TU BRAUNSCHWEIG

Rundschreiben Nr.  22
Aufbewahrungsfristen - Beispiele mit Relevanz für dezentrale Einrichtungen (Institute, Seminare, Dekanate), Technische Universität Braunschweig

Sehr geehrte Damen und Herren,

gerne komme ich einer Bitte nach, Ihnen zur Arbeitserleichterung die umseitigen Angaben zu den an Niedersächsischen Hochschulen relevanten Aufbewahrungsfristen zu zuleiten.

Bewußt habe ich mich auf solche Angaben beschränkt, die für die Sekretariate der dezentralen Einrichtungen von Bedeutung sind.

Die umseitigen Angaben sind den dafür zugrunde liegenden Rechtsvorschriften entnommen. Zur besseren Lesbarkeit habe ich einige Textpassagen verkürzt, erläuternde Ergänzungen eingefügt sowie Hervorhebungen durch Fettdruck vorgenommen.

Eine datenschutzgerechte Vernichtung von "vertraulichem Schriftgut", beispielsweise Papierbögen der Größe DinA4, erfolgt mit Aktentenvernichtern in einer Schnittbreite von 2 mm. Die verwirbelten Papierstreifen können anschließend der normalen Papierentsorgung zugeführt werden. Einzelheiten zur Vernichtung von Informationaträgern anderer Sicherheitsstufen sowie Angaben zur Vernichtung anderer Matrialien finden sich in der DIN 32757 (Januar 1995). Alternativ können Informationsträger zur Vernichtung dafür zertifizierten Firmen übergeben werden. Die Vernichtung ist in Aktenverzeichnissen zu vermerken.

Ergänzende und/oder korrigierende Angaben sind mir stets willkommen.

Mit freundlichen Grüßen
Michael Wettern


AUFBEWAHRUNGSFRISTEN
Beispiele mit Relevanz für dezentrale Einrichtungen (Institute, Seminare, Dekanate)Technische Universität Braunschweig

Altakten
Nach einem gemeinsamen Runderlaß der Nds. Ministerien vom 10.10.1979 (Nds. MBl. 1979, Seite 1858) verwalten die Dienststellen der Universität ihr Schriftgut nach den Bestimmungen der "Aktenordnung für die Niedersächsische Landesverwaltung (Nds.AktO)".

Altakten sind solche Akten, die für den laufenden Geschäftsverkehr nicht mehr benötigt werden, die aber bis zur Aussonderung aufzubewahren sind. Ihre Aufbewahrungsfrist richtet sich nach der Bedeutung des Schriftguts. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sind die Altakten den zuständigen Archiven zur Übernahme anzubieten. Die Abgabe von Akten in Archive ist in den Aktenverzeichnissen zu vermerken.

Sofern nach der Bedeutung des Akteninhalts nicht Abweichungen geboten sind, sind ab Januar 2001, mit der Umwandlung der Hochschulen in Landesbetriebe, verbunden mit der gleichzeitigen Einführung der kaufmännischen Buchführung, alle Rechnungsunterlagen und solche, mit Bezug zum Haushalt, nach den Bestimmungen des Handelsgesetzbuches 10 Jahre aufzubewahren.

Unabhängig hiervon sind sämtliche Listen, Bücher usw. mindestens bis zum Ablauf des Haushaltsjahres aufzubewahren, das auf das Haushaltsjahr folgt, in dem der betreffende Schriftwechsel mit dem Landesrechnungshof aus Anlaß der Rechnungsprüfung abgeschlossen wurde.

Personalakten
Die Personalakten werden nur in der Personalabteilung geführt.

Niedersächsisches Beamtengesetz (NBG); Verwaltungsvorschrift zum NBG, Gem. RdErl. d. MI, d. StK u. d. übr. Min. v. 25.11.1992-15.2-03102/2.4 [Nds. MBl. Nr. 5/1993, Seite 93-119].

