Bei einer Erhebung von personenbezogenen Daten direkt beim Betroffenen muss ihm die oder der Verantwortliche der Einrichtung oder Organisationseinheit (wobei die praktische Umsetzung der Meldung jedoch dem eigentlichen "Verfahrenseigner" obliegen dürfte) nach Art. 13 EU-DSGVO bereits zum Zeitpunkt der Erhebung dieser Daten folgende Informationen in schriftlicher oder elektronischer Form mitteilen:
Je nach Verarbeitungstätigkeit kann diese Meldung in persönlicher (z.B. per Post oder E-Mail, bzw. per Unterschrift bestätigter Kenntnisnahme (und Zustimmung zu) einer Datenschutzerklärung) oder in anderer angemessener Form (z.B. "Opt-in" oder "Double Opt-in" auf - weiterführenden - Internetseiten) erfolgen. Die Art der Meldung ist vorab im VVT anzugeben bzw. zu erläutern, und eine erfolgte Mitteilung ist durch die Verantwortlichen zu dokumentieren und ggf. dem VVT nachträglich beizufügen.
Bei einer Direkterhebung entfällt die Informationspflicht gem. Art. 13 Abs. 4 EU-DSGVO, falls der Betroffene bereits informiert wurde. Bei einer Erhebung von personenbezogenen Daten aus anderen Quellen nach Art. 14 EU-DSGVO muss der Verantwortliche den Betroffenen innerhalb einer angemessenen Frist, spätestens nach einem Monat, folgende Informationen in schriftlicher oder elektronischer Form mitteilen:
Zudem müssen diese Informationen nach Art. 12 EU-DSGVO in präziser, transparenter und verständlicher Form erteilt werden und leicht zugänglich sein.
Aufgrund der durch die Vorgaben der EU-DSGVO deutlich gestärkten Betroffenenrechte ergibt sich somit folgende konkrete Umsetzungsmaßnahme: