Transformationsprojekt "Mit leichtem Gepäck"

Herausforderung: „Wie könnten wir, engagierte Mitarbeitende nicht nur kurzfristig halten, sondern langfristig für unsere Organisation begeistern – gerade dann, wenn erste Anzeichen entstehen, dass jemand sich schnell verändern möchte?“

Teammitglieder: Anne Fritz (Team Lead), Dr. Anne Fleige, Dr. Stephan Kipp, Prof. Katja Koch & Prof. Robert Hänsch

Das Team „Personal halten“ schlägt einen Prozess zur Reduzierung offener Projekte und zum systematischem Abschluss von Projekten durch kurze Ergebnisberichte vor. Dadurch soll die Arbeitsbelastung gesenkt werden, sowie Umsetzungsstärke und Entscheidungsfreudigkeit gefördert werden. Zudem soll eine Projektbibliothek oder-datenbank angelegt werden. Ziel ist es, in der Hochschulöffentlichkeit das Gefühl von Ergebnisorientierung und Weiterentwicklung zu stärken sowie Freiraum für neue Impulse zu schaffen.

Weitere Informationen sind dem Poster zu entnehmen.
Prototyp_Person halten_Prozess zur Reduzierung von offenen Projekten  (in weiterer Umsetzung)

Herausforderung:  "Wie können wir den gesamten Prozess rund um die Einführung und Anwendung von benötigten Formularen so gestalten, dass er digital, nutzerfreundlich und schlank (reduziert) ist – und echten Mehrwert schafft?“

Mitglieder/Ansprechpartner*in: Martin Mahnkopf (Team Lead), Ina Müller, Prof. Klaus Thiele, Hanna Wielage

Prototypen:

Das Team hat sich insgesamt auf drei Prototypen konzentriert: Die Testung einer digitalen Urlaubsbeantragung und -genehmigung, die Prüfung einer Digitalisierung der Krank-/Gesundmeldungen und der Testung eines Prozess-Review-Days.

1. Digitale Prozesse

a. Digitale Urlaubsbeantragung und -genehmigung

Im Datenmanagementsystem (DMS) wurde dafür eine erste Testversion entwickelt, die aktuell in sechs Einrichtungen im Live-Betrieb erprobt wird.
Ziel dieses Prototyps ist es, den analogen „Urlaubszettel“ abzulösen und stattdessen einen klaren, transparenten und jederzeit nachverfolgbaren digitalen Prozess zu schaffen. Mitarbeitende können ihren Urlaub direkt im System beantragen, Vorgesetzte digital genehmigen – ohne ein analoges Urlaubsblatt.

Weitere Informationen sind dem Poster unter dem nachfolgenden Punkt zu entnehmen.

b. Digitalisierung der Krank- und Gesundmeldungen

Parallel soll auch der alltägliche Prozess rund um Krank- und Gesundmeldungen künftig digital erfolgen. Derzeit wird eine Umsetzung und die Nutzerfreundlichkeit des Prozesses im DMS geprüft. 

Die antizipierten Vorteile der beiden Prozesse:

• kürzere Bearbeitungszeiten
• transparente Prozessschritte
• keine Medienbrüche
• reduzierte Druck- und Verwaltungskosten

Damit werden sowohl Mitarbeitende als auch Verwaltung entlastet. Die Testphase dient aktuell der näheren Beleuchtung der Vor- wie auch Nachteile des digitalen Prozesses.

Prototyp_Digitale Antragsformulare (in weiterer Klärung)

3. Prozess-Review-Day

Mit dem „Prozess-Review-Day“ wurde ein neues Format angetestet, das Fachabteilungen gezielt dabei unterstützt, bestehende Formulare und Prozesse weiterzuentwickeln.
Gemeinsam mit verschiedenen Nutzendengruppen werden Formulare und die zugrundeliegenden Prozesse anhand einer strukturierten Kriterienliste geprüft, überarbeitet und die dazugehörigen Prozessabläufe verbessert.
So entsteht ein zusätzlicher Raum für Austausch, Reflexion und Weiterentwicklung – für effizientere und anwenderfreundlichere Arbeitsprozesse.

Prototyp_Review-Day für Formulare & Prozesse (in weiterer Umsetzung)

Herausforderung:  "Wie könnten wir neue Mitarbeitende schneller, strukturierter und wertschätzender an Bord holen – trotz verteilter Zuständigkeiten und unterschiedlicher Erfahrungsstände?“

Teammitglieder: Bernt Erlewein (ehemalig, Team Lead), Karen Mootz, Imma Braun, Dr. Phillip Hahn, Olga Haar, Prof. Dr. Markus Henke

Das Team „Personalgewinnung & Einstellungsprozesse“ hat sich mit der Verbesserung von Einstellungsprozessen an der TU Braunschweig beschäftigt. Entstanden sind drei Vorhaben, die für mehr Transparenz und Orientierung sorgen und Rückfragen deutlich reduzieren sollen:

1. Ein Ablaufdiagramm, das den gesamten Einstellungsprozess übersichtlich darstellt
2. Formulierungsvorschläge für die Arbeitsplatzbeschreibungen der wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen im Zuge der Einstellung, die die Formulierung erleichtern und Anpassungsaufwand verringern
3. Eine Ausfüllhilfe für die Formulierung von Qualifizierungszielen bei Einstellungsanträgen für wissenschaftliche Beschäftigte, die bei der Antragstellung unterstützt und Unsicherheiten abbaut

Weitere Informationen sind den Postern zu entnehmen.

Prototyp_Ausfüllhilfe Qualifizierungsziele bei Einstellungen (Abgeschlossen)

Prototyp_Formulierungsvorschläge für die Arbeitsplatzbeschreibungen der wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen (Abgeschlossen)

Prototyp_Ablaufdiagramm des Einstellungsprozesses (Abgeschlossen)

Herausforderung: „Wie könnten wir die Beschaffungsprozesse so gestalten, dass sie für viele Bereiche zeitsparend und ohne Bedenken hinsichtlich Rechtsverstößen oder speziellem Fachwissen umsetzbar sind?“

Mitglieder/Ansprechpartner*in: Petra Eimbeck (Team Lead), Florian Kirchhoff, Jenny Holst, Jan Pilawa, Prof. Thomas Vietor, Dr. Christian Wacker

Im Fokus steht insbesondere die Fragestellung „Wie kann einfach, übergreifend & transparent der Standard-Beschaffungsprozess unterstützt werden?“ Bereits die Beschaffung im Wege des Direktauftrags mit Markterkundung und der Einholung von drei Vergleichsangeboten frisst für viele Mitarbeitende viel Zeit. Nach internen Auswertungen kann das je nach Arbeitsgruppe über 70% der Beschaffungsverfahren ausmachen. Es ergibt sich also das Ziel, diese große Mehrheit der „einfachen“ Beschaffungen innerhalb des rechtlichen Rahmens möglichst transparent, standardisiert und einfach anwendbar zu gestalten.

Das Team testet hierfür drei Prototypen, die den Beschaffungsprozess an der TU erleichtern sollen: einen Quick-Start Guide z.B. als (digitaler) Flyer für die wichtigsten Beschaffungsinfos und Randbedingungen für die beschaffenden Mitarbeitenden selbst, Referenzprozesse für die Gestaltung dezentraler Beschaffungsprozesse für die dezentralen Einrichtungen sowie einen vergaberechtskonformen Marktplatz.

Insbesondere die Nutzung eines digitalen, vergaberechtskonformen Marktplatzes in Form einer Online-Plattform hat ein hohes Potenzial, den Aufwand nicht nur für die beschaffenden Einrichtungen sondern z. B. auch für die Buchhaltung deutlich zu reduzieren – durch direkte rechtssichere Einholung von Vergleichsangeboten, einen nachhaltigen und wirtschaftlichen Einkauf, eine vergaberechtskonforme Dokumentation sowie ein vereinfachtes Rechnungsverfahren durch einen Single-Creditor-Service.

