Nr. 04 (12.09.1995)

Die hier aufgeführten Informationen sind nicht mehr aktuell, können aber weiterhin zur Orientierung eingesehen werden. An Stelle der Dateibeschreibung ist mit der Novellierung des NDSG vom 26. Juni 2002 die Verfahrensbeschreibung getreten. Diese wurde wiederum mit der Novellierung des NDSG vom 16. Mai 2018 nach Inkrafttreten der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) am 25. Mai 2018, durch das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) ersetzt (§38 NDSG, Art. 30 EU-DSGVO).

Rundschreiben Nr. 4
Erfordernis der Dateibeschreibung nach §8 Niedersächsisches Datenschutzgesetz (NDSG)

Sehr geehrte Damen und Herren,
das NDSG geht von einem umfassenden Begriff der Datenverarbeitung aus. Personenbezogene Daten sind danach Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse von bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Personen.Eine Datei ist eine Sammlung von personenbezogenen Daten, die entweder automatisiert oder nichtautomatisiert ausgewertet werden kann. Damit erfüllen auch personenbezogene Daten in Karteikarten oder mit Textverarbeitungssystemen erstellten Dokumenten den Dateibegriff.

Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten sind zur Sicherstellung des Datenschutzes Dateibeschreibungen in einem Formulare zu erstellen (§8 des NDSG). Für diese Dateibeschreibungen sind folgende Festlegungen notwendig.

1. Bezeichnung und Zweckbestimmung der Datei
2. Art der gespeicherten Daten sowie die Rechtsgrundlage ihrer Verarbeitung
3. Kreis der Betroffenen
4. Art regelmäßig zu übermittelnder Daten, deren Empfänger sowie die Herkunft regelmäßig empfangener Daten
5. Fristen für Sperrung und Löschung
6. Technische und organisatorische Maßnahmen zur Sicherung des Datenschutzes
7. Bei automatisierten Verfahren sind die Betriebsart des Verfahrens, die Art Geräte, sowie das Verfahren zur Übermittlung, Sperrung, Löschung und Auskunftserteilung anzugeben.

Keine Dateibeschreibung ist für eine Datei zu erstellen, die bei automatiserter Verarbeitung innerhalb von drei Monaten wieder gelöscht wird. Ausgenommen von der Beschreibungspflicht sind weiter Dateien, die ausschließlich zu Zwecken der Datenschutzkontrolle, der Datensicherung oder zur Sicherstellung des ordnungsgemäßen Betriebes einer Datenverarbeitungsanlage gespeichert und nach ihrer verarbeitungstechnischen Nutzung gelöscht oder überschrieben werden.

Die entsprechenden Formulare werden Ihnen demnächst zugestellt werden. Für Rückfragen stehen Ihnen gern Frau Hannak (Abt. 52, Tel. 4510), Herr Dr. Albert (Dez. 5, Tel. 4404) und ich als Datenschutzbeauftragter zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen
Michael Wettern