Nr. 44 (17.12.2009)

Rundschreiben Nr. 44
Entsorgung von Datenträgern

Sehr geehrte Damen und Herren,

das in der Verwaltung, den Fakultäten, Instituten, Seminaren und sonstigen Einrichtungen der Hochschule entstandene Schriftgut ist Eigentum der Technischen Universität Braunschweig und damit des Landes Niedersachsen. Es darf nicht vernichtet werden, sondern muss dem Universitätsarchiv zur Übernahme angeboten werden. Dies schreibt die Archivordnung der TU Braunschweig auf der Grundlage des Niedersächsischen Archivgesetzes (NArchG) zwingend vor. Näheres finden Sie auf der Homepage des Universitätsarchivs. Hier finden sich außerdem Hinweise zu Aufbewahrungsfristen. Entscheidet sich das Archiv gegen die Aufnahme der angebotenen Unterlagen, sind diese eigenständig datenschutzkonform zu entsorgen.

Für die datenschutzkonforme Entsorgung nach DIN 66399 muss zunächst die Sicherheitsstufe der zu vernichtenden Daten bestimmt werden. Zusammen mit der Art des Datenträgers ergeben sich dann spezifische Vorgaben für die Vernichtung.
Papiere mit personenbezogenen Daten müssen bspw. mit einem Aktenvernichter der entsprechenden Klassifizierung (P-3 oder höher) zerkleinert werden, wobei die Streifenbreite nach der Vernichtung nicht mehr als 2 mm betragen darf (je nach Sicherheitsstufe eventuell auch weniger).
Eine Übersicht findet sich in folgendem Dokument:

Datenträgervernichtung nach DIN 66399

Alternativ kann ein dafür zertifiziertes Unternehmen (gegen Entgeld) mit der datenschutzgerechten Entsorgung beauftragt werden, das die Datenträger dann entweder vor Ort vernichtet oder abholt und extern vernichtet.
Sollten Sie Bedarf an diesem Dienst haben, so wenden Sie sich deswegen gerne an den aktuellen Datenschutzbeauftragten.
In jedem Fall ist die Vernichtung im Rahmen des Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) zu vermerken.


Mit freundlichen Grüßen
Michael Wettern

Anmerkung: Dieses Rundschreiben wurde nachträglich und unabhängig von Herrn Wettern überarbeitet und an die neue DIN Norm von Oktober 2012 angepasst.