Entsprechende Prototypen werden gerade in internen Pilottests ausprobiert. So ergibt sich die Möglichkeit, die vielfältigen Anforderungen der unterschiedlichen Einrichtungen kennen zu lernen um diese möglichst vor einer zukünftig geplanten zentralen Einführung berücksichtigen zu können.

Weitere Informationen sind den Postern zu entnehmen.
Prototyp_Quickstart-Guide (in der Finalisierung)
Prototyp_Referenzprozesse (in der weiteren Umsetzung)
Prototyp_rechtskonformer Marktplatz (in der weiteren Umsetzung)

Herausforderung: "Wie könnten wir einen Vertragsprüfungsprozess gestalten, der entlastet, rechtssicher bleibt und gleichzeitig effizient, sowie gut an Folgeprozesse anschließbar ist?“

Teammitglieder: Cathleen Farr (Team Lead), Dr. Peter Michalowski, Dr. Anita Remus, Astrid Roeder, Jun.-Prof. Oliver Völkerink

Das Team testet derzeit, wie ein digitales Vertragsmanagementsystem konkret umgesetzt werden kann. Der Hintergrund: Die Menge und Bedeutung der Vertragsarbeit nehmen an der Universität stetig zu. Verträge zu Drittmitteln, Kooperationen und Dienstleistungen werden aktuell noch dezentral und teilweise manuell verwaltet.

Ein digitales Vertragsmanagementsystem soll hier entlasten. Es kann Ressourcen für Forschung, Lehre und Service freisetzen, mehr Transparenz im Prozess schaffen, den gleichzeitigen Zugriff aller Beteiligter ermöglichen, Medienbrüche vermeiden und automatische Fristerinnerungen bereitstellen. Aktuell wird hierfür eine Nutzung des Dokumentenmanagementsystem (DMS) geprüft, um zu Beginn 2026 in einen ersten Praxistest zu starten. 

Weitere Informationen sind dem Poster zu entnehmen.

Prototyp_Digitales Vertragsmanagementsystem (in der weiteren Umsetzung)

Herausforderung: "Wie könnten wir das Thema New Work, mit dem Schwerpunkt der Arbeitsortgestaltung, sowohl kurzfristig, wie auch visionär - an unserer Universität erlebbar machen? “

Teamitglieder: Julius Othmer (Team Lead), Anja Bungenstab, Dr. Konrad Schäfer, Dr. Marie Ritter, Michaela Geistlinger, Prof. Tanja Kessel, Prof. Susanne Robra-Bissantz, Jun.-Prof. Michael Heere, Marianne Putzker, Maurice Scheer

Arbeitsortgestaltung an unserer Universität erlebbar machen?

Die TU Braunschweig befindet sich in einem Wandel hin zu flexibleren, gemeinschaftlicheren und bedarfsorientierteren Arbeits- und Lernformen. Um dies erlebbar zu machen, wurden drei Prototypen entwickelt, die unterschiedliche „Flughöhen“ abbilden – von schnell wirksam bis strukturell transformierend.

1. White-List: DIY-Räume

Klein & schnell: Viele Mitarbeitende möchten ihr Arbeitsumfeld eigenständig gestalten, sind aber unsicher, was erlaubt ist und welche Maßnahmen über das Gebäudemanagement laufen müssen. Dadurch bleiben Potenziale ungenutzt und einfache Verbesserungen verzögern sich.

Die White-List schafft hier schnelle Abhilfe:

• klare Do’s & Don’ts für die eigenständige Gestaltung eigener Räume,
• grundsätzliche Freigaben für einfache Anpassungen (z. B. Bohren, Streichen),
• zentrale Bereitstellung von Material wie Werkzeug, Farben oder Klebebändern,
• Transparenz darüber, was eigenverantwortlich möglich ist.

