Nr. 02 (10.11.1994)

Rundschreiben Nr.2
Führung von Personalakten

Sehr geehrte Damen und Herren,
aus gegebenem Anlaß weise ich ausdrücklich darauf hin, daß die Personalaktenführung ausschließlich Aufgabe der Personalabteilung ist.

Siehe dazu: Verwaltungsvorschrift zum Niedersächsischen Beamtengesetz vom 25.11.1992 (Nds. MBl. 1993, S. 93).

Zur ordnungsgemäßen Aufgabenerledigung können Universitätseinrichtungen Nebenakten mit folgen Unterlagen (A) führen: 1. Arbeitsplatzbeschreibung oder Dienstpostenbeschreibung 2. Durchschrift des Einstellungsscheibens 3. Durchschrift der Fallgruppenfeststellung 4. Durchschriften von Anträgen auf Höhergruppierungen und Stellenhebungen 5. Entwürfe über die der Personalabteilung zugeleiteten Krankmeldungen auf Vordruck (aber keine Kopien der von den Ärzten ausgestellten Atteste oder Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen!) 6. Unterlagen über den Erholungsurlaub

Diese Nebenakten haben insbesondere jedoch nicht zu enthalten (B): 1. Personalfragebogen 2. Lebenslauf 3. Personenstandsurkunden 4. Schul- und Prüfungsnachweise 5. Zeugnisse, die den bisherigen Werdegang belegen

Scheiden die MitarbeiterInnen aus dem Beschäftigungsverhältnis bei der TU aus, so sind die Nebenakten bis auf die Unterlagen über den Erholungsurlaub unter Beachtung des Datenschutzes zu vernichten. Die Unterlagen über den Erholungsurlaub sind der Personalabteilung zur Aufbewahrung in die Personalakte zuzuleiten, wo diese 3 Jahre aufbewahrt werden.

Um Personalunterlagen auf ein Minimum zu beschränken und auch zu generellen Reduzierung des Schriftgutes, werden Schreiben gegenwärtig von der Personalabteilung i.d.R. nur noch über die Institutsleitung an den betreffenden Mitarbeiter oder die betreffende Mitarbeiterin gerichtet. Diese Unterlagen sind direkt den betroffenen Personen zuzuleiten.

Sollten in einzelnen Universitätseinrichtungen Personal-Nebenakten geführt werden, deren Inhalt die vorne stehende Aufzählung (A) überschreitet oder die Unterlagen enthalten, die in ihnen nicht geführt werden dürfen (B), so sind diese unter Beachtung des Datenschutzes zu vernichten. Für Rückfragen steht der aktuelle Datneschutzbeauftragte gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen
Michael Wettern