News – Bericht von unterwegs

- mit Jun.-Professor Michael Heere

Was hat ihr Team bisher im Projekt beschäftigt – welche Ideen, Schritte oder Erkenntnisse waren für euch besonders wichtig?

Der Hauptgegenstand unserer Arbeit ist die Frage, wie Räumlichkeiten an der Universität gestaltet werden sollten, um neue Formen des Arbeitens zu ermöglichen – sei es kollaboratives Arbeiten, die Integration unterschiedlicher Ansprüche an Arbeitsortgestaltung oder der Umgang mit zunehmend heterogenen Nutzer*innen-Gruppen. Wir wollen herausfinden, welche Herausforderungen auf diesem Weg bestehen und welche Optionen es gibt – vom klassischen Möbel-Rahmenvertrag bis hin zum „Pinsel selbst in die Hand nehmen“.
Um dieser Frage nachzugehen, haben wir verschiedene Austauschformate organisiert:

• Ein Gespräch mit der Hochschulleitung, in dem wir den „Lösungsraum“ abgesteckt und konkrete Möglichkeiten ausgelotet haben.
• Einen fünfeinhalbstündigen Workshop zum Thema New Work, in dem wir Anforderungen an Räume und ihre Nutzung im Kontext zukünftiger Arbeitsformen und verschiedener Nutzer:innen genauer definiert haben. Besonders wichtig war uns, das Thema konsequent aus der Nutzer*innen-Perspektive zu betrachten. Dafür haben wir mit verschiedenen Personas gearbeitet, die wir nun in die einzelnen Teams einbringen und dort weiter abgleichen, um noch konkreter auf die Bedürfnisse der Nutzenden eingehen zu können.

Warum ist das Thema, an dem ihr arbeitet, wichtig für die Universität – und was soll dadurch konkret erleichtert werden?

Räume sind für eine Universität sowohl Arbeitsplatz und Lernort als auch Treffpunkt und Forum für zwischenmenschlichen Austausch. Gleichzeitig wird der Flächenbedarf künftig eher geringer, sodass wir bestehende Kapazitäten optimal nutzen müssen. Dabei beeinflusst die Gestaltung der Räume alles – von der Aufenthaltsqualität bis hin zu Forschungsergebnissen.
Gute, an die Nutzung angepasste Räume sind für die Universität in mehrfacher Hinsicht entscheidend:

• Sie ziehen engagierte Studierende an.
• Sie helfen, Fachkräfte zu halten.
• Sie fördern effektive Forschung und Lehre. Konkret wollen wir in Form von Prototypen „neue Flächen erobern“ – analog zu einer Expedition. Es geht darum, das Altgebäude und die Gemeinflächen besser zu nutzen und gleichzeitig wegzukommen von den „Erbhöfen“, hin zu einem lebendigeren Miteinander. Unser Ziel ist es, gerade die junge Studierendengeneration für die Universität zu begeistern und langfristig zu binden. Unter dem Motto „Culture beats Strategy“ möchten wir den vorhandenen Charme auch in maroder Infrastruktur nutzen und die Flächen „more livable, more lively“ gestalten.

Was sind die nächsten Schritte als Team?

Nachdem wir den Ist-Zustand analysiert und Nutzer:innen-Perspektiven gesammelt haben, werden wir nun gemeinsam mit der Hochschulleitung die Machbarkeit unserer Konzepte weiter ausloten. Gleichzeitig bereiten wir einen Antrag im Ecoversity-Programm vor, um Teile unserer Ideen am „NFF“ (Neues Forschungs­gebäude und Fakultät) umzusetzen.

Wie hast du/haben Sie den bisherigen Prozess erlebt – was hat dir geholfen, was war vielleicht herausfordernd?

Ich fand es sehr spannend, in der Heterogenität unseres Teams ganz unterschiedliche Blickwinkel auf die Arbeitswelt – sowohl allgemein als auch spezifisch an unserer Universität – kennenzulernen. Auch wenn ich nicht jede einzelne Perspektive für mich übernehmen würde, habe ich durch den Austausch viel besser verstanden, woher die verschiedenen Sichtweisen kommen und was dahintersteckt. Besonders geholfen hat mir das kollegiale Miteinander in der Gruppe: Wir haben immer wieder unseren gemeinsamen Nenner gefunden – die Verbesserung unserer Universität – und konnten von dort aus weiterarbeiten. Außerdem waren die Erfahrungsberichte von Kolleg*innen wertvoll, die bereits ein „Shared Office“-Projekt umgesetzt haben, auch wenn ihre Ansichten dazu teilweise gemischt waren.

- mit Petra Eimbeck, Leiterin der Abteilung 22

Was hat ihr Team bisher im Projekt beschäftigt – welche Ideen, Schritte oder Erkenntnisse waren für euch besonders wichtig?