Die White-List befindet sich gegenwärtig in der Ausformulierung und wird zeitnah hier veröffentlicht.

Eine Testung ist ab Veröffentlichung der White-List dann von allen möglich und erfolgt strukturiert z. B. auch mit Studierenden am Campus Nord.    

Prototyp_White-List für eigene Räume (in der Finalisierung)

2. Prototyp „Wo-kann-ich-arbeiten“

Mittel & wirksam

Studierende und Mitarbeitende haben immer wieder kurze Zeitfenster zwischen Veranstaltungen oder Terminen, die sich gut für konzentriertes Arbeiten eignen – doch oft fehlt der Überblick über freie Plätze. Gleichzeitig stehen viele geeignete Räume zeitweise leer.

Der Prototyp macht verfügbare Lern- und Arbeitsorte sichtbar und zugänglich:

• Campus-Map mit verfügabren Arbeitsplätzen,
• Aufkleber für ausgewiesene Lern- und Coworking-Flächen,
• Inventarisierung aller spontan nutzbaren Orte.

Folgende Einrichtungen nahmen an einem am Testlauf teil: NFF, GITZ, WI*SIS

Prototyp_Wo-kann-ich-arbeiten_Kampagne (in weiterer Klärung)

3. Campus-Kieze

Systemisch & strukturell: Leerstand in einem Bereich trifft auf Raumbedarfe in einem anderen – und Flächen wie Foyers oder Flure bleiben ungestaltet, da ihnen keine klare Zuständigkeit zugeordnet ist.

Die Campus-Kieze schaffen langfristige Strukturen und Verantwortlichkeiten:

• Etablierung eines Austauschformats als „Eigentümerversammlungen“ für identitätsstarke Nachbarschaften (z. B. ein Hochhaus oder ein Straßenzug),
• zur Abstimmung von Bedarfen und Angeboten,
• transparente Raumtausch- und Kooperationsmöglichkeiten,
• gemeinsame Verantwortung für die Gestaltung von Gemeinschaftsflächen.

Getestet wurde z. B. im NFF und im Zentralbereich.

Prototyp_Campus-Kieze (in der weiteren Umsetzung)

Herausforderung: „Wie könnten wir Unterstützung konkret im Arbeitsalltag leben und in konkrete Verhaltensweisen übersetzen? Außerhalb von abstrakten Werten?”

Teammitglieder: Dietmar Smyrek (Team Lead), Dr. Yvonne Henze, Susanne Sandau, Bastian Thiede, Anike Altschwager, Alexander Afram, Dr. Jana Hartmann, Prof. Andreas Waag

Das Team „Unterstützung statt Kontrolle“ testet aktuell einen Prototypen für ein stärkeres „Wir“ und lädt zur internen Hospitation ein: Wir alle sind Teil des großen Teams „TU Braunschweig“ – doch wie gut kennen wir eigentlich die Arbeit der anderen? Die Hospitation bietet dir die Chance, bis zu einem Tag lang Einblicke in eine andere Abteilung zu gewinnen und zu erleben, wie Kolleg*innen arbeiten, entscheiden und gestalten.

Bis zum 21.11.2025 testete das Team dieses Format: Mitarbeitende hospitierten bis zu je einem ganzen Arbeitstag, begleiteten typische Arbeitsabläufe, nahmen an Meetings teil und tauschten sich über Erfahrungen aus. So entsteht ein stärkeres Verständnis füreinander, eine neue Perspektive und es stärkt unser „Wir“-Gefühl.

