BMW nutzt bereits seit vielen Jahren Mehrwegbehälter für den sicheren Transport seiner Bauteile von ca. 2300 Lieferanten zu seinen Werken. Bei 4748 verschiedenen Behältern erschließt sich die Komplexität, die tagtäglich bei BMW allein durch die Rückführung leerer Behälter zum Lieferanten entsteht. Um diese Komplexität besser beherrschen zu können, hat sich BMW 2014 dazu entschlossen ein Behältermanagementsystem (Smart-Containermanagement – Smart-CM) einzuführen, das zum einen die Behälterbestände transparent darstellt als auch Behälterbewegungen wiedergibt. Als das Projekt Anfang 2017 online ging, kam ich in das Projekt und hatte dadurch im WS 2016/17 für sechs Monate die Möglichkeit, zahlreiche Aspekte des Projektmanagements in der Wirtschaftsinformatik kennenzulernen, von welchen ich drei in meinen Beiträgen genauer beschreiben will.
Mit der Einführung eines neuen Systems geht häufig die Einführung neuer Prozesse einher. Auch bei Smart-CM kam es durch die Einführung des neuen Systems zu neuen Prozessen, sodass Schulungen für Lieferanten und Mitarbeiter nötig waren. Die bisherigen Schulungen zum System waren umfangreich, aber eher theoretischer Natur. Meine erste Aufgabe im Praktikum bestand darin eine Nutzungsanleitung für das System zu erstellen und in möglichst effizienter Form umzusetzen.
Für mich war das die Gelegenheit das System und die dahinterliegenden Prozesse kennenzulernen. In den ersten Wochen sprach ich viel mit Kolleginnen und Kollegen aus den betroffenen Fachbereichen. Zum einen wollte ich mein fachliches Wissen erweitern, zum anderen wollte ich die Bedürfnisse der Mitarbeiter, die geschult werden sollten erfassen. Denn eine Kernaufgabe der Wirtschaftsinformatik ist die Verbindung und Vernetzung zwischen wirtschaftlichen Zusammenhängen und informatischen Systemen. Je besser diese Vernetzung bei den Nutzern eines Systems ist, desto höher ist auch die Nutzerakzeptanz. Deshalb war es mir wichtig die drei Punkte, die laut Ballstaedt et. al. den Lernerfolg aktiv beeinflussen, richtig zu erfassen: Vorwissen, Zielsetzung, Interesse
Das Vorwissen der Zielgruppe zum neuen System beschränkte sich auf die bereits genannten Schulungsinformationen. Die Zielsetzung für die Zielgruppe war es, in möglichst kurzer Zeit für die praktische Nutzung des Systems befähigt zu werden. Das Interesse bestand vor allem in der Notwendigkeit das System für den eigenen Arbeitsalltag nutzen zu können.
Aus diesen Vorgaben und dem gesammelten fachlichen Input habe ich dann nach Themen getrennte Schulungsvideos erstellt. Für jede involvierte Abteilung wurde pro Aufgabe ein Video erstellt, das Schritt für Schritt das nötige Vorgehen erklärt um eine Aufgabe des Tagesgeschäfts zu erledigen. Gleichzeitig werden wichtige Hintergründe, nötige Prozessschritte und weitere Ansprechpartner genannt. Die Entscheidung fiel auf Schulungsvideos, da sie im Vergleich zu Bildanleitungen eindeutiger sind und mit Sprache unterlegt werden können. Sie sind zudem der Live-schulung vorzuziehen, da sie immer wieder angeschaut werden können.
Die fertigen Schulungsvideos wurden in der Projektgruppe des firmeninternen Netzwerks veröffentlicht und stehen damit den Mitarbeitern dauerhaft zur Verfügung. Damit können auch neue Kolleginnen und Kollegen Ihre Einarbeitung ins System mit den Videos beschleunigen. Innerhalb kurzer Zeit hatten die Videos je nach Thema und Zielgruppe zwischen 40 und 140 Ansichten, sodass man von einer großen Akzeptanz sprechen kann. Auch das Feedback der Benutzer war durchweg positiv. Für mich war es besonders interessant zu sehen, auf wie viele unterschiedliche Weisen die Heranführung von Mitarbeitern an ein neues System erfolgen kann und wie sehr man damit die Akzeptanz des Systems erhöhen kann.
Quellen: Ballstaedt, S.-P., Mandl, H., Schnotz, W. & Tergan, S.O. (1981): Texte verstehen, Texte gestalten, München, Urban & Schwarzenberg