§ 101, 9.1: Personalakten sind nach ihrem Abschluß von der personalaktenführenden Behörde fünf Jahre aufzubewahren. Personalakten sind abgeschlossen,

a) wenn die Beamtin oder der Beamte ohne Versorgungsansprüche aus dem öffentlichen Dienst ausgeschieden ist, mit Ablauf des Jahres der Vollendung des 65. Lebensjahres, in den Fällen des § 43 und des § 11 NDO jedoch erst, wenn mögliche Versorgungsempfängerinnen oder Versorgungsempfänger nicht mehr vorhanden sind,

b) wenn die Beamtin oder der Beamte oder die Ruhestandsbeamtin oder der Ruhestandsbeamte ohne versorgungsberechtigte Hinterbliebene verstorben ist, mit Ablauf des Todesjahres,

c) wenn nach der verstorbenen Beamtin oder dem verstorbenen Beamten oder der verstorbenen Ruhestandsbeamtin oder dem verstorbenen Ruhestandsbeamten versorgungsberechtigte Hinterbliebene vorhanden sind, mit Ablauf des Jahres, in dem die letzte Versorgungsverpflichtung entfallen. Kannleistungen sind bei der Feststellung der Versorgungsberechtigung zu berücksichtigen.

Das NLVwA  -Beamtenversorgung-  teilt der Stelle, die die Grundakte führt, die Abschlußzeitpunkte nach Satz 2 Buchst. b und c spätestens im Zusammenhang mit der Archivierung der Versorgungsakte mit.

§ 101, 9.2: Unterlagen über Beihilfen, Heilfürsorge, Heilverfahren, Unterstützungen, Erholungsurlaub, Erkrankungen, Trennungsgeld, Umzugskosten und Reisevergütungen sind fünf Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem die Bearbeitung des einzelnen Vorgangs abgeschlossen wurde, aufzubewahren.

§ 101, 9.4: Die Personalakten werden nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist vernichtet, sofern sie nicht vom Universitätsarchiv übernommen werden.

Nebenakten
Zur ordnungsgemäßen Aufgabenerledigung können Universitätseinrichtungen Nebenakten führen. Zum Inhalt von Nebenakten siehe mein Rundschreiben-Nr. 2 vom 10.11.1994.

§ 101, 9.4: Nebenakten sind zu vernichten, sobald sie nicht mehr benötigt werden. Dies ist spätestens mit dem Ausscheiden der Beamtin oder des Beamten aus dem aktiven Dienst der Fall.

Für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer sind die Verwaltungsvorschrift zum Niedersächsischen Beamtengesetz sinngemäß anzuwenden.

Studierenden-Dateien in Sekretariaten
Zur studienbegleitenden Betreuung von Studierenden (siehe dazu §§ 21 und 38 Niedersächsisches Hochschulgesetz) werden in Sekretariaten von Instituten und Seminaren häufig Karteien/Dateien angelegt, die eine Überprüfung von Lehr- und Prüfungsleistungen ermöglichen. Die Dekanate der Fachbereiche sind damit in der Lage, die gemeldeten Studierenden zum Studienabschluß, zum Beispiel dem Diplom, zu begleiten, ähnliches gilt für die Betreuung von Promovenden (siehe dazu meine Rundschreiben-Nr. 10 vom 12.12.1997). Die dafür gesammelten Daten sind mit dem Abschluß des Studiums zu vernichten.

Wird eine Betreuung über den Studienabschluß hinaus angestrebt, so können dafür notwendige Daten mit Zustimmung der ehemaligen  Absolventen ("Alumni-Datei") weitergeführt werden.

Universitätsbibliothek TU Braunschweig
Die zur rechtmäßigen Erfüllung der Aufgaben gespeicherten Benutzerdaten werden spätestens ein Jahr nach dem Ende des Benutzungsverhältnisses gelöscht oder unverzüglich nach Erfüllung der Verpflichtungen gegenüber der Bibliothek.

Siehe dazu (a) "Benutzungsordnung für die Universitätsbibliothek der Technischen Universität Braunschweig" vom 30.04.1996, § 5 Speicherung von personenbezogenen Daten; (b) "Einführung eines landeseinheitlichen Bibliotheksautomationssystems bei den staatlichen wissenschaftlichen Bibliotheken im Geschäftsbereich des MWK", RdErl. d. MWK v. 25.08.1992  -303-55 064/15 d- [Nds. MBl. Nr. 36/1992, Seite 1386-1391].