Weitere Informationen sind dem Poster zu entnehmen.
Prototyp_Interne Hospitation an der TU BS (in der weiteren Umsetzung)

Herausforderung: „Wie können wir sicherstellen, dass vorhandene IT-Lösungen an der TU schnell, unkompliziert und gezielt mit passenden Problemstellungen zusammengebracht werden?“

Teammitglieder: Kai Brunzel (Team Lead), Clemens Eichhorn, Sebastian Homann, Sabine Kral-Aulich, Ronald Liesegang, Prof. Anne Paschke & Stephan Rehfeld
 

Das Team „Kreative, digitale Zwischenlösungen“ hat festgestellt, dass die Tool-Landschaft an der TU Braunschweig groß und vielfältig ist, aber der Weg zur Lösung nicht einfach und oft lange dauert. Der Element- Chat „Tech-Tinder: Lösung gesucht – bitte melden“ bietet genau das: eine einfache, niedrigschwellige Möglichkeit, Bedarfe anhand von drei Leitfragen zu posten. Andere Mitarbeitende können sich anschließen oder ihr Wissen einbringen – über alle Bereiche hinweg (z.B. Lehre, Projektmanagement oder Zusammenarbeit). So entsteht ein offener Raum für Austausch. Das Team freut sich über eine rege Beteiligung!

Du hast Lust bekommen? 
1.  Möglichkeit: Hier geht’s zum öffentlichen Element-Chat!
2. Möglichkeit: Alternativ kannst du den Chat als öffentlichen Raum in Element finden unter dem Namen: "Tech-Tinder: Lösung gesucht – bitte melden"
Weitere Informationen sind dem Poster zu entnehmen.
Prototyp_Tech-Tinder - Lösung gesucht (Abgeschlossen)

Herausforderung: „Wie könnten wir dazu beitragen, dass das Infoportal als gemeinsames Kommunikationsinstrument genutzt wird, das aktiv mit Input aus allen Bereichen gefüllt wird; inklusive der Prozesse aus der Dezentralen?“

Teammitglieder: Caren Lehmann-Ziegert (Team Lead), Nina Hommola, Norman Nitzsche, Dr. Silke Wollers

Das Team „Transparenz in den Prozessen/Zuständigkeiten“ prüft die Machbarkeit für insgesamt drei Vorhaben an unserer Universität:

Wir möchten das Informationsportal so gestalten, dass alle schneller finden, was sie suchen. Eine nutzer:innenzentrierte Verschlagwortung von Dokumenten und Prozessen soll dabei helfen, Suchergebnisse zu verbessern und Recherchezeiten zu verkürzen. Gerade Mitarbeitende, die mit einem Thema noch nicht vertraut sind, sollen so schneller die passenden Informationen, Formulare und Ansprechpersonen finden. Damit entlasten wir zugleich Mitarbeitende, die bisher häufig wegen Nachfragen kontaktiert werden.

Prototyp_Verschlagwortung im Informationsportal (in der weiteren Umsetzung)

Ein KI-gestützter Chatbot soll künftig helfen, Informationen zu Prozessen und Formularen schneller und gezielter zu finden. Hierfür stellt eine gute und intuitive Verschlagwortung die Basis dar. Viele Nutzer:innen fühlen sich derzeit in der Informationsflut verloren – der Chatbot kann hier gezielt unterstützen, das Informationsportal intuitiver und attraktiver machen und so den Mehrwert deutlich erhöhen. Gleichzeitig werden Fachabteilungen und das Portal-Team entlastet, da weniger Rückfragen per Mail oder Telefon eingehen.

Prototyp_KI-Chatbot (in weiterer Klärung)

Ein einheitliches Erscheinungsbild stärkt die Wahrnehmung der TU Braunschweig – nach innen und außen. Wir möchten daher eine technisch voreingestellte, einheitliche E-Mail-Signatur testen. So sparen neue Mitarbeitende Zeit beim Einrichten, und Anfragen an die Fachabteilungen lassen sich leichter zuordnen. Gleichzeitig entsteht ein professioneller, konsistenter Eindruck in der externen Kommunikation.

Prototyp_einheitliche Signatur (in der weiteren Umsetzung)