Prozessmanagement der Verwaltung

Die Technische Universität Braunschweig startete im Bereich des Prozessmanagements mit einer  Geschäftsprozessanalyse und -optimierung (GPO) in den Geschäftsbereichen Finanzen, Gebäudemanagement und Personal, Recht und Studium durch. Zur nachhaltigen Sicherung der abgestimmten Prozesse wurden diese mit einem etablierten Prozessmanagement in ein Prozess- und Dokumentenportal (Informationsportal) überführt.

Die strategischen Kernpunkte der Verwaltung beschreiben die langfristige Entwicklungsrichtung im Bereich des Qualitäts- und Prozessmanagements.

• Erhöhung der Kundenzufriedenheit
  Die Anforderungen der Kunden sind in allen Projektschritten berücksichtigt. Zur Steigerung der Servicequalität wird eine systematische Feedbackabfrage der Kunden etabliert.
   
• Optimierte Geschäftsprozesse
  Das sind klar strukturierte, verständliche, rechtssichere und kundenfreundliche Geschäftsprozesse, die keine überflüssigen Hürden und unnötigen Tätigkeiten enthalten. Dies wird gewährleistet durch ein überschaubares und umfassendes Prozessmanagement-System mit definierten Kennzahlen und Messgrößen. Es dient als Grundlage zur Klärung und zur kontinuierlichen Verbesserung der Geschäftsprozesse und der Zuordnung von Verantwortungen, Kompetenzen und Befugnissen in Abstimmung mit der strategischen Ausrichtung der TU Braunschweig.
   
• Intranetbasierte Dokumentation
  Übersichtliche und leicht handhabbare Gestaltung, Lenkung und Verwaltung der Qualitätsmanagement-Dokumentation (Prozesse, Formulare, Arbeitsanweisungen, Normen und Gesetze, Informationen etc.) in Form einer Intranetlösung mit Unterstützung eines Prozessmodellierungs-Tools.

• Qualität leben und Motivation erhöhen
  Erreichung hoher Akzeptanz des Prozessmanagement-Systems und Stärkung der Bewusstseinsbildung für die Qualität bei den Beschäftigten durch Lernen und Eigenerleben von Prozess- und Qualitätsmanagement. Durch die rechtzeitige Einbindung der Prozessbeteiligten, d.h. die Berücksichtigung des Fachwissens und der Erfahrungen, wird die Motivation der Beschäftigten gesteigert. Durch eine Vereinfachung der Prozesse sollen Freiräume in der täglichen Arbeit geschaffen und Stressfaktoren abgebaut werden. Jeder kann sich einbringen:
  "Viel Raum für eigene Ideen".

Der konkrete Nutzen stellt sich für jede Organisation individuell dar. Entscheidend ist, dass der Nutzen sowohl für den einzelnen Beschäftigten als auch für die gesamte Organisation transparent und fühlbar wird. Als positive Effekte zeigen sich:

• Verbesserung der Ablauftransparenz
• Eindeutige Definition der Aufgaben und Verantwortlichkeiten
• Steigerung der Produktivität durch kontinuierliche Prozessverbesserung
• Spürbare Ausrichtung der Geschäftsprozesse am Bedarf der Kunden
• Steigerung der Mitarbeitermotivation durch die Möglichkeit für die Beschäftigten, Prozesse mitgestalten zu können
• Nachweisfähigkeit qualitätsrelevanter Aktivitäten der Verwaltung durch Dokumentation