Rechenzentrum TU Braunschweig
Die Speicherung personenbezogener Daten, die Grundlage der Erlaubnis zur Nutzung des RZ ist, erlischt nach § 7 der Benutzungsordnung mit Beendigung des Benutzungsverhältnisses:

(1) Nach Ablauf der erteilten Frist, (2) aufgrund einer entsprechenden Mitteilung des Nutzungsberechtigten oder der/des DV-Beauftragten, (3) sobald der Nutzungsberechtigte aus der TU Braunschweig bzw. aus derjenigen Einrichtung ausscheidet, die die Benutzungserlaubnis beantragt hat oder (4) durch Ausschluß gemäß § 12(2).

Siehe dazu: "Neufassung der Benutzungsordnung für das Rechenzentrum" der TU Braunschweig vom 04.01.1996.

Unterlagen von Diplom- und Magisterprüfungen
RdErl. d. MWK v. 09.02.1981 - 1062 -24216

(1) Folgende Prüfungsunterlagen von Diplom- und Magisterprüfungen sind 50 Jahre aufzubewahren:
a) Anträge auf  Zulassung sowie zu den betreffenden Vor-/Zwischenprüfungnen mit den für die Zulassung erforderlichen Unterlagen
b) Entwürfe bzw. Durchschriften der Zeugnisse über die in a) genannten Prüfungen
c) Entwurf bzw. Durchschrift der Diplomurkunde und Magisterurkunde
d) Bei Nichtbestehen der Prüfung eine Übersicht über die Prüfungsergebnisse sowie der Entwurf bzw. die Durchschrift des dem Studenten erteilten Bescheides.

Die übrigen Prüfungsunterlagen von Diplomprüfungen und Magisterprüfungen sind ein Jahr aufzubewahren, eingelegte Rechtsmittelverfahren verlängern die Frist entsprechend. Dies gilt auch für Diplom- und Magisterarbeiten, soweit sie nicht dem Studenten zurückgegeben oder mit Zustimmung des Studenten in eine Bibliothek eingestellt werden. 
[Nds. MBL. Nr. 11/1981, Seite 291]

Unbeschadet der genannten Aufbewahrungsfristen muß sichergestellt sein, daß auch nach Ablauf von 50 Jahren noch über das Ergebnis der jeweiligen Prüfung Auskunft erteilt werden kann (z.B. Register).

Siehe dazu auch die Immatrikulationsordnung der Technischen Universität Braunschweig vom 03.06.1999 [hochschulöffentliche Bekanntmachung v. 02.06.1999]

Prüfungsakten über die Erste und Zweite Staatsprüfung für Lehrämter
(Rd.Erl. d.MK v. 13.01.1983 - Nds. MBl Nr. 7/1983 S. 113):

Prüfungsakten dieser Staatsprüfungen:                               15 Jahre
Schriftliche Hausarbeiten zu diesen Staatsprüfungen:             5 Jahre
Unterlagen mit Angaben zu durchgeführten Prüfungen:         50 Jahre

Strahlenschutzverordnung
Strahlenschutzverordnung § 66 (1): Die Ergebnisse der Messungen und Ermittlungen nach den §§ 62 (Zu überwachende Personen) und 63 (Ermittlung der Körperdosen) sind aufzuzeichnen. Die Aufzeichnungen sind 30 Jahre aufzubewahren und auf Verlangen der zuständigen Behörde vorzulegen oder bei einer von dieser zu bestimmenden Stelle zu hinterlegen. ...  [Bundesgesetzblatt, Nr. 34/1989, Seite 1321-1376]

Gefahrstoffverordnung
§ 18(3) Überwachungspflicht: ... Die Ergebnisse der Ermittlungen und Messungen nach den Absätzen 1 und 2 (gefährliche Stoffe) sind aufzuzeichnen und mindestens dreißig Jahre aufzubewahren.

