Nutzerbereich FIS

• Dauer: ca. 2h
• Für wen? Alle Mitarbeiter*innen, die Drittmittelanzeigen für Projekte erfassen und alle Projektleiter*innen sowie Leiter*innen von Organisationseinheiten, die Mittelanzeigen prüfen und freigeben
• Worum geht es? In dieser Schulung wird das neue Forschungsinformationssystem (FIS) der TU-Braunschweig vorgestellt. In der ersten Ausbaustufe des Systems, liegt der Fokus auf der Darstellung von Forschungsprojekten, die von den Wissenschaftlern und Projektleitern an der TU Braunschweig durchgeführt werden. In diesem Zuge wird das FIS künftig auch genutzt, um externe Finanzmittel anzuzeigen.
  • Überblick über die Anwendung
  • Rollen und Rechte
  • Projekte zur Erfassung von Forschungsanzeigen
    •  Anlegen von Projekten
    • Anzeigen von Projektmitteln
  • Freigabeprozess
  • Änderung von Daten

• Dauer: ca. 2h
• Für wen? Mitarbeiter*innen und Wissenschaftler*innen, die bereits mit dem FIS gearbeitet haben. 
• Worum geht es? In diesem Format werden typische Anwendungsfälle (Best practices) sowie weitere Funktionalitäten über die Drittmittelanzeige (Projektsuche, Auswertung) hinaus vorgestellt. 

Wissenschaftler*innen der TU Braunschweig haben automatisch Zugang zum FIS über den Login in TU Connect. Mitarbeiter*innen in Technik und Verwaltung können über E-Mail an den FIS-Support formlos die Rolle FIS-Bearbeiter*in beantragen. Bitte nennen Sie in der E-Mail-Anfrage die Organisationseinheit für die die Rolle freigeschaltet werden soll und setzen Sie bitte Ihre*n Vorgesetzte*n in CC. Sobald der Zugang eingerichtet wurde, werden Sie vom FIS-Support informiert. 

Eine Projektanzeige kann nach Fertigstellung des Entwurfs im Reiter "Workflow" auf den Bearbeitungsstatus Antragsteller "Projektleitung" gesetzt werden. Durch diese Angabe erscheint die Projektanzeige auf der Startseite der Projektleitung im Portlet "Meine Projektanzeigen (Prüfen&Stellen)". Sollte die Projektleitung die Projektanzeige trotzdessen nicht auf der Startseite sehen, können folgende Gründe vorliegen: 

• Der Projektleiter hat eine andere Rolle ausgewählt. Für das Prüfen und Stellen von Projektanzeigen sollte in der Regel die Rolle Wissenschaftler*in ausgewählt werden. 
• In der Projektanzeige wurde eine neue Projektleitung eingetragen. Der Projektleitungswechsel muss durch die ursprüngliche Projektleitung freigegeben werden. Deswegen erscheint die Projektanzeige bei der vorherigen Projektleitung und nicht im Portlet der neu Eingetragenen. Sollte die vorherige Projektleitung nicht mehr für die Freigabe zur Verfügung stehen, kann die Projektanzeige durch die Leitung der Organisationseinheit freigegeben werden. Dafür muss die Leitung sich mit der Leiter*innen-Rolle einloggen und die Projektanzeige anhand der Innenauftragsnummer (Feld Schlüssel) oder eines anderen Attributs suchen und dann auf "Prüfen & Stellen" klicken. 

Sollten die genannten Fälle nicht zutreffen, wenden Sie sich bitte an den FIS-Support. 

Nach Login in TU Connect und der Auswahl Ihrer FIS-Rolle stehen auf Ihrer Startseite mehrere sogenannte Portlets (vorkonfigurierte Suchanfragen) zur Verfügung. Anhand der Portlets können Sie einsehen, welche Projektanzeigen sich im Entwurfsstatus und welche sich im Genehmigungsprozess befinden. Bei Klick auf eine Projektanzeige im Genehmigungsprozess können Sie untere weitere Zustimmungen sehen, ob die Prüfebenen 1 und 2 (i.d.R. Instituts- und Fakultätsleitung) zugestimmt haben. Die Portlets unterscheiden sich teilweise nach Rolle im System. Für FIS-Bearbeiter*innen ist ebenfalls nachvollziehbar, ob Projektanzeigen bereits an die Projektleitung übergeben wurden oder nachbearbeitet werden müssen. 

Alle final geprüften und freigegebenen Anzeigen in der DiFA wurden in das FIS migriert und stehen als Basis für eventuell benötigte Änderungsanzeigen zur Verfügung. Zum Aufruf der Daten nutzen Sie im FIS am besten den Menüpunkt "Projekte suchen" mit der Innenauftragsnummer im Feld Schlüssel als Suchkriterium. Im nächsten Schritt navigieren Sie über Klick auf das Stift-Icon in das jeweilige Projekt und wählen den Reiter "Anträge" aus. Dort finden Sie alle gestellten Anträge. Über Klick auf die Lupe können Sie die einzelnen Anträge aufrufen und zum Bereich "Dokumente" nach unten scrollen. Die Dokumente müssen zur Ansicht heruntergeladen werden. Bitte ignorieren Sie die gelb markierten Bereiche, bei der Zusammenführung der DiFA Daten in der FIS-Maske konnten einige Angaben nicht ausgeblendet werden. 

Zur Information die erste DiFA wird im FIS mit Antragsart "Drittmittelanzeige" hinterlegt. Weitere DiFAs zum gleichen Innenauftrag (z.B. bei Laufzeitänderung) werden als Antragsart "Projektanzeige" erfasst. Alle neu erfassten Anträge im FIS werden mit der Antragsart "Projektanzeige" gespeichert.

Das FIS unterstützt zum jetzigen Zeitpunkt nur bedingt E-Mail Benachrichtigungen. Meldungen zu Änderungen und Prüfaufgaben sind momentan nur nach Login und auswählen der relevanten Rolle auf der Startseite von TU Connect sichtbar. Da es sich bei den Benachrichtigungen um einen grundlegenden Bedarf der Nutzer*innen des FIS handelt, wurde dieser bereits zu Beginn des Einführungsprojekts gegenüber der HIS eG verdeutlicht. Mit Auslieferung der Version 2025.06 hat die HIS eG auf diesen Bedarf reagiert und die Funktionalität der fachlichen Ereignisse eingeführt. Nach umfassenden Tests hat sich herausgestellt, dass die aktuelle Entwicklungsstufe für die TU Braunschweig noch nicht nutzbar ist, da eine Benachrichtigung differenziert nach Organisationseinheiten nicht möglich ist. Das FIS Support Team ist in engem Kontakt mit der Fachberatung der HIS eG und zuversichtlich, dass die Funktionalität bis Mitte des Jahres auch für die TU Braunschweig implementiert werden kann. 

Aktuelle Entwicklungen dazu werden zeitnah über den E-Mail Verteiler und das FIS-Handbuch in der Rubrik Aktuelles kommuniziert. 

Ein Export der Daten einer Projektanzeige ist aktuell nur rudimentär für den FIS Support möglich. Weitere technische Möglichkeiten für die Rollen FIS-Bearbeiter*in und Wissenschaftler*in werden aktuell geprüft und sobald möglich umgesetzt.