Habt Ihr Euch mal gefragt, was mit Briefen oder Anträgen passiert, die ihr an Banken, Versicherungen oder Krankenkassen schickt? Die Herausforderung dabei ist, riesige Mengen an Informationen, Daten und Dokumenten zu verarbeiten. Diese Erfahrung habe ich während meines Praktikums im Dokumentenmanagement der Volkswagen Financial Services AG gemacht. In meinen Blogeinträgen möchte ich Euch meinen Arbeitgeber und meine Aufgaben im Inputmanagement kurz vorstellen.
Die Volkswagen Financial Services AG ist im Volkswagenkonzern zuständig für Finanzdienstleistungen. Als Absatzförderer erbringt sie Dienstleistungen in den Bereichen Bank, Direktbank, Leasing und Versicherungen.
Seit meinem ersten Praktikum arbeite ich bei den „Internen Diensten“. Diese „Shared-Services“- Abteilung fungiert als interner Dienstleister bei der Volkswagen Financial Services AG. Wir sind zuständig für Input-, Output-, Fahrzeugdokumenten- und „Real Estate Management“. Die Aufgaben dieser Bereiche können folgendermaßen zusammengefasst werden:
- Im Inputmanagement werden eingehende Dokumente und der komplette Posteingang für die Nachfolgeprozesse digital bereitgestellt
- Im Outputmanagement werden Briefe gedruckt, kuvertiert und anschließend versendet
- Das Fahrzeugdokumentenmanagement verwaltet Fahrzeugbriefe, die als Eigentumsnachweis für Fahrzeuge aus den Bereichen Finanzierung, Leasing, etc. dienen
- Im „Real Estate Management“ wird das komplette Immobilienportfolio gemanagt – Rechenzentren, Parkhäuser, Bistros, Mitarbeiterrestaurants, Besprechungszentren, Büroflächen aller Art und sogar ein Kindergarten!
Für heute beginne ich mit einem kurzen Überblick über den wichtigsten Prozess des Inputmanagements: Stellt Euch vor, Ihr möchtet ein Auto finanzieren. Die Formalitäten sind alle erledigt und der Autohändler schickt die Vertragsdokumente an die Volkswagen Financial Services AG. Diese Unterlagen werden dem Postdigitalisierungsprozess (Stichwort: „Papierloses Büro“) zugeführt. Zunächst wird die Eingangspost grob sortiert und nach einzelnen Themengebieten – beispielsweise Leasing oder Finanzierung – zusammengefasst und scanfertig aufbereitet. Nach dem Scannen werden den Dokumenten Wiedererkennungsmerkmale in Form von ausgelesenen Barcodes zugeordnet. Danach können die Dokumente in den Fachabteilungen weiterbearbeitet werden.
In meinem nächsten Eintrag erfahrt Ihr mehr über meine bisherigen Aufgaben und Erfahrungen.
Felix Bormann