TU BRAUNSCHWEIG

Rundschreiben-Nummer 46
Zugang zu Dateien und eMail-Konten bei Abwesenheit der Konteninhaber

 Sehr geehrte Damen und Herren,

zur Aufrechterhaltung eines reibungslosen Geschäftsbetriebs in allen Einrichtungen der Technischen Universität Braunschweig ist es unabdingbar, Regelungen für Fälle der Abwesenheit Beschäftigter getroffen zu haben. Dies schließt auch Regelungen für den Zugang zu Dateien und eMail-Konten für den Fall einer Abwesenheit ein.

Um den Zugang zu dienstlichen Dateien im Falle von Abwesenheiten problemlos zu ermöglichen, empfehle ich nachdrücklich, dienstliche Belange über eMail-Konten abzuwickeln, die KEINEN Personen, sondern Instituten/Abteilungen/Arbeitsgruppen zugeordnet sind.  

Sind allerdings dienstliche und private elektronische Unterlagen miteinander vermischt, so ist auch in diesen Fällen ein Zugang für Abwesenheitsvertretungen VORAB zu regeln, damit termingebundene, dienstliche Angelegenheiten ohne Zeitverzögerung bearbeitet werden können.

Liegen keine entsprechenden Regelungen vor und die Rückkehr der Konteninhaberin/des Konteninhabers ist absehbar, so ist der Zugang zu deren/dessen elektronischen Dateien den Vertretungen NICHT gestattet!

Im Falle eines unerwarteten Todes von Konteninhabern ist bei Fehlen einer entsprechenden Regelungen der Zugang erst dann zulässig, wenn nach einer Güterabwägung zwischen den Persönlichkeitsrechten der/des Verstorbenen und den Interessen der Dienststelle das Interesse der Dienststelle eindeutig überwiegt. Der Dienstbetrieb damit nur nach Zugang zu den dienstlichen, aber auch privat genutzten Datenbeständen aufrecht erhalten werden kann. Die Güterabwägung ist von Dienstvorgesetzten schriftlich anzufertigen.

Für Rückfragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen
Michael Wettern


  aktualisiert am 09.08.2010
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