Mitarbeitende stehen heute vor der Herausforderung, eine Vielzahl unterschiedlicher Dokumente zu verwalten: Papierdokumente wie Briefe oder Verträge, PDFs sowie weitere elektronische Inhalte wie Dateien und E-Mails. Diese Dokumente werden kopiert, ausgedruckt, weitergeleitet und in unterschiedlichen Systemen oder Ablagestrukturen gespeichert. An Verwaltungsprozessen sind häufig mehrere Organisationseinheiten beteiligt, die jeweils eigene Ablagen führen. Dadurch entstehen redundante Datenbestände, die Aktenführung wird zunehmend aufwendig und die Suche nach relevanten Informationen zeitintensiv, ineffiziente Arbeitsabläufe und eine hohe Arbeitsbelastung sind die Folge.
Um diesen Herausforderungen zu begegnen, führt die TU Braunschweig ein zentrales Dokumentenmanagementsystem (DMS) ein. Ziel ist es, Dokumente ortsunabhängig verfügbar zu machen, Mehrfachablagen zu vermeiden und die Auffindbarkeit von Informationen deutlich zu verbessern. Mobiles Arbeiten wird dadurch umfassend unterstützt, ohne dass physische Akten transportiert werden müssen.
Im Rahmen der Verwaltungsprozesse ermöglicht das DMS eine digitale und revisionssichere Ablage und schafft die Grundlage für weitere Digitalisierungsmaßnahmen. Bereits umgesetzt wurden unter anderem der digitale Freigabeprozess für Zeiterfassungsdokumente sowie der Antrag auf mobiles Arbeiten inklusive automatisierter Erinnerungen vor Ablauf der jeweiligen Gültigkeit. Weitere Projekte zur Digitalisierung von Verwaltungsabläufen befinden sich in Planung bzw. Umsetzung.
Insgesamt sorgt das Dokumentenmanagementsystem für mehr Transparenz, schnellere und effizientere Abläufe sowie ein modernes, zukunftsfähiges Arbeiten für alle Beteiligten.