Uns hat unter anderem folgendes beschäftigt: 

• Wie kann einfach, übergreifend & transparent der Standard-Beschaffungsprozess unterstützt werden?
  Wie kann eine Unterstützung der Mitarbeitenden, die mit Beschaffungen zu tun haben, erfolgen
• Was ist an der TU BS an Wissen/Informationen vorhanden, gibt es hier Verbesserungspotentiale?
  Es gibt schon viel Wissen – dieses muss nur „irgendwie auf die Straße gebracht werden“ und am besten nicht nur in einer Einrichtung bleiben, sondern für einen Großteil der TU nutzbar gemacht werden (soweit anwendbar)
• Beschäftigung mit den unterschiedlichen Beschaffungsprozessen insbesondere auch aus dezentraler Perspektive – basierend auf den Informationen von zwei teilnehmenden Instituten des Maschinenbaus (IWF, IK)
• Stetig wechselnder Mitarbeitendenkreis, aber auch häufige Anforderungsänderungen, die auch für dauerhafte Mitarbeitende immer wieder eine Neubefassung/neues Erlernen bedeuten stellen eine große Herausforderung da

Warum ist euer Thema/eure Herausforderung, an der ihr arbeitet, aus ihrer Sicht wichtig für die Universität – und was soll dadurch konkret erleichtert werden?

Beschaffung ist sehr vielfältig (von der 1 EUR Schraube über das Großgerät zu 10 Mio. plus Dienstleistungen) und bindet Ressourcen. Zudem ist die Beschaffung für die Mitglieder der TU überwiegend sehr wichtig! Uns geht es darum, dass Mitarbeitende, welche sich entweder zum ersten Mal oder nur in größeren Zeitabständen um das Thema „Beschaffung“ kümmern – durch effizient Prozesse, die verstanden werden – zu einer sicheren Nutzung/Anwendung kommen. Ungefähr 70% der Beschaffungen sind von uns als „wiederkehrender Kleinkram“ identifiziert worden, wenn Mitarbeitende hier schnell und effizient unterstützt werden, ist das eine enorme Zeitersparnis und senkt auch für die Mitarbeitenden in der späteren Verwaltungskette das Frustrationspotenzial.

Was sind die nächsten Schritte als Team?

Es wurden in den ersten Projektmeetings Potenziale und der Stand in den diversen Einrichtungen gemeinsam beleuchtet. „Musterprozesse" zur Vereinfachung und wenn möglich Vereinheitlichung der internen Beschaffungsvorgänge konnten identifiziert werden. Nun soll überlegt werden, wie diese allgemein hilfreich verfügbar gemacht werden können. Als Folge wurden drei „Säulen für die Unterstützung“ identifiziert. Dies soll nun konkretisiert werden. Interne Vorbilder könnten als „Rolemodel“ dienen und somit Prozesse und das Wissen der internen Einrichtungen transparent machen. Weiterführend soll ein Unterstützungstool, das in externen Einrichtungen (z. B. Universitäten aus Süd- und Ostdeutschland) bereits im Einsatz ist, auf die mögliche Nutzbarkeit für die TU Braunschweig untersucht werden.

- mit Prof. Anne Paschke

Was hat ihr Team bisher im Projekt beschäftigt – welche Ideen, Schritte oder Erkenntnisse waren für euch besonders wichtig?

Unsere Projektgruppe hat sich damit beschäftigt, wie kreative Zwischenlösungen im IT-Bereich identifiziert, gestärkt und besser kommuniziert und gegebenenfalls skaliert werden können. Zudem müssen diese Zwischenlösungen in die Gesamtentwicklung der Hochschul-IT eingebunden werden können. Besonders wichtig war für uns die Erkenntnis, dass viele pragmatische IT-Lösungen entstehen, wenn kurzfristig auf konkrete Bedarfe reagiert werden muss, beispielsweise durch Workarounds. Diese sind oft sehr wirksam, bleiben aber isoliert, weil sie nicht sichtbar gemacht oder langfristig integriert werden. Wir haben begonnen Fallkonstellationen und praktische Herausforderungen (wie das Vergaberecht oder die Gewährleistung von IT-Sicherheit) zu sammeln. In einem weiteren Schritt analysieren wir, wie solche Lösungen sinnvoll dokumentiert und gegebenenfalls skaliert werden können.

Warum ist euer Thema/Herausforderung, an der ihr arbeitet, aus deiner Sicht wichtig für die Universität – und was soll dadurch konkret erleichtert werden?

Kreative Zwischenlösungen im IT-Bereich leisten oft einen entscheidenden Beitrag zur Funktionsfähigkeit von Forschung, aber auch der Verwaltung – insbesondere dort, wo zentrale Prozesse noch nicht vollständig digitalisiert sind oder Standardlösungen (noch) nicht greifen. Unser Ziel ist es, solche Initiativen zu stärken, ohne dabei die strategische Gesamtentwicklung der IT-Infrastruktur aus dem Blick zu verlieren. Durch eine gezielte Sichtbarmachung, intelligente Prozesse sowie die Einbettung dieser Lösungen wollen wir dazu beitragen, Abläufe zu beschleunigen, Abhängigkeiten zu verringern und Innovationspotenziale frühzeitig zu erkennen – zugunsten einer flexibleren und responsiveren IT-Infrastruktur.

Wie haben Sie den bisherigen Prozess persönlich erlebt?

Ich habe den bisherigen Prozess als sehr anregend erlebt – vor allem, weil er Raum für Diskussionen und Perspektiven lässt, die im IT-Kontext der Hochschule sonst oft untergehen. Der Austausch im Team war offen, lösungsorientiert und hat uns gezeigt, wie viel Innovationskraft in vermeintlichen „Notlösungen“ steckt – wenn man sie ernst nimmt und strategisch einsetzt.