Hallo zusammen,
in diesem Beitrag werde ich berichten, was meine erste Aufgabe gewesen ist:
Um bei Mitarbeiterausfällen oder Neueinstellungen zeigen zu können, was es für Aufgaben im Prozessmanagement gibt und wie diese Aufgaben ablaufen, wurden alle prozessmanagement-internen Prozesse (ca. 100 Prozesse) modelliert. Die Prozesse wurden in einer PowerPoint Präsentation festgehalten und zu jedem Prozess war eine Prozessbeschreibung in Word hinterlegt. Die Präsentation wurde in einem SharePoint abgelegt und jeder Mitarbeiter, der auf die Prozesse zugreifen wollte, musste per Mail anfragen und für den SharePoint freigeschaltet werden. Obwohl das Ergebnis für Transparenz sorgte, gab es dennoch einige Schwachstellen:
- Die Modellierung der Prozesse erfolgte ohne Modellierungskonventionen, sodass jeder seine Aufgaben so modellieren konnte, wie er wollte
- Für die fertige Präsentation gab es keinen Ansprechpartner, sodass Aktualisierungen in den Prozessen nicht eingepflegt werden konnten
- Durch die Ablage im SharePoint waren die Prozesse nicht jedem sofort zugänglich
- Die Bedienung der Präsentation war nicht allzu smart
Diese Gründe führten zu meiner Aufgabe, die daraus bestand die Prozesse in einem definierten Ordnungsrahmen neu aufzusetzen und zu standardisieren.
Ich habe mich dazu entschieden, die Prozesse in ARIS zu modellieren und dafür die Modellierungs-sprache BPMN 2.0 zu nutzen. So konnte ich sicherstellen, dass die Prozesse einheitlich modelliert werden. Alle Prozesse haben einen einheitlichen Kopf erhalten, der die wichtigsten Informationen wie bspw. den verantwortlichen Bereich und den Prozessverantwortlichen aufzeigt. Durch die Modellierung in ARIS wurde es jetzt auch möglich, mithilfe von sog. Hinterlegungen von einem Prozessschritt in den nächst tieferen zu springen sowie den Prozessen auf Prozess- oder auf Prozessschrittebene Erklärungen, Beschreibungen, etc. beizufügen. So konnte ich die Prozessbeschreibungen, die als Word-Datei in der Präsentation angehängt waren, ersetzen und einen Toolbruch verhindern. Die Prozesse habe ich an die inhaltlichen Prozessverantwortlichen übergeben, d.h. ich habe ihnen den Umgang mit ARIS gezeigt und sie für den entsprechenden Ordner freischalten lassen, damit die Prozesse zu jedem Zeitpunkt aktuell sind. Da aber nicht jeder Mitarbeiter einen ARIS-Zugang besitzt und die Prozesse aber jederzeit abrufbar sein sollen, wurde ein Abzug der Prozesse im Intranet veröffentlicht. Dort kann sich jeder Mitarbeiter die Prozesse ansehen und nur die Prozessverantwortlichen können die Prozesse in ARIS bearbeiten.
Viele Grüße
Merve