Für den letzten Teil meines Blogeintrags möchte ich noch einmal auf speziellere Projekte eingehen, die ich im Unternehmen umgesetzt habe/umsetze. Als mittelständisches Unternehmen spielt Digitalisierung natürlich eine immer größere Rolle. Eine Tätigkeit, die im Büro kein Mitarbeiter gerne gemacht hat- die also immer an die Auszubildenden weitergegeben wurde- war das Besorgen von Ordnern aus dem Archiv. Steuerberatungs-/Wirtschaftsprüfungsgesellschaften müssen alle relevanten Daten für mindestens zehn Jahre aufbewahren, sodass sich auf dem Dachboden des Büros eine stattliche Sammlung von Ordnern (rund 6000) aufgebaut hat. Diese Ordnermenge nach den einen benötigten zu durchsuchen war eine langwierige und langweilige Aufgabe. Dieses Problem habe ich 2020 gelöst, indem ich eine verteilte Windows-App mit zugehöriger Datenbank entwickelt habe. Seitdem wurde der Workflow deutlich erleichtert: Mitarbeiter können an ihrem Computer in der Such-App verschiedene Aspekte eingeben (z.B. Mandantennummer, Jahr und Typ) und erhalten eine Excel-Tabelle mit Treffern und den zugehörigen Lagerplätzen. Dazu wurden Regale auf dem Dachboden aufgebaut und in Abteile zu je rund 20 Ordnern aufgeteilt und beschriftet. Der Mitarbeiter muss somit nur noch aus den 20 Ordnern den richtigen heraussuchen und mitnehmen. Nicht mehr benötigte Ordner werden in ein gesondertes Regal gestellt. Einmal pro Woche werden diese Ordner dann wieder in die Regale eingestellt. Dies dauert dann allerding nur wenige Minuten, da ein Computer mit einem weiteren Admin-Programm auf dem Dachboden steht. Bei der Datenübernahme habe ich an jeden Ordner einen individuellen Barcode geklebt und diesen als Primärschlüssel für die Ordner-Datenbank verwendet. Die Lagerplätze haben ebenfalls je einen Barcode erhalten, der der Pimärschlüssel in der Lagerplatz-Datenbank ist. Ein Ordner kann so also einfach mit einem kabellosen Barcodescanner eingescannt werden, dann an einen beliebigen freien Platz gestellt und schließlich der Barcode des Lagerplatzes eingescannt werden. Dieses System hat dem Unternehmen seitdem eine Menge Zeit und vor allem Nerven gespart.
Ein weiteres Projekt, das zur Zeit noch läuft, ist die Ausformulierung von Prozessen im Unternehmen. Dazu wurden Mitarbeiter in Arbeitsgruppen aufgeteilt und gebeten, eine Beschreibung von alltäglichen Aufgaben anzufertigen. So habe ich zum Beispiel von den Mitarbeitern in der Lohnbuchhaltung eine Stichpunktliste erhalten, wie sie im Lohn vorgehen. Diese Strichlisten übersetze ich aktuell in Prozessdiagramme und führe diese in einem Programm zusammen. Der Hintergrund davon ist, dass durch die Expansion des Unternehmens auch mehr neue Mitarbeiter kommen, die bei Fragen zunächst immer einen Kollegen blockieren. Die Prozessdiagramme sollen den neuen Mitarbeiten dagegen ermöglichen, bei Fragen zunächst selbst auf den Prozess zu schauen und diesen so gut es geht umzusetzen, wodurch Zeit gespart wird. Sind die Prozesse ausformuliert, kann dann auch von den Geschäftsführern besser an einer Steigerung der Effizienz der Prozesse gearbeitet werden.
