sozialpsychologie zu Meetinggestaltung, Interaktionsprozessen, Reflexion und Feedback, und Kompetenzen ein, um virtuelle Meetings effektiver und zielgerichtet zu gestalten:

 

  • Erkenntnisse aus der Meetingforschung: Die MeetingHacks sind auf aktuellen Forschungsergebnissen zur Gestaltung und Effektivität von Meetings aufgebaut. Sie berücksichtigen sowohl allgemeine als auch spezifische Aspekte von Meetings, wie z.B. methodische, soziale und proaktive Kompetenzen. Dabei orientieren sie sich an den methodischen Kompetenzen des Kasseler Kompetenzrasters (Kauffeld, 2006; Kauffeld & Sauer, 2021), welches auch dem act4teams-Verfahren zugrunde liegt.
  • Kompetenzmodelle: Die MeetingHacks orientieren sich an den vier Facetten der Teamkompetenz des Kassler Kompetenzrasters (Kauffeld, 2006). Dieses Modell hilft, die relevanten Bereiche für eine erfolgreiche Zusammenarbeit in Meetings zu definieren und stellt sicher, dass die MeetingHacks umfassend und praxisnah sind.
  • Methoden aus der Praxis: Die MeetingHacks basieren auf den Erkenntnissen der methodischen Gestaltung von Meetings (Kauffeld & Sauer, 2021). Sie zielen darauf ab, Meetings durch klare Struktur und Organisation effektiver zu machen.
  • Soziale und prosoziale Interaktion: Die MeetingHacks greifen Erkenntnisse aus der Interaktionsanalyse auf, insbesondere im Hinblick auf prosoziales Verhalten und die Bedeutung informeller Interaktionen sowie sozialen Austauschs in virtuellen Meetings (Kauffeld, 2012, 2013; Kauffeld & Lehmann-Willenbrock, 2012; Sauer & Kauffeld, 2013, 2015, 2016, Lehmann-Willenbrock & Kauffeld, ). Sie orientieren sich an Ansätzen wie dem act4teams-Verfahren, welches von Prof. Dr. Simone Kauffeld entwickelt wurde, und unterstreichen die Relevanz strukturierter Reflexion und gezielter Interventionsansätze für eine effektive digitale Zusammenarbeit, die soziale Dynamiken berücksichtigt.
  • Nutzung von Feedback und Reflexion: Die MeetingHacks basieren auf der Forschung zu Feedback- und Reflexionsmethoden, wie zum Beispiel dem Reflection Canvas (Ammersdörfer et al., 2023), die positive Effekte auf langfristiges Lernen und die Entwicklung von Handlungsempfehlungen haben.

Reinhören: Podcast zu MeetingHacks

In folgendem Podcast berichten M. Sc. Darien Tartler und Dr. Marie Ritter über die MeetingHacks und geben weitere Einblicke in Prinzipien der Meetinggestaltung und des Meeting Crafting. Hören Sie rein!

https://www.co3learn.de/meeting-crafting/

Weitere Fragen?

Wenn Sie Fragen oder Interesse an den MeetingHacks haben, kontaktieren Sie:

Dr. Marie Ritter (marie.ritter(at)tu-braunschweig.de) und M. Sc. Darien Tartler (d.tartler(at)tu-braunschweig.de)


MeetingHacks

MeetingHacks: Übersicht

MeetingHacks

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Meetings Professionell

Fokus auf das Wesentliche durch gemeinsames Verständnis und lösungsorientierte Diskussion

Der MeetingHack Meetings Professionell soll den Fokus auf die zentralen Aspekte eines Meetings verbessern, indem ein gemeinsames Problemverständnis geschaffen und der Lösungsfokus gestärkt wird. Durch Wissensaustausch wird ein gemeinsames Verständnis gesichert und die Qualität und Effektivität der Zusammenarbeit gesteigert.

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Meetings strukturiert

Effektiver Einsatz von Zeit und Ressourcen durch klare Agenden und Visualisierung

Bei dem MeetingHack Meetings Strukturiert werden Meetings durch eine klare Agenda, gezielte Priorisierung und den Einsatz visueller Tools optimiert. Moderation und Transparenz sorgen dafür, dass alle Beteiligten informiert, fokussiert und effektiv zusammenarbeiten – für produktive Meetings ohne Zeitverschwendung

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Meetings sozial

Stärkung der zwischenmenschlichen Kommunikation durch Small Talk und Feedback

Der MeetingHack Meetings Sozial stärkt die zwischenmenschliche Dimension in virtuellen Meetings. Small Talk, der Einsatz reichhaltiger Medien wie Kameras und Gestik sowie explizite Wertschätzung durch Feedback fördern Beziehungen, reduzieren Missverständnisse und steigern die Zufriedenheit – für menschlichere und effektivere Meetings.

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Meetings proaktiv

Förderung von Eigeninitiative und lösungsorientiertem Handeln durch gezielte Diskussion und Aktionspläne

Der MeetingHack Meetings Proaktiv stärkt die Eigenverantwortung und Initiative der Teilnehmenden. Durch begrenztes Raumgeben für Beschwerden in sogenannten Jammersequenzen und die gezielte Förderung lösungsorientierter Diskussionen entstehen Lösungszirkel statt Problemspiralen. Klare Maßnahmenpläne sichern die Umsetzung der vereinbarten Lösungen und steigern langfristiges Engagement.

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Förderhinweis

Die MeetingHacks wurden im Rahmen des Transformations-Hubs MIAMy (https://transformations-hub-miamy.de/) konzipiert.

Der Transformations-Hub MIAMy – Accelerate Market Introduction of autonomous Mobility wird vom Bundesministerium Wirtschaft und Klimaschutz aus der Förderbekanntmachung „Aufbau und Umsetzung von Transformations-Hubs zur Unterstützung von Transformationsprozessen in Wertschöpfungsketten der Automobilindustrie”  durch Zuwendung in Höhe von 4,7 Mio. € finanziert. Die geäußerten Ansichten und Meinungen sind jedoch ausschließlich die des Autors/der Autoren und spiegeln nicht unbedingt die Ansichten des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz wider. Die Bewilligungsbehörde kann nicht für sie verantwortlich gemacht werden.

Logo MIAMy Transformations-Hub
Logo gefördert durch Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz
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