Hallo Zusammen,
in meinem zweiten Blogeintrag würde ich euch gern mehr über meine Tätigkeiten erzählen, die ich in meiner bisherigen Zeit in der Abteilung absolviert habe und wie mein Alltag im Betrieb aussieht, welcher sich auf zwei Tage á 8 Stunden die Woche bezieht.
Die Ausschreibung der Werkstudententätigkeit lautete „Datenpflege und Erstellung/Archivierung technischer Dokumente“. Das umfasst das Arbeiten mit Excel, SAP aber auch händischen Archivieren von Aktenordnern.
Zunächst zum Arbeiten mit Excel:
Dies umfasst keine konkrete Tätigkeit und ist immer wechselnd. Meist kommen Kollegen auf mich zu und fragen, ob ich derzeit etwas Kapazität habe, und für sie etwas in Excel erledigen kann. Dies umfasst das Anlegen von Arbeitsmappen und Tabelle, oder meist die Kontrolle von Daten. In den meisten Fällen muss ich für meine Kollegen aus dem Team Daten aus verschiedenen Quellen vergleichen und in einer Arbeitsmappe ergänzen. Beispielsweise befasst sich das Team in dem ich arbeite mit verschiedenen Lieferanten und Kunden, wie der Deutschen Bahn AG, Scheidt und Bachmann, oder Pintsch. In unserem Team sind die unterschiedlichen Kunden zu einer jeweiligen Person zugeteilt, wodurch die Daten verteilt liegen. Um eine größere Übersicht und besonders Fehler in Preisdifferenzen, Lieferverzögerungen und Materialengpässen vorzubeugen versuchen wir alle Materialdaten zu bestimmten Obergruppen in großen Excel Arbeitsmappen zu sammeln. Ein weiterer Hintergrund dafür ist, dass wir bei Siemens eigene Materialnummern im System pflegen, die jeweils einer bestimmten Materialart einzigartig zugeordnet sind. Die Kunden und Lieferanten hingegen haben eigene Materialnummer und bei Bestellungen müssen die Nummer korrekt zugeordnet werden. Daher pflegen wir beispielsweise große Arbeitsmappen zu verschiedenen Relaisgruppen, in denen die einzigartige Materialnummer als Bezug steht und wir hintereinander die Siemens Sachnummer, sowie die Händler spezifischen Sachnummern aufschlüsseln und zuordnen. Zudem werden in dieser Liste Preise, Lieferzeiten, Verzugszeiten und andere Informationen bezüglich des Liefer- und Herstellungsprozesses gesammelt. Im Endeffekt helfen uns diese Listen die Liefertreue gegenüber unseren Kunden zu erfüllen und Engpässe vorzubeugen. Zudem können wir bestimmen bei welchen Materialien wir in den letzten Jahren Lieferschwierigkeiten hatten, um dies in Zukunft vorzubeugen.
Die Arbeit mit diesen Arbeitsmappen erfordert den Gebrauch von Formeln, um verschiedene Daten zu vergleichen oder andererseits in Excel zu importieren. Der Datenimport erfolgt meist über PDF-Dateien oder über SAP.
Nun zu meiner Tätigkeit in SAP:
Anfangs war ich neben der Datenpflege in Excel für die Erstellung der Materialbestellungen in SAP zuständig. Der Bestellprozess funktioniert so, dass die Kunden eine Anfrage an uns über bestimmte Materialien und deren Bestellmenge schicken. Der zuständige Kollege aus dem Team, der für den jeweiligen Kunden zuständig ist, verfasst anschließend ein Angebot, welches über SAP erstellt wird und anschließend von der/m Kauffrau oder Kaufmann über SAP und als PDF versendet wird. In dem Angebot stehen unter Anderem Informationen zu den Materialpreisen, den Lieferzeiten und dem gewünschten Lieferort. Wenn der Kunde mit dem bereitgestellten Angebot zufrieden ist, verfasst er daraus ein Angebot, welches an uns per PDF verschickt wird. Anschließend trug ich diese Informationen aus dem Bestellblatt in SAP ein und hinterlegte somit die Bestellung in unserem System. Mit dem hinterlegen des Materials und der dazugehörigen Liefermenge, sowie gewünschtem Kunden Liefertermin wird der Auftrag im System digital an die Fertigung gegeben. Innerhalb eines halben Tages erfolgt dadurch digital die Prüfung, ob das Material derzeit vorhanden und ob die angefragte Liefermenge für den gewünschten Liefertermin bereit ist. Am nächsten Tag habe ich daher in einer anderen SAP-Maske die Informationen der Fertigung kontrolliert und in der Bestellung hinterlegt. Das bedeutet, dass der Liefertermin angepasst wurde und anschließend wurde der Auftrag an den Kaufmann oder die Kauffrau weitergegeben. Diese/r hat den Auftrag im kaufmännischen System hinterlegt und hoffentlich bestätigt. Anschließend erhält der Kunde eine Auftragsbestätigung und damit ist der Vertrag zwischen uns und dem Kunden geschlossen. Die Dauer dieses Prozesses von Bestelleingang bis Auftragsbestätigung dauert etwa 2 Tage, solange es keine Komplikationen mit Lieferterminen oder Engpässen gibt.
Diese Tätigkeit habe ich etwa 1 Jahr ausgeführt, jedoch wurde dieser Prozess zentralisiert und von einer anderen Abteilung übernommen. Seitdem übernehme ich die Angebotserstellung und ziehe Monatliche SAP Reports zu bestimmten Materialgruppen. Die Informationen aus den Reports sammeln wir in verschiedenen Excel Arbeitsmappen, um beispielsweise Schwankungen in jährlichen Bedarfen zu einzelnen Materialgruppen feststellen zu können, um dadurch für die kommenden Jahre zutreffendere Prognosen erstellen zu können. Der Hintergrund dafür ist, dass die Fertigung für kommende Jahre festlegt, welche Stückzahlen von verschiedenen Materialien hergestellt werden. Dies orientiert sich unter anderem an den Prognosen, Abteilungsübergreifend aufgestellt werden. Wenn ein Materialüberschuss produziert wird, entstehen für die Firma hohe Lager- und Transportkosten, bei zu wenig hergestellten Materialien muss Nachproduziert werden, wodurch ebenfalls hohe Kosten entstehen. Diese erhöhten Kosten senken den Gewinn um müssen von der Firma getragen werden, da die Preisstrukturen zu den einzelnen Materialien in Verträgen gebunden sind, die oftmals über Jahrzehnte gültig sind.
In dem letzten Blogeintrag werde ich ein erzählen, welche Auswirkungen die Corona Pandemie auf den Arbeitsalltag hatte und anschließend werde ich ein kurzes Fazit zum studentischen Arbeiten im Großkonzern ziehen.