§ 20(2) Betriebsanweisung: ... Inhalt und Zeitpunkt der Unterweisung sind schriftlich festzuhalten und von den Unterwiesenen durch Unterschrift zu bestätigen. Der Nachweis der Unterweisung ist zwei Jahre aufzubewahren. ...

§ 34(3) Vorsorgekartei und Aufbewahren der ärztlichen Bescheinigungen: Der Arbeitgeber hat die Kartei und die ärztlichen Bescheinigungen für jeden Arbeitnehmer bis zu dessen Ausscheiden aufzubewahren. Danach sind dem Arbeitnehmer der ihn betreffende Auszug aus der Kartei und die ärztlichen Bescheinigungen auszuhändigen. Der Arbeitgeber hat einen Abdruck des dem Arbeitnehmer ausgehändigten Auszugs wie Personalunterlagen fünf Jahre aufzubewahren.

Gentechnikgesetz
Gentechnik-Aufzeichnungsverordnung
§ 4 Aufzeichnungs- und Vorlagepflichtiger, Aufbewahrungsfrist: (1) Der Betreiber (der Projektleiter) hat die Aufzeichnungen der zuständigen Behörde auf ihr Ersuchen vorzulegen. Er hat die Aufzeichnungen bei Sicherheitsstufe 1 zehn Jahre und bei den Sicherheitsstufen 2 bis 4 dreißig Jahre nach dem Abschluß der jeweiligen gentechnischen Arbeit vollständig aufzubewahren.

Gentechnik-Sicherheitsverordnung
§12(3) ... Beschäftigte, die mit gentechnischen Arbeiten befaßt werden, müssen anhand der Betriebsanweisungen über die auftretenden Gefahren insbesondere im Umgang mit Organismen der Risikogruppe 2 bis 4 nach §5 in Verbindung mit Anhang I sowie über die Sicherheitsmaßnahmen unterwiesen werden. ... Inhalt und Zeitpunkt der Unterweisungen sind schriftlich festzuhalten und von den Unterwiesenen durch Unterschrift zu bestätigen. Empfehlung der Bezirksregierung Braunschweig zur Aufbewahrungsfrist: Ebenso lange wie die Aufzeichnungen der entsprechenden Sicherheitsstufe (zehn oder dreißig Jahre).

Biostoffverordnung
§ 12 Unterrichtung der Beschäftigten
(2)  Beschäftigte, die Tätigkeiten mit biologischen Arbeitsstoffen ausführen, müssen anhand der Betriebsanweisung über die auftretenden Gefahren und über die Schutzmaßnahmen unterwiesen werden. Die Unterweisung ist vor Aufnahme der Tätigkeiten mündlich und arbeitsplatzbezogen durchzuführen [....]. Zeitpunkt und Gegenstand der Unterweisungen sind im Anschluß an die Unterweisung schriftlich festzuhalten und vom Unterwiesenen durch Unterschrift zu bestätigen.

Diese Unterweisungen sind entsprechend den Unterweisungen über Betriebsanweisungen im Rahmen der Gefahrstoffverordnung (siehe oben) zwei Jahre aufzubewahren.

Einzelheiten der Anzeige- und Aufzeichnungspflichten bei gezielten Tätigkeiten mit biologischen Arbeitsstoffen der Risikogruppen 2, 3 oder 4 sind bei dem Dezernat für Sicherheitstechnik, Arbeits- und Umweltschutz zu erfragen.
[Biostoffverordnung - BioStoffV vom 27.01.1999: BGBl. I, 1999, Seiten 50, 2059]

Aufzeichnungen von Erste-Hilfe-Leistungen
§ 16 Unfallverhütungsvorschrift Erste-Hilfe: Der Unternehmer hat dafür zu sorgen, daß über jede Erste-Hilfe-Leistung Aufzeichnungen geführt und fünf Jahre lang aufbewahrt werden. [...] Die Aufzeichnungen sind wie Personalunterlagen aufzubewahren, sie können z.B. in einem Verbandbuch erfolgen.
["Unfallverhütungsvorschrift Erste-Hilfe" vom Dezember 1993 (GUV 0.3)]


  aktualisiert am 26.08